Ako naplánovať a odoslať Outlook 2019 / 365 žiadosti o opakované stretnutia, udalosti a stretnutia?

Tu je otázka, ktorú sme dostali od Donny:

Ahoj! práve ma vymenovali za projektového manažéra tu v mojej spoločnosti, takže teraz žijem v programe Outlook :-)... Jedna z prvých vecí, ktoré budem musieť urobiť, je nastaviť prebiehajúce série stretnutí s mnohými účastníkmi projektu. Môžu to byť skupinové stretnutia jeden na jedného. Bol by som rád, keby ste dostali nejaké skratky, ako začať s plánovaním týchto opakovaní. Pomoc je ocenená vopred. Vďaka!

Ďakujeme za Vašu otázku a prajeme Vám veľa šťastia v novej práci.

Správa opakujúcich sa plánovaných činností v programe Outlook môže byť náročná úloha, skúsme to rozobrať pomocou niekoľkých osvedčených postupov, aby sa veci dali do pohybu.

Nastavte si projektový kalendár

Mojím prvým odporúčaním by bolo nastaviť pre svoj projekt špeciálny kalendár, aby ste mohli mať všetky stretnutia súvisiace s projektom organizované na jednom mieste. Tu je návod na pridávanie nových kalendárov do Outlooku pre Windows aj MAC.

Naplánujte sériu opakovaných stretnutí

Po nastavení kalendára môžete začať plánovať sériu stretnutí.

Používatelia systému Windows

• Prihláste sa do Outlooku a otvorte si kalendár.
• Na domovskej karte kliknite na zobrazenie pracovného týždňa, poskytne vám to podrobnejšie a jednoduchšie použiteľné zobrazenie kalendára.
• Teraz vyberte deň a čas stretnutia.
• Kliknite pravým tlačidlom myši a stlačte Nové opakované stretnutie (alebo stretnutie).
• V prípade potreby upravte dátum a čas stretnutia/schôdzky.
• Definujte opakovanie stretnutia (denne/týždenne atď.).
• Definujte rozsah opakovania.

• Po dokončení stlačte OK .
• Potom stlačte tlačidlo Komu a vyberte e-mailové adresy príjemcov zo zoznamu kontaktov alebo ich adresy zadajte manuálne.
• Definujte popisný predmet stretnutia.
• Na definovanie dôležitosti a citlivosti stretnutia použite sekciu Značky schôdze na pravej strane pásu

• Ďalej definujte miesto stretnutia a svoje kontaktné údaje. Môže to byť zasadacia miestnosť alebo môžete používať Skype, Zoom pre Outlook alebo iné online komunikačné prostriedky.
• Nakoniec v tele pozvánky na stretnutie rozviňte ciele série stretnutí, KPI atď. Nezabudnite definovať jasnú agendu pre vaše stretnutie, ako aj jasné a merateľné ciele.
• Po dokončení stlačte tlačidlo Odoslať .

Používatelia počítačov Mac

Proces pre používateľov MAC je trochu odlišný a podobá sa procesu používanému v starších verziách balíka Office:

• Otvorte Outlook 365/2019 pre MAC.
• V zobrazení kalendára umiestnite kurzor myši na požadovaný dátum a čas stretnutia/schôdzky.
• Otvorí sa dialógové okno Stretnutie organizátora .
• Stlačením tlačidla Komu definujte účastníkov stretnutia.

• Potom definujte predmet, miesto a trvanie stretnutia.

• V hornom menu kliknite na tlačidlo Opakovanie .
• Zobrazí sa nasledujúci dialóg:

• Podľa potreby definujte nastavenia stretnutia / stretnutia.
• Po dokončení stlačte OK.
• V tele pozvánky na schôdzu uveďte podľa potreby ďalšie informácie.
• Po dokončení stlačte tlačidlo Odoslať .

Duplikovaním nastavte požiadavky na schôdzu / stretnutie / sériu udalostí

Prípadne by ste mohli vytvoriť sériu stretnutí alebo udalostí duplikovaním predchádzajúcej série a úpravou predmetov, účastníkov a miesta stretnutia. Tu je návod , ktorý vám to pomôže dosiahnuť.

otázky? Neváhajte a dajte nám vedieť pomocou komentárov nižšie.

Veľa štastia!