Ako písať užitočné makrá v správach programu Outlook 2016 a 2019?

V balíku Microsoft Office používame Visual Basic for Applications (VBA) na vytváranie vlastných programov, ktoré zlepšujú základné funkcie balíka Office a pomáhajú šetriť čas automatizáciou opakujúcich sa úloh. Tieto malé programy VBA označujeme ako makrá .

V tomto návode sme chceli poskytnúť najkompletnejší webový zdroj na vývoj makier pre Outlook. Zameriame sa na preskúmanie základov programu Outlook VBA pre začiatočníkov, naučíme sa písať makrá a potom sa pozrieme na niektoré pokročilejšie užitočné nápady na makro. Na základe spätnej väzby, ktorú sme dostali, by ste po prečítaní tohto návodu mali byť schopní vyvíjať a spúšťať jednoduché makrá VBA pre Outlook.

• Najprv základy: Naučíme sa, ako vložiť a uložiť jednoduché vlastné makro VBA do aktívnej relácie programu Outlook.
• Potom v našom počítači nastavíme vývojové prostredie makier.
• Prejdeme si najzákladnejšie príklady Outlooku VBA. Pomôže vám to pochopiť základy vývoja makier a umožní vám písať jednoduché makrá.
• Ďalej budeme pokračovať a definujeme ikonu skratky pre naše makro na paneli s nástrojmi Rýchly prístup. To nám umožní ľahko spustiť makro.
• Skončíme povolením makier programu Outlook a spracovaním ich bezpečnostných nastavení, aby sme zaistili, že sa kód skutočne spustí, keď sa na našich počítačoch zobrazí výzva.

Môžem zaznamenať makro programu Outlook?

Na rozdiel od iných aplikácií balíka Office, Outlook neponúka jednoduchý záznam makier na zachytenie akcií používateľov a automatické generovanie požadovaného kódu VBA na pozadí. Preto, ak chceme do Outlooku pridať vlastnú vlastnú funkčnosť, budeme sa musieť naučiť písať jednoduché programy VBA a začleniť ich do našej relácie Outlooku.

Poznámka: Ak vás zaujíma, ako skutočne funguje záznamník makier balíka Office, odporúčam vám pozrieť si kurzy makier MS Word a Excel VBA Macro .

Písanie makier VBA v programe Outlook

1. Najprv otvorte Microsoft Outlook.
2. Teraz pokračujte a stlačte tlačidlo Alt + F11 .
3. Otvorí sa integrované vývojové prostredie (IDE) pre vývojárov VBA.
4. Rozbaľte strom projektu až po uzol ThisOutlookSession .
5. Kliknite pravým tlačidlom myši na ThisOutlookSession a potom stlačte Vložiť .
6. Teraz vložíte modul Visual Basic. Aby ste to dosiahli, pokračujte a vyberte Modul .
7. Prilepte svoj kód VBA do okna Modul .
8. Kliknite na Súbor a potom vyberte Uložiť .
9. Pokračujte a zatvorte vývojárske prostredie. Tým sa vrátite späť do používateľského rozhrania programu Outlook.

Poznámka: Prečítajte si niekoľko jednoduchých príkladov kódu, ktoré vám pomôžu začať s VBA. Nikdy nekopírujte kód VBA z neznámych zdrojov.

Ako nastaviť kartu vývojára v programe Outlook?

Ak budete často vyvíjať makrá programu Outlook, možno budete chcieť nastaviť vývojové prostredie balíka Office. Znie to luxusne, nie? V skutočnosti je to celkom jednoduchý postup. Prečítajte si podrobnosti:

1. Otvorte program Outlook , kliknite pravým tlačidlom myši na hornú oblasť s nástrojmi a vyberte položku Prispôsobiť pás s nástrojmi .

1. Skontrolujte položku Vývojár a kliknite na tlačidlo OK .

1. Teraz na páse s nástrojmi nájdete ponuku vývojára.

Užitočné príklady Outlook VBA

Vytvorte e-mailovú správu

Tento jednoduchý úryvok vytvorí novú položku e-mailovej správy programovo.

Skript začína vytvorením poštovej položky programu Outlook, potom nastaví polia to, predmet, text tela a CC. Nakoniec zobrazí správu v programe Outlook, aby ste ju mohli skontrolovať a odoslať ručne.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Poznámka pre pokročilých: Pri definovaní nových e-mailov pomocou jazyka VBA môžete použiť preddefinované šablóny programu Outlook. Aby ste to mohli urobiť, budete musieť využiť metódu CreateItemFromTemplate a zadať umiestnenie súboru šablóny programu Outlook (*. oft ).

Pošlite e-mail programovo

Ak chcete, aby Outlook automaticky odoslal e-mail, ktorý ste práve vytvorili, môžete do vyššie uvedeného kódu pridať nasledujúci riadok. Prilepte nasledujúci riadok pred príkaz End Sub predchádzajúceho úryvku.

MyEmail.Send

Pripojte súbor k e-mailu

V mnohých prípadoch by ste chceli zautomatizovať odosielanie e-mailu s priloženým súborom. Môže to byť dokument programu Word, tabuľka programu Excel, prezentácia v PowerPointe, dokumenty PDF atď. Ak chcete poslať e-mail s prílohami programovo, použite tento kód:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Poznámky:

• Uistite sa, že ste v úryvku nastavili správnu cestu a názov súboru prílohy.
• V tomto príklade som nastavil viacerých príjemcov e-mailu , prosím upravte podľa potreby.

