Nastavenie a používanie vlastných pravidiel pre Outlook 2016/2019/365

Aktualizované: február 2019

Plne použiteľné pre Office 2016, 365, 2019, napísané pre Windows 7 a 10; ale hlavne použiteľné pre MAC OSX.

Tu je otázka od Ronnieho:

„Pomocou Outlooku v práci môžem automaticky preposlať e-mail od niekoho do inej poštovej schránky, ktorú mám nakonfigurovanú v Yahoo?“

dakujem za otazku.

Áno, je to možné. Pre jednoduché automatizačné úlohy, ako je tá spomenutá nižšie, používame pravidlá programu Outlook.

Pravidlá nám umožňujú automaticky spravovať akcie programu Outlook (nie je potrebné žiadne kódovanie!). Tu je niekoľko užitočných príkladov používania pravidiel:

1. Smerovanie prichádzajúcich e-mailov do konkrétnych priečinkov
2. Odstráňte alebo archivujte starší e-mail
3. Prehrajte zvuk, keď dostanete e-mail od niekoho konkrétneho.
4. Zobrazte konkrétnu výstražnú správu v konkrétnych e-mailoch.
5. Pridajte sa ako skrytá kópia (prázdna kópia) v odchádzajúcich e-mailoch a uložte si prílohy do svojho osobného počítača.

Dnes sa naučíme, ako nechať Outlook preposielať e-maily do ďalších poštových schránok príjemcov. Najprv sa však naučíme, ako nastaviť jednoduché pravidlo.

Vytváranie pravidiel v programe Outlook:

• V programe Outlook kliknite na Domov a vyberte rozbaľovaciu ponuku Pravidlo v kategórii Presunúť.
• Vyberte položku Spravovať pravidlá a upozornenia .

• Kliknutím na Nové pravidlo v pravidlách e-mailu nastavíte nové pravidlo.

• Vyberte ľubovoľnú šablónu podľa toho, čo potrebujete.
• Môžeme upraviť popis, ako je nastavenie e-mailovej adresy , čo je možné vykonať v kroku 2 a kliknúť na Ďalej .

• Potom vyberte ktorúkoľvek z podmienok , ktoré chcete skontrolovať, a stlačte Ďalej .

• Teraz vyberte ktorúkoľvek z akcií , ktoré je potrebné vykonať s e-mailom, a stlačte N ext .

• V prípade potreby môžete nastaviť akékoľvek výnimky a vybrať Ďalej .

• Nastavte názov pravidla , tiež sa uistite, že je pravidlo zapnuté a kliknite na tlačidlo Dokončiť .

• Ak chcete skontrolovať, či pravidlo funguje, kliknite na položku Spustiť pravidlá .

Automaticky preposielať e-maily pomocou pravidiel

Ako príklad si nastavme pravidlo na automatické preposielanie pošty, keď od niekoho dostanem. Postup je uvedený nižšie.

• V šablóne vychádzame z prázdneho pravidla , kde aplikujeme pravidlo na správy, ktoré dostávam .

• Stav nastavíme ako od ľudí alebo verejnej skupiny.
• V popise pravidla úprav nastavíme e-mailovú adresu, akú akciu treba vykonať, keď dostaneme e-mail od.

• Výber akcie je nastavený tak , že ju pošle ďalej ľuďom alebo verejnej skupine .
• V popise upravovacieho pravidla nastavíme mailovú adresu, na ktorú sa má preposlať a

• Keďže nepotrebujeme žiadne výnimky , ignorujeme to.

• Pravidlo pomenujte Forward, začiarknite políčko Zapnúť pravidlo  a kliknite na tlačidlo Dokončiť .