Šablóny programu Outlook: Vytvárajte šablóny e-mailov a stretnutí v Office 365, 2019 a 2016 pre PC a MAC

Posledná aktualizácia: október 2019.

Tu je otázka, ktorú sme práve dostali pre čitateľa:

Dobrý deň, som cestovná kancelária a rád by som definoval vlastnú šablónu e-mailu na odpovedanie na e-maily, ktoré mi posielajú zákazníci. Tiež by som chcel urýchliť proces plánovania stretnutí a mať šablónu, ktorú môžem použiť na rýchle vytváranie stretnutí a stretnutí. Ak to pomôže, používam Outlook 365. Vopred ďakujem za akúkoľvek pomoc, ktorú môžete ponúknuť.

dakujem za otazku. Tak ideme ;-):

Šablóny e-mailov programu Outlook

Nastavenie preddefinovaných e-mailových správ je celkom jednoduché. Všetko, čo musíte urobiť, je napísať a naformátovať e-mailovú správu a potom ju uložiť ako šablónu pre budúce použitie.

Poznámka: Pre jednoduchosť budem v tomto príspevku používať jednoduché príklady šablón správ a stretnutí, možno však budete chcieť definovať zložitejšie používateľské formuláre pre Outlook .

Ak chcete vytvoriť e-mailové šablóny programu Outlook , postupujte podľa týchto krokov :

1. Otvorte program Outlook.
2. Kliknite na Nový e-mail.
3. Zadajte predmet e-mailu.
4. Zadajte text e-mailu. Tu je jednoduchý príklad:

1. Vložte svoj podpis (ak je to potrebné).
2. Teraz budete musieť uložiť svoj e-mail ako súbor šablóny programu Outlook (s príponou oft) na ďalšie opätovné použitie.
3. Pokračujte a stlačte Súbor.
4. Teraz stlačte Uložiť ako a zadajte názov súboru; v našom jednoduchom príklade to bude: „Aplikácia v hovorení schválená“.
5. Uložte e-mail ako šablónu, nezabudnite nastaviť typ súboru na .oft, ako je uvedené nižšie.

1. Kliknite na tlačidlo Uložiť.
2. Zatvorte správu.
3. Ak sa zobrazí výzva, kliknite na tlačidlo Uložiť všetky zmeny.

Odoslanie e-mailu na základe šablóny

Opätovné použitie vašich existujúcich šablón je tiež celkom jednoduché:

1. Otvorte program Outlook.
2. Hit Nové položky.
3. Teraz vyberte Ďalšie položky.
4. Vyberte možnosť Vybrať formulár.
5. Teraz budete musieť vybrať miesto, kde sa uloží šablóna, ktorú ste práve vytvorili v predchádzajúcom kroku. Vyberte používateľské šablóny v umiestnení súborového systému a vyberte položku „Schválená mluvená aplikácia“, ako je znázornené nižšie

1. Stlačte Otvoriť.
2. Definujte svojich e-mailových príjemcov v poli Komu a Kópia; v prípade potreby definujte čiernu kópiu (BCC).
3. Pošlite svoj email.

Šablóny pozvánok na schôdzu programu Outlook

Rovnakým spôsobom môžete znova použiť preddefinované formáty pre vaše stretnutia a stretnutia.

Pokračujte a definujte šablónu stretnutia a uložte ju ako súbor .otf; potom pošlite svoju žiadosť účastníkom stretnutia.

Úprava šablón správ a stretnutí

Z času na čas možno budete musieť upraviť formulár / šablónu programu Outlook.

Ak to chcete urobiť, láskavo postupujte takto:

1. Otvorte súbor formulára, ako je uvedené vyššie v časti Opätovné použitie šablón.
2. Vykonajte požadované zmeny.
3. Stlačte Súbor, potom Uložiť ako a potom súbor uložte pod iným názvom.

Kde sú uložené šablóny?

Niekoľko čitateľov sa nás opýtalo, do ktorej cesty k súboru Outlook zvyčajne ukladá všetky vlastné šablóny.

V predvolenom nastavení je umiestnenie pod vaším používateľským účtom. V systéme Windows 10/8 alebo 7 by to bolo: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Svoje súbory môžete samozrejme ukladať na rôznych miestach v operačnom systéme Windows PC.

Tip: Ak si nie ste istí presným umiestnením, môžete v systéme Windows spustiť vyhľadávanie súborov .oft.

E-mailové šablóny pre macOS

Definovanie vlastného formátu

Ak používate Outlook pre macOS a chceli by ste definovať svoje vlastné formáty šablón, postupujte takto:

1. Otvorte program Outlook
2. Kliknite na položku Nová pošta
3. Napíšte text svojho e-mailu.
4. Z horného panela kliknite na Uložiť ako šablónu...
5. Potom vyberte priečinok so šablónou a stlačte Uložiť.

Posielajte správy založené na šablóne v systéme macOS

Po uložení vlastného e-mailu môžete prejsť a znova ho použiť na urýchlenie svojej práce. Postupujte podľa týchto pokynov:

1. Otvorte program Outlook.
2. V hornej lište kliknite na Súbor
3. Stlačte Nový a vyberte Nový zo šablóny
4. Otvorí sa priečinok so šablónami. Upozorňujeme, že na rozdiel od systému Windows macOS ukladá vaše šablóny ako súbory .emltpl.
5. Vyberte šablónu e-mailu a kliknite na tlačidlo OK .
6. Podľa potreby doplňte príjemcov e-mailu.
7. V neposlednom rade pokračujte a pošlite svoju správu.

Poznámka: Outlook v systéme macOS nepodporuje šablóny stretnutí a stretnutí