Stoppa och ta bort dubbletter av e-postmeddelanden i Outlook 2016 och 2019

Gäller: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 och macOS (med små justeringar).

Har du någonsin fått ett gäng överflödiga dubbletter av e-postobjekt, kontaktpersoner och kalenderposter i Outlook och velat snabbt rensa upp i dessa irriterande dubbletter så att du kan fokusera på riktiga saker?

Om så är fallet, fortsätt att läsa, för idag visar vi dig hur du kan sluta ta emot dessa meddelanden och ta bort duplicerad e-post från din brevlåda utan att köpa ett kostsamt borttagningsverktyg.

Vi kommer först att förklara de vanligaste orsakerna till de vanligaste fallen för duplicering av e-post. Vi kommer sedan att tillhandahålla några enkla lösningar som du enkelt kan implementera för att enkelt rensa bort överflödiga konversationer, kontakter och möten från din e-postinkorg.

Orsaker till dubbletter av e-post i din brevlåda

Från vad jag har sett tidigare kommer Outlook-dupliceringar vanligtvis av sex huvudorsaker :

1. Regler inte korrekt konfigurerade : Det kan finnas fall där två eller flera regler aktiveras vid mottagande av e-post, vilket resulterar i flera instanser av samma meddelanden.
2. Felaktig kontoinställning : I flera fall har jag sett att användare av misstag definierade flera förekomster av samma e-postkonto och detta resulterar i flera instanser av varje inkommande e-postmeddelande, kontakter och kalenderposter.
3. Sänd-/mottagningsintervallet är för kort . Om frekvensen av din inkorgsuppdatering är för kort; Outlook kanske laddar meddelandet i din inkorg, MEN kanske inte kan markera meddelandeförekomster som synkroniserade/inlästa. Detta resulterar i multipla förekomster av samma meddelanden.
4. Synkroniseringsproblem : Vi har också observerat duplicerade kontakter och meddelanden som härrör från synkroniseringsproblem med tredjepartsleverantörer.
5. Användarfel vid manuell kopiering och inklistring av möten och möten i Outlook-kalendern.
6. Felaktig sammanslagning av flera personliga Outlook-mappar (även kallade PST-filer) till en mapp.

Effekten av duplicerade Outlook-objekt

1. De skadar din produktivitet.
2. De förvirrar och orsakar fel. Tänk dig bara att svara mer än en gång på samma anteckning :-(...
3. De kan påverka din Outlook-klients laddningsprestanda. Ju fler meddelanden som lagras på din dator eller server Outlook kommer att behöva ladda vid start, desto långsammare blir dess prestanda.
4. Dups fyller upp din inkorg. Affärsanvändare måste radera e-post till för att följa den tilldelade e-postlagringskapacitet som tillhandahålls av deras IT-avdelning.

Nu när vi förstår grundorsakerna och effekterna, låt oss fokusera på några möjliga lösningar.

Ta bort dubbletter av e-post i Outlook

Det finns flera verktyg och tillägg för att ta bort e-postduplicering på marknaden, men vi tror och rekommenderar att du använder out-of-box Outlook-funktionalitet. Läs vidare för hela proceduren.

• Öppna Microsoft Outlook (denna process fungerar i versionerna 2013 och 2016).
• Det är alltid tillrådligt att säkerhetskopiera din e-post innan du utför en rensningsprocedur. Här är en steg-för-steg-procedur för att exportera och säkerhetskopiera din Outlook-e-post, kalender och kontakter .
• När du är klar väljer du mappen där duplicerade e-postmeddelanden finns.
• Under Hem , fortsätt och välj rullgardinsmenyn Rensa i menyfliksområdet.

• Välj Rensa konversation för att ta bort och flytta dubbletter av e-postmeddelanden i konversationen till mappen Borttagna objekt.
• Rensa mappen tar bort och flyttar duplicerade e-postmeddelanden i den specifika mappen till de borttagna objekten.
• Rensa upp äldre och undermappar gör att du även kan rensa upp undermappar.
• När du är klar kan du högerklicka på mappen Borttagna objekt och trycka på Töm mapp för att ta bort dina dubblerade e-postinstanser för gott.

Obs: Om du är en Microsoft Office för MAC-användare hittar du alternativet Rensa i ditt hemmeny.

Förhindra problem med e-postduplicering

1. Om det är relevant, kontrollera dina Outlook-regler för att säkerställa att flera regler inte aktiveras parallellt för varje inkommande meddelande.
2. Om du använder e-postleverantörer från tredje part, kontrollera att dina  Gmail-, Yahoo- och Outlook.com- konton är korrekt definierade i Outlook.
3. Öka nu frekvensen av din inkorgsuppdatering. Här är processen steg för steg:
   • I Outlook, tryck på Skicka/ta emot
   • Tryck på Skicka/ta emot grupper
   • Gå nu vidare och välj Definiera skicka / ta emot grupper
   • Ställ nu in tidsintervallet till ett värde mellan 15 och 30 minuter (se skärmdump nedan)
   • Klicka på OK.

Rensa upp dubblerade kontakter

Om du har hittat dubblerade kontaktpersoner på fliken Personer, kommer du att tycka att den här handledningen är mycket användbar för att ta bort de överflödiga kontakterna. Följ de beskrivna stegen för att slå samman dubblerade poster i din Outlook-kontaktlista.

Hoppas det hjälper!