Stlmiť a vypnúť prichádzajúce upozornenia programu Outlook na pracovnej ploche v Office 2019 a 365
Zistite, ako jednoducho vypnúť upozornenia a zvuky prichádzajúcej pošty v programe Outlook.
Zastavte a odstráňte duplicitné e-mailové správy v Outlooku 2016 a 2019
Platí pre: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 a macOS (s malými úpravami).
Už ste niekedy dostali veľa nadbytočných duplicitných e-mailových položiek, kontaktných osôb a záznamov v kalendári v programe Outlook a chceli ste tieto nepríjemné duplikáty rýchlo vyčistiť, aby ste sa mohli sústrediť na skutočné veci?
Ak áno, pokračujte v čítaní, pretože dnes vám ukážeme, ako môžete zastaviť prijímanie týchto správ a odstrániť duplicitné e-maily zo svojej poštovej schránky bez toho, aby ste si museli kúpiť drahý nástroj na odstraňovanie.
Najprv vysvetlíme najčastejšie dôvody najbežnejších prípadov duplikácie e-mailov. Potom vám poskytneme niekoľko jednoduchých riešení, ktoré môžete ľahko implementovať na ľahké vyčistenie nadbytočných konverzácií, kontaktov a stretnutí z vašej e-mailovej schránky.
Dôvody duplicitného e-mailu vo vašej poštovej schránke
Z toho, čo som videl v minulosti, duplikáty Outlooku zvyčajne pochádzajú zo šiestich hlavných dôvodov :
- Pravidlá nie sú správne nakonfigurované : Môžu nastať prípady, keď sa pri prijatí e-mailu spustia dve alebo viac pravidiel, čo vedie k viacerým výskytom rovnakých správ.
- Nesprávne nastavenie účtu : V niekoľkých prípadoch som videl, že používatelia omylom definovali viacero výskytov toho istého e-mailového účtu, čo má za následok viacero výskytov každého prichádzajúceho e-mailu, kontaktov a záznamov v kalendári.
- Intervaly odosielania a prijímania sú príliš krátke . Ak je frekvencia aktualizácie vašej doručenej pošty príliš krátka; Outlook môže načítať správu do vašej doručenej pošty, ALE nemusí byť schopný označiť výskyty správ ako synchronizované/načítané. Výsledkom je viacnásobný výskyt rovnakých správ.
- Problémy so synchronizáciou : Zaznamenali sme aj duplicitné kontakty a správy spôsobené problémami so synchronizáciou s poskytovateľmi tretích strán.
- Chyby používateľa pri ručnom kopírovaní a prilepovaní stretnutí a plánovaných činností v kalendári programu Outlook.
- Nesprávne zlúčenie niekoľkých osobných priečinkov programu Outlook (označovaných aj ako súbory PST) do jedného priečinka.
Vplyv duplicitných položiek programu Outlook
- Poškodzujú vašu produktivitu.
- Zamieňajú a spôsobujú chyby. Len si predstavte, že odpoviete viackrát na tú istú poznámku :-(...
- Môžu ovplyvniť výkon načítania vášho klienta Outlook. Čím viac správ uložených vo vašom počítači alebo serveri bude musieť Outlook načítať pri spustení, tým pomalší bude jeho výkon.
- Dups zaplní vašu doručenú poštu. Firemní používatelia budú musieť vymazať e-maily, aby vyhoveli pridelenej úložnej kapacite e-mailov, ktorú im poskytlo ich oddelenie IT.
Teraz, keď sme pochopili základné príčiny a dopady, zamerajme sa na niektoré možné riešenia.
Odstráňte duplicitné e-maily v programe Outlook
Na trhu existuje niekoľko pomôcok a doplnkov na odstraňovanie duplicitných e-mailov, ale veríme a odporúčame, aby ste použili predpripravenú funkciu Outlooku. Prečítajte si celý postup.
- Otvorte Microsoft Outlook (tento proces bude fungovať vo verziách 2013 a 2016).
- Pred vykonaním postupu čistenia sa vždy odporúča zálohovať e-mail. Tu je postup krok za krokom na export a zálohovanie e-mailov, kalendára a kontaktov programu Outlook .
- Po dokončení vyberte priečinok, v ktorom sú duplicitné e-maily.
- V časti Domov pokračujte a na páse s nástrojmi vyberte rozbaľovacie pole Vyčistiť .
- Ak chcete odstrániť a presunúť duplicitné e-maily v konverzácii do priečinka Odstránené položky, vyberte možnosť Vyčistiť konverzáciu .
- Priečinok Vyčistiť odstráni a presunie duplicitné e-maily v konkrétnom priečinku do priečinka Odstránené položky.
- Vyčistiť staršie a podpriečinky vám umožní vyčistiť aj podpriečinky.
- Po dokončení môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na priečinok Odstránené položky a kliknúť na položku Vyprázdniť priečinok , čím odstránite duplicitné e-mailové inštancie navždy.
Poznámka: Ak ste používateľom Microsoft Office pre MAC, možnosť Vyčistiť nájdete na páse domov.
Predchádzanie problémom s duplikáciou e-mailov
- Ak je to relevantné, skontrolujte pravidlá programu Outlook, aby ste sa uistili, že pre každú prichádzajúcu správu sa paralelne nespúšťajú viaceré pravidlá.
- Ak používate webových poskytovateľov e-mailu tretích strán, skontrolujte, či sú vaše účty GMail, Yahoo a Outlook.com správne definované v programe Outlook.