Vytvorte úlohu pomocou jazyka VBA

Nasledujúci úryvok vytvorí úlohu programu Outlook, priradí ju inému jednotlivcovi a nastaví predmet úlohy a hlavný text.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Uložiť ako HTML

Len málo čitateľov sa pýtalo, ako automatizovať ukladanie e-mailov do HTML. Nižšie uvedený kód to presne spĺňa.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Poznámka: Uistite sa, že tento kód spúšťate iba v e-mailoch, ktoré sú otvorené v programe Outlook (nie v zobrazení Doručená pošta/Prieskumník).

Otázky týkajúce sa makier programu Outlook

Kde sú makrá uložené v programe Outlook?

Možno ste blúdili, kde presne je uložené vaše použité makro. No, na rozdiel napríklad od Excelu, ktorý vám umožňuje ukladať makrá do súboru personal.xlb alebo do špecifických tabuliek; všetky makrá programu Microsoft Outlook sú uložené v jednom globálnom súbore vo vašom systéme súborov. Konkrétne súbor, v ktorom sú uložené všetky vaše makrá, sa volá VBAProject.otm. Súbor nájdete na: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Tlačidlo skratky pre makrá programu Outlook

Ďalším krokom je vloženie malého tlačidla, ktoré nám umožní jednoducho spustiť makro. Pre jednoduchosť vložíme toto tlačidlo na panel nástrojov Rýchly prístup.

1. Otvorte Microsoft Outlook, ak ešte nie je otvorený.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na hornú pásku programu Outlook a vyberte možnosť Prispôsobiť panel s nástrojmi Rýchly prístup .

       Poznámka: Podobný postup môžete použiť na umiestnenie ikony na páse s nástrojmi namiesto na panel s nástrojmi Rýchly prístup.

1. Kliknite na rozbaľovacie pole „ Vybrať príkazy z “ a vyberte možnosť Makrá .

1. Vyberte makro, ktoré ste práve vytvorili, a stlačte Pridať .

1. Kliknutím na položku Upraviť definujte vlastný obrázok ikony pre tlačidlo panela nástrojov Rýchly prístup.

1. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

Ako povoliť makro v programe Outlook?

Tento krok je voliteľný a mal by sa vykonať iba vtedy, ak sa pri spustení novovytvoreného makra zobrazí chybové hlásenie.

1. Ďalej je potrebné povoliť programu Outlook spustiť naše makro VBA. Microsoft Office predvolene zakazuje makrá a nepovoľuje ich; takže budeme musieť definovať správne zabezpečenie makier, aby sme umožnili spustenie vlastného makra programu Outlook.
2. V programe Outlook 2016 kliknite na páse s nástrojmi na Vývojár a vyberte Zabezpečenie makier .

1. Vyberte nastavenia zabezpečenia makier.
   1. V Outlooku 2016: Vyberte Upozornenia len pre digitálne podpísané makrá, všetky ostatné sú vypnuté alebo Upozornenia pre všetky makrá .
   2. V Outlooku 2019: Vyberte možnosť Zakázať všetky makrá s upozornením . Toto odošle varovnú správu vyžadujúcu schválenie používateľa pred spustením makra.
2. Po nastavení nastavení zabezpečenia makier kliknite na tlačidlo OK .

Poznámka: Vaše aktuálne nastavenia zabezpečenia môžu brániť spusteniu makier v programe Outlook. Tu je návod, ako postupovať, ak sú makrá vo vašom projekte makier Outlooku zakázané .

Ako používať makro programu Outlook?

V neposlednom rade je teraz čas spustiť novovytvorené makro.

1. Prejdite na panel nástrojov Rýchly prístup (ľavá horná strana obrazovky – mierne nad ponukou HOME).
2. Kliknite na ikonu, ktorú ste priradili svojmu makru.
3. Voi'la, práve ste dokončili a spustili svoje (prvé) makro VBA programu Outlook!

Ďalšie nápady na makrá programu Outlook

Viacerí naši čitatelia sa pýtali, či by sme mohli špecifikovať ďalšie nápady pre Outlook Automation. Tu je niekoľko na začiatok.

1. Automaticky ukladať prílohy prichádzajúcich správ do konkrétneho priečinka.
2. Prečítajte si zoznam záznamov schôdzok zo súboru CSV a automaticky vytvorte schôdzky v jednom alebo viacerých kalendároch.
3. Automatické vytváranie úloh/stretnutia/kontaktov z prichádzajúcich e-mailov.
4. Vizualizujte stav odozvy účastníkov na množinu opakujúcich sa stretnutí.
5. Odosielajte e-maily programu Outlook z Excelu, Wordu alebo Accessu.
6. Stiahnite si všetky prílohy z konkrétneho priečinka programu Outlook do počítača. Ak je miesto na vašom účte Outlook obmedzené, toto makro môžete použiť na konkrétne sťahovanie iba veľkých príloh (napríklad cez 5 MB) na disk namiesto ich spravovania v programe Outlook.
7. Exportujte kontakty programu Outlook priamo do databázy programu Access. Upozorňujeme, že v produkte je k dispozícii možnosť Exportovať kontakty do CSV.
8. Automaticky aktualizujte informácie o stretnutiach pre jednotlivé alebo opakujúce sa stretnutia.

Ďalšie kroky

• Potrebujete konkrétnu pomoc s VBA? Neváhajte nás kontaktovať pre návrh na mieru .