Hur skriver man användbara makron i Outlook 2016 och 2019-meddelanden?

I Microsoft Office använder vi Visual Basic for Applications (VBA) för att skapa anpassade program som förbättrar Offices grundläggande funktionalitet och hjälper till att spara tid genom att automatisera repetitiva uppgifter. Vi hänvisar till dessa små VBA-program som makron .

I den här handledningen ville vi tillhandahålla webbens mest kompletta makroutvecklingsresurs för Outlook. Vi kommer att fokusera på att utforska grunderna i Outlook VBA för nybörjare, lära oss att skriva makron och sedan titta på några mer avancerade användbara makroidéer. Baserat på feedback vi fick, efter att ha gått igenom denna handledning, bör du kunna utveckla och köra enkla VBA-makron för Outlook.

• Grunderna först: Vi lär oss hur du infogar och sparar ett enkelt anpassat VBA-makro i en aktiv Outlook-session.
• Vi kommer sedan att ställa in makroutvecklingsmiljön i vår dator.
• Vi går igenom de mest grundläggande exemplen på Outlook VBA. Detta hjälper dig att förstå makroutvecklingens grunder och låter dig skriva enkla makron.
• Därefter går vi vidare och definierar en genvägsikon för vårt makro i verktygsfältet Snabbåtkomst. Detta gör det möjligt för oss att köra makrot med lätthet.
• Och vi avslutar med att aktivera Outlook-makron och hantera deras säkerhetsinställningar för att säkerställa att koden faktiskt körs när du uppmanas att göra det på våra datorer.

Kan jag spela in ett Outlook-makro?

Till skillnad från andra Office-appar erbjuder Outlook inte en enkel makroinspelare för att fånga användaråtgärder och automatiskt generera den nödvändiga VBA-koden åt oss i bakgrunden. Därför, om vi vill lägga till vår egen anpassade funktionalitet till Outlook, måste vi lära oss att skriva enkla VBA-program och införliva dem i vår Outlook-session.

Obs: Om du är intresserad av att veta hur Office-makroinspelaren faktiskt fungerar, rekommenderar jag att du tittar in i handledningarna för MS Word-makron och Excel