- Teraz zvýšte frekvenciu aktualizácie doručenej pošty. Tu je postup krok za krokom:
- V programe Outlook stlačte Odoslať / Prijať
- Kliknite na položku Odoslať/prijať skupiny
- Teraz pokračujte a vyberte Definovať skupiny odosielania / prijímania
- Teraz nastavte časový interval na hodnotu medzi 15 a 30 minútami (pozri snímku obrazovky nižšie)
- Kliknite na tlačidlo OK.
Čistenie duplicitných kontaktov
Ak ste na karte Ľudia našli duplicitné kontaktné osoby, tento návod bude pre vás veľmi užitočný na odstránenie nadbytočných kontaktov. Ak chcete zlúčiť duplicitné položky v zozname kontaktov programu Outlook, postupujte podľa uvedených krokov.
Dúfam, že to pomôže!
Nastavenie frekvencie aktualizácie doručenej pošty
Ak chcete čeliť problémom s duplicitným odstraňovaním, môžete zvýšiť frekvenciu aktualizácií doručenej pošty pomocou krokov uvedených nižšie.
- Otvorte Outlook a klepnite na Odoslať/Prijať.
- V nastavení Skupiny odosielania/prijímania môžete nastaviť možnosť „Naplánovať automatické odosielanie/prijímanie každých“ na 15 minút a kliknúť na Zavrieť.
Poznámka: Je dôležité, aby si používatelia skontrolovali svoje pravidlá programu Outlook, aby sa zabezpečila správna konfigurácia, pretože nesprávne pravidlá môžu viesť k zámene medzi rôznymi e-mailovými priečinkami, čo môže potenciálne prispieť k problému duplicitných e-mailov.
Ak hľadáte nástroj na efektívne a href=”https://www.nucleustechnologies.com/blog/remove-duplicate-contacts-in-outlook-2016/”>odstránenie duplicitných e-mailov v Outlooku 2016, zvážte Kernel for Outlook Odstraňovač duplikátov . Tento spoľahlivý softvér je vaším konečným spojencom pri odstraňovaní duplicitných e-mailov. Uistite sa, že máte nainštalovaný Kernel for Outlook Duplicates Remover, aby ste zabránili tomu, aby sa duplicita e-mailov zmenila na nočnú moru.
Použite profesionálny odstraňovač duplicitných položiek programu Outlook
Je tiež dobrou voľbou obrátiť sa na spoľahlivý nástroj na odstraňovanie duplikátov programu Outlook od tretej strany na trvalé odstránenie duplikátov programu Outlook. Kernel for Outlook Duplicates Remover je takýto nástroj. Nižšie sa dozviete, ako ho používať.
Stiahnite si, nainštalujte a spustite aplikáciu Kernel for Outlook Duplicates. Kliknutím na tlačidlo Pridať úlohu pridáte alebo vytvoríte novú úlohu.
V Sprievodcovi vytvorením úlohy zadajte Názov úlohy a Popis úlohy a pokračujte kliknutím na Ďalej .
Vyberte priečinky na vyhľadávanie duplicitných položiek. Pomocou tlačidiel Hore a Dole môžete uprednostniť priečinky na vyhľadávanie duplicitných položiek a potom kliknúť na tlačidlo Ďalej .
Vyberte typ operácie, ktorú chcete vykonať s duplicitnými položkami, a dokončite proces odstraňovania podľa sprievodcu.
Vytvorte si vlastné orámovanie strany v dokumente programu Word 2016/365/2019
Prečítajte si, ako si môžete jednoducho vytvoriť svoje vlastné okraje vo Worde 365 / 2019 / 365. Štýlové orámovanie stránok, ktoré dodá vašim dokumentom jedinečný vzhľad.
Ako vytvoriť pripomienky v schôdzach a stretnutiach v Microsoft Outlook 365?
Zistite, ako jednoducho pridať pripomienky k udalostiam kalendára v Microsoft Outlook 365.
Ako pridať obrázky gif do tela e-mailu alebo podpisu programu Outlook 2016 / 2019?
Zistite, ako pridať/vložiť a odoslať obrázok GIF do odchádzajúceho e-mailu z Outlooku 2016 a 2019.
Pridať nový pracovný / osobný / zdieľaný kalendár do Outlooku 2019, 365 a 2016?
Zistite, ako môžete vložiť nový osobný, pracovný alebo zdieľaný kalendár do Microsoft Outlooku 2019, 365 a 2016.
Ako zmeniť sfarbenie odrážok v programe Word?
V tomto príspevku sa dozviete, ako upraviť odrážkové zoznamy / farbu a veľkosť bodov v Exceli, PowerPointe a Worde 365 / 2016/ 2019.
Ako zapnúť a vypnúť kontrolu pravopisu v programe Outlook a Microsoft Word?
Zistite, ako povoliť a zakázať automatickú kontrolu pravopisu v programoch Microsoft Outlook a Word. Naučte sa efektívne využívať pravopisnú kontrolu pre bezchybné písanie.
Ako písať užitočné makrá v správach programu Outlook 2016 a 2019?
Ste novým používateľom makier VBA pre automatizáciu Outlooku? Zistite, ako vložiť kód VBA do Outlooku 365/2016/2019.
Ako duplikovať stretnutia a udalosti v kalendári Outlook 2019 / 365 / 2016?
Zistite, ako jednoducho duplikovať udalosti kalendára Outlooku, schôdze a plánované činnosti v Office 365, 2016 a 2019.
Outlook Forms: Ako vytvoriť vyplniteľné formuláre v Microsoft Office 2016 / 2019?
Zistite, ako môžete navrhnúť a vytvoriť vlastné používateľské formuláre programu Outlook.