Outlook Forms: Ako vytvoriť vyplniteľné formuláre v Microsoft Office 2016 / 2019?

Poznámka: Obsah tohto príspevku sa vzťahuje na Office 2019, 2016, 2013, 2010; desktopové a Office 365 verzie; Windows 10, 8 a 7;

Príspevok bol aktualizovaný: máj 2020

Tu je otázka od Deanne:

Pracujem v maloobchode. Na správu kontaktných informácií používam program Outlook. Mám celkom rád Outlook ako svojho správcu kontaktov, ale je jasné, že potrebujem zlepšiť základné možnosti kontaktného formulára. Mojou požiadavkou je, aby som mohol pridať niekoľko polí, ktoré mi umožnia ukladať odkazy na profily sociálnych médií každého z mojich kontaktov. Skrátka, myslím, že tu mám niekoľko otázok: Po prvé, ako vytvoriť tlačidlá položiek ponuky, ktoré mi umožnia interakciu s formulármi programu Outlook, a po druhé: ako skutočne pokračovať a vytvoriť alebo upraviť svoj kontaktný formulár. Akékoľvek rady sú veľmi cenené. Vďaka!

V tomto príspevku vás naučíme, ako môžete jednoducho vytvárať vlastné vyplniteľné používateľské formuláre v programe Microsoft Outlook. Prispôsobíme formulár Kontakt ako príklad, avšak tento proces je plne použiteľný pre e-maily, úlohy, žiadosti o úlohy, pozvánky na stretnutia, záznamy v denníku atď.

OK.. začnime.

Práca s formulármi v programe Outlook nie je obzvlášť náročná. Outlook dodáva niekoľko preddefinovaných šablón a základnou myšlienkou je prispôsobiť tieto šablóny vašim potrebám.

Vytvorte si vlastné formuláre programu Outlook

Tu je postup na vkladanie a úpravu používateľských formulárov programu Outlook:

1. Nastavte si kartu Vývojár v Outlooku .
2. Otvorte existujúci formulár programu Outlook .
3. Upravte formulár tak, aby obsahoval vaše vlastné polia podľa potreby.
4. Uložte svoj vlastný používateľský formulár .
5. Dôkladne otestujte svoju prácu.
6. Zdieľajte s ostatnými používateľmi Outlooku na vašom pracovisku alebo v skupine, aby mohli použiť užitočný formulár, ktorý ste práve vytvorili :-).

Outlook Forms: Podrobný príklad

Microsoft Outlook dodáva peknú zbierku formulárov súvisiacich s hlavnými objektmi programu Outlook, ktoré si môžete vybrať a spustiť proces vývoja formulárov. To je veľmi užitočné, pretože nechceme znovu vynájsť koleso. V tomto návode budeme pokračovať a rozšírime už existujúci formulár Kontakty uložený vo vašej štandardnej knižnici formulárov.

Konkrétne sa zameriame konkrétne na vás, ako prispôsobiť formulár Kontakty. Pre pohodlie budeme predpokladať, že budete chcieť spravovať nasledujúce informácie o sociálnych médiách pre svoje kontaktné osoby:

• Profil na LinkedIn
• Twitter profil
• facebookový profil
• Facebooková skupina

Náš vlastný používateľský formulár programu Outlook bude vyzerať takto:

Krok 0: Nastavenie karty Vývojár

Ako poznamenal čitateľ vyššie, skôr ako začneme s našimi vlastnými formulármi programu Outlook , musíme povoliť takzvanú kartu Vývojár. To nám umožní prístup k funkciám programu Outlook, ktoré potrebujeme na vývoj vlastných formulárov.

Postup:

1. Najprv pokračujte a otvorte Microsoft Outlook .
2. Teraz kliknite pravým tlačidlom myši na pás s nástrojmi a vyberte možnosť Prispôsobiť pás s nástrojmi .

1. Kliknite na začiarkavacie políčko Vývojár a vyberte OK .

1. Teraz si na páse s nástrojmi všimnete novo pridanú kartu Vývojár .

Krok 1: Otvorte existujúci formulár

1. Na páse s nástrojmi programu Outlook pokračujte a kliknite na ponuku Vývojár .
2. Teraz pokračujte a stlačte Navrhnúť formulár .
3. V poli Hľadať sa uistite, že je vybratá knižnica štandardných formulárov .
4. Vyberte kontaktný formulár.
5. Stlačte Otvoriť.
6. Teraz budeme pokračovať a upravíme existujúci kontaktný formulár.
7. Všimnete si, že náš formulár bol otvorený v zobrazení návrhu.
8. V ďalšom kroku pridáme niekoľko nových vlastných polí, do ktorých budú uložené naše kontaktné informácie o sociálnych médiách.

