Zastavte a odstráňte duplicitné e-mailové správy v Outlooku 2016 a 2019

Platí pre: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 a macOS (s malými úpravami).

Už ste niekedy dostali veľa nadbytočných duplicitných e-mailových položiek, kontaktných osôb a záznamov v kalendári v programe Outlook a chceli ste tieto nepríjemné duplikáty rýchlo vyčistiť, aby ste sa mohli sústrediť na skutočné veci?

Ak áno, pokračujte v čítaní, pretože dnes vám ukážeme, ako môžete zastaviť prijímanie týchto správ a odstrániť duplicitné e-maily zo svojej poštovej schránky bez toho, aby ste si museli kúpiť drahý nástroj na odstraňovanie.

Najprv vysvetlíme najčastejšie dôvody najbežnejších prípadov duplikácie e-mailov. Potom vám poskytneme niekoľko jednoduchých riešení, ktoré môžete ľahko implementovať na ľahké vyčistenie nadbytočných konverzácií, kontaktov a stretnutí z vašej e-mailovej schránky.

Dôvody duplicitného e-mailu vo vašej poštovej schránke

Z toho, čo som videl v minulosti, duplikáty Outlooku zvyčajne pochádzajú zo šiestich hlavných dôvodov :

1. Pravidlá nie sú správne nakonfigurované : Môžu nastať prípady, keď sa pri prijatí e-mailu spustia dve alebo viac pravidiel, čo vedie k viacerým výskytom rovnakých správ.
2. Nesprávne nastavenie účtu : V niekoľkých prípadoch som videl, že používatelia omylom definovali viacero výskytov toho istého e-mailového účtu, čo má za následok viacero výskytov každého prichádzajúceho e-mailu, kontaktov a záznamov v kalendári.
3. Intervaly odosielania a prijímania sú príliš krátke . Ak je frekvencia aktualizácie vašej doručenej pošty príliš krátka; Outlook môže načítať správu do vašej doručenej pošty, ALE nemusí byť schopný označiť výskyty správ ako synchronizované/načítané. Výsledkom je viacnásobný výskyt rovnakých správ.
4. Problémy so synchronizáciou : Zaznamenali sme aj duplicitné kontakty a správy spôsobené problémami so synchronizáciou s poskytovateľmi tretích strán.
5. Chyby používateľa pri ručnom kopírovaní a prilepovaní stretnutí a plánovaných činností v kalendári programu Outlook.
6. Nesprávne zlúčenie niekoľkých osobných priečinkov programu Outlook (označovaných aj ako súbory PST) do jedného priečinka.

Vplyv duplicitných položiek programu Outlook

1. Poškodzujú vašu produktivitu.
2. Zamieňajú a spôsobujú chyby. Len si predstavte, že odpoviete viackrát na tú istú poznámku :-(...
3. Môžu ovplyvniť výkon načítania vášho klienta Outlook. Čím viac správ uložených vo vašom počítači alebo serveri bude musieť Outlook načítať pri spustení, tým pomalší bude jeho výkon.
4. Dups zaplní vašu doručenú poštu. Firemní používatelia budú musieť vymazať e-maily, aby vyhoveli pridelenej úložnej kapacite e-mailov, ktorú im poskytlo ich oddelenie IT.

Teraz, keď sme pochopili základné príčiny a dopady, zamerajme sa na niektoré možné riešenia.

Odstráňte duplicitné e-maily v programe Outlook

Na trhu existuje niekoľko pomôcok a doplnkov na odstraňovanie duplicitných e-mailov, ale veríme a odporúčame, aby ste použili predpripravenú funkciu Outlooku. Prečítajte si celý postup.

• Otvorte Microsoft Outlook (tento proces bude fungovať vo verziách 2013 a 2016).
• Pred vykonaním postupu čistenia sa vždy odporúča zálohovať e-mail. Tu je postup krok za krokom na export a zálohovanie e-mailov, kalendára a kontaktov programu Outlook .
• Po dokončení vyberte priečinok, v ktorom sú duplicitné e-maily.
• V časti Domov pokračujte a na páse s nástrojmi vyberte rozbaľovacie pole Vyčistiť .

• Ak chcete odstrániť a presunúť duplicitné e-maily v konverzácii do priečinka Odstránené položky, vyberte možnosť Vyčistiť konverzáciu .
• Priečinok Vyčistiť odstráni a presunie duplicitné e-maily v konkrétnom priečinku do priečinka Odstránené položky.
• Vyčistiť staršie a podpriečinky vám umožní vyčistiť aj podpriečinky.
• Po dokončení môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na priečinok Odstránené položky a kliknúť na položku Vyprázdniť priečinok , čím odstránite duplicitné e-mailové inštancie navždy.

Poznámka: Ak ste používateľom Microsoft Office pre MAC, možnosť Vyčistiť nájdete na páse domov.

Predchádzanie problémom s duplikáciou e-mailov

1. Ak je to relevantné, skontrolujte pravidlá programu Outlook, aby ste sa uistili, že pre každú prichádzajúcu správu sa paralelne nespúšťajú viaceré pravidlá.
2. Ak používate webových poskytovateľov e-mailu tretích strán, skontrolujte, či sú vaše  účty GMail, Yahoo a Outlook.com správne definované v programe Outlook.
3. Teraz zvýšte frekvenciu aktualizácie doručenej pošty. Tu je postup krok za krokom:
   • V programe Outlook stlačte Odoslať / Prijať
   • Kliknite na položku Odoslať/prijať skupiny
   • Teraz pokračujte a vyberte Definovať skupiny odosielania / prijímania
   • Teraz nastavte časový interval na hodnotu medzi 15 a 30 minútami (pozri snímku obrazovky nižšie)
   • Kliknite na tlačidlo OK.

Čistenie duplicitných kontaktov

Ak ste na karte Ľudia našli duplicitné kontaktné osoby, tento návod bude pre vás veľmi užitočný na odstránenie nadbytočných kontaktov. Ak chcete zlúčiť duplicitné položky v zozname kontaktov programu Outlook, postupujte podľa uvedených krokov.

Dúfam, že to pomôže!