Ako odosielať opakujúce sa správy s automatickou odpoveďou v programe Outlook 2019 / 365/ 2016, keď nie ste v kancelárii?

Posledná aktualizácia: október 2019

Použiteľnosť: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows a macOS.

Tu je otázka, ktorú sme dostali od Dorothy:

Ahoj! Pracujem ako cestovná kancelária a moja dostupnosť je pre mojich zákazníkov mimoriadne dôležitá. Občas som mimo kancelárie kvôli dovolenkám a rád by som zabezpečil, že moji zákazníci si to budú vedomí a že veci neprepadnú cez trhliny. V minulosti som pracoval pre spoločnosť a pamätám si, že tam bol trik, ako tam nastaviť automatickú odpoveď mimo kancelárie. Teraz pracujem z domu a používam Outlook.com a Gmail v programe Microsoft Outlook 2019, existuje spôsob, ako nastaviť pravidlo mimo kancelárie, aby som ostatných upozornil, že som preč?

Ďakujeme za dobrú otázku a prajeme veľa šťastia v novom podnikaní.

Pomocou pravidiel môžete jednoducho definovať texty automatickej odpovede, keď ste mimo kancelárie. V tomto návode vysvetlíme, ako to urobiť v systéme Windows a potom v systéme macOS. Čitatelia to môžu uviesť do praxe, aby im Outlook odpovedal automaticky v prípade, že sú preč na dovolenku alebo inú dovolenku.

Pre úplnosť sme pridali krátku časť o tom, ako používať Outlook na Exchange na odosielanie odpovedí OOTO.

Nastavenie automatických odpovedí v systéme Windows

Používanie pravidiel

Ak v programe Outlook používate Gmail alebo Hotmail/Outlook.com, na nastavenie automatickej odpovede budete musieť použiť Pravidlá.

Postupujte prosím nasledovne:

• Otvorte program Outlook.
• Najprv definujte šablónu správy programu Outlook, ktorá sa odošle v prípade neprítomnosti. Tento príspevok obsahuje všetky informácie, ktoré potrebujete na nastavenie šablóny.
• Ďalej na karte E-mail kliknite na tlačidlo Pravidlá.
• Vyberte položku Spravovať pravidlá a upozornenia.
• Otvorí sa Sprievodca pravidlami.
• Stlačte tlačidlo Nové pravidlo…
• Potom vyberte Použiť pravidlá na prijaté e-maily .

• Stlačte Ďalej.
• Uveďte, či chcete, aby sa toto pravidlo mimo kancelárie vzťahovalo na konkrétne e-maily.
• Stlačte Ďalej, ak chcete, aby sa pravidlo vzťahovalo na všetky prichádzajúce správy.
• Teraz skontrolujte pravidlo Odpovedať pomocou konkrétnej šablóny.
• V dolnom paneli kliknite na odkaz na konkrétnu šablónu.

• V počítači vyhľadajte šablónu e-mailu, ktorú ste definovali v prvom kroku tohto návodu.
• Poznámka: Šablóny sa ukladajú ako súbory často .

• Po nájdení šablóny ju zvýraznite a stlačte Otvoriť.
• Stlačte Ďalej.
• Podľa potreby definujte výnimky z pravidla.
• Stlačte Ďalej.
• Zadajte svojmu pravidlu zmysluplný názov, ako je uvedené nižšie

• Po dokončení stlačte Dokončiť.

Deaktivácia pravidiel

Poznámka: Pamätajte, že keď sa vrátite z dovolenky alebo neprítomnosti, budete musieť deaktivovať svoje pravidlá; v opačnom prípade budú vaše automatické e-maily naďalej odosielané.

Ak chcete zakázať svoje odpovede, postupujte takto:

• Otvorte program Outlook
• Hit Pravidlá
• Kliknite na položku Spravovať pravidlá a upozornenia
• Zrušte začiarknutie všetkých pravidiel, ktoré chcete deaktivovať.

• Po dokončení kliknite na tlačidlo Použiť.

Pomocou Exchange

Ak vaša spoločnosť používa server Exchange, proces konfigurácie je veľmi jednoduchý:

• Otvorte program Outlook.
• Kliknite na Súbor.
• Teraz stlačte tlačidlo Automatické odpovede (všimnite si, že na ich nastavenie budete musieť byť pripojení k Exchange).
• Teraz definujte svoju automatickú odpoveď pre odosielateľov mimo vašej organizácie.
• Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

Mimo kancelárie odpovedá na MAC

Ak používate macOS, proces je pomerne jednoduchý, tu sú kroky:

1. Otvorte Outlook pre macOS
2. Z horného panela prejdite na Nástroje a vyberte položku Pravidlá.
3. Otvorí sa dialógové okno Pravidlá.
4. Ak používate Gmail alebo Outlook.com/Hotmail, zvýraznite IMAP na ľavej strane.
5. Kliknite na znamienko + v spodnej časti dialógového okna.
6. Definujte názov pravidla:

1. V časti Vykonať nasledujúce vyberte možnosť Odpovedať a potom stlačte tlačidlo Text odpovede....
2. Teraz pokračujte a definujte text odpovede mimo kancelárie, ako je uvedené nižšie

1. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK .
2. Začiarknite políčka „ Nepoužiť “ a „ Povolené “ a kliknite na tlačidlo OK . Po návrate z dovolenky nezabudnite zrušiť začiarknutie tlačidla Povolené, čím pravidlo deaktivujete.
3. Dialógové okno pravidiel bude vyzerať nasledovne. Na každý prichádzajúci e-mail automaticky odpovie Outlook.

Ďalšie otázky čitateľov

Viac automatických odpovedí pre jednu poštovú schránku

Dostali sme otázku, či viete nastaviť rôzne automatické odpovede podľa toho, kto správu poslal. Je to možné, pretože Sprievodca pravidlami programu Outlook vám umožňuje podmieniť vaše e-mailové správy niekoľkými parametrami:

• ľuďmi,
• či ste v TO alebo CC,
• či ste jediným príjemcom
• Či sa konkrétne slová zobrazujú v predmete alebo tele
• Podľa dôležitosti e-mailu

Ak chcete použiť viacero odpovedí, všetko, čo musíte urobiť, je vytvoriť rôzne pravidlá a potom každej priradiť rôzne šablóny odpovedí programu Outlook.

Ako zistím, či boli moje automatické odpovede odoslané?

Dobrá otázka, vaše odpovede sa zobrazia ako položky v priečinku odoslaných položiek programu Outlook

Funguje to, keď je môj počítač vypnutý?

Toto je veľmi dôležitá otázka – odpoveďou je, že pravidlá, ktoré definujete v programe Outlook, sú iba klientske, čo znamená, že sa spustia iba vtedy, keď je spustený program Outlook. Toto neplatí, ak používate automatické odpovede v programe Outlook na serveri Exchange.

Môžem namiesto toho nastaviť automatické preposielanie?

Keď ste na PTO / dovolenke / dovolenke alebo počas cestovania, môžete si zvoliť automatické preposielanie e-mailov iným ľuďom, aby mohli odpovedať. Pomocou Sprievodcu pravidlami môžete definovať konkrétne pravidlo , ktoré to má zvládnuť.

Môžem do správy s automatickou odpoveďou pridať obrázok?

V systéme Windows môžete do svojich odpovedí pridávať informácie vo formáte RTF, či už ide o odkazy, obrázky a dokonca animované gify. Môžete tiež pridať svoj podpis do všetkých odchádzajúcich e-mailov.

V prípade akýchkoľvek doplňujúcich otázok nás neváhajte kontaktovať. Dúfam, že to pomôže!