Krok 2: Pridajte vlastné polia formulára

V tomto kroku budeme pokračovať a vytvoríme vlastné polia formulára (stĺpce0 pre informácie o sociálnych médiách.

• V skupine Nástroje pásu stlačte tlačidlo Výber poľa.
• Otvorí sa toto dialógové okno. V spodnej časti dialógového okna Výber poľa stlačte Nové.

• Vytvorte svoj prvý nový stĺpec, nazvite ho LinkedIn, vyberte Typ = Text a Formát = Text, ako je uvedené nižšie.

• Teraz zopakujte vyššie uvedený postup pre ďalšie 3 polia: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Vaše nové polia si všimnete v časti Používateľom definované polia v priečinku, ako je to znázornené nižšie:

Krok 3: Pridajte vlastnú stránku formulára

V tomto kroku pridáme do kontaktného formulára vlastnú stránku. Na tejto stránke uložíme polia profilu sociálnych médií.

1. Teraz pokračujte a kliknite na kartu (P.2) vedľa položky Všeobecné, ako je znázornené nižšie.

1. Teraz na páse s nástrojmi stlačte tlačidlo Stránka a vyberte položku Premenovať stránku.

1. Do poľa Názov stránky zadajte Sociálne médiá a stlačte OK.
2. Teraz presuňte štyri polia z poľa Výber poľa na svoju stránku sociálnych médií a umiestnite ich podľa obrázka nižšie:

1. Poznámka: Ak chcete zarovnať svoje vlastné polia, stačí ich vybrať (uistite sa, že ste stlačili tlačidlo CTRL, keď ich všetky vyberiete), potom kliknite pravým tlačidlom myši a stlačte Zarovnať, potom vyberte smer zarovnania.
2. V rámci vývoja formulára by ste mali svoju prácu pravidelne kontrolovať. Najlepší spôsob, ako to urobiť, je stlačiť tlačidlo Spustiť tento formulár. To vám ukáže, ako bude vaša práca vyzerať pre používateľa.

Krok 4: Uložte formulár programu Outlook

Ako ste už videli, váš upravený kontaktný formulár je stále v režime návrhu. Ak ho chcete začať používať, mali by ste ho zverejniť vo svojej knižnici formulárov. Podľa vašich povolení ju možno budete môcť sprístupniť pre svoje vlastné použitie alebo povoliť, aby ju používal aj iný kolega vo vašej organizácii.

1. Na páse s nástrojmi stlačte tlačidlo Publikovať.
2. Vyberte možnosť Publikovať formulár ako..
3. V časti Zobrazovaný názov zadajte ContactFormSocial
4. Kliknite na Publikovať.

Poznámka pre pokročilých používateľov: Váš formulár bude uložený ako súbor .oft v adresári AppData vášho domovského adresára: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Krok 5: Vyskúšajte svoj nový formulár

Už sme skoro tam. Teraz je čas ísť do toho a vyskúšať našu prácu.

1. Otvorte kartu Kontakty v programe Outlook.
2. Hit Nové položky.
3. Kliknite na Vlastné formuláre.
4. Vyberte položku ContactFormSocial.
5. Stlačte tlačidlo Sociálne médiá na páse s nástrojmi (práve ste ho pridali v predchádzajúcom kroku ;-))
6. Voila' – hotovo!

Krok 6: Predvolene použite svoj nový kontaktný formulár

Ak ste s výsledkom svojej práce spokojní, môžete svoj nový formulár nastaviť ako predvolený kontaktný formulár v programe Microsoft Outlook. Urobte to až po prejdení celého návodu, pretože inak je tento krok irelevantný.

Postupujte nasledovne:

1. Prejdite na kartu Kontakt.
2. Zvýraznite priečinok knižnice Kontakty (v predvolenom nastavení má názov Kontakty).
3. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Vlastnosti.
4. Na karte Všeobecné vyberte názov formulára (v našom prípade ContactFormSocial) v poli Pri odosielaní do priečinka.
5. Stlačte OK.

Šablóny formulárov schôdze programu Outlook

Ak hľadáte podrobnejší návod, nezabudnite navštíviť tento podrobný príklad návrhu šablóny e-mailu a schôdzky pre Outlook (platí pre Windows aj macOSX)

Kde nájdem svoje šablóny programu Outlook?

Niekoľko čitateľov malo problém nájsť umiestnenie ich vlastných používateľských formulárov pre Outlook.

V predvolenom nastavení je umiestnenie pod vaším používateľským účtom. Vo Windows 10/8 alebo 7 to teda bude pravdepodobne: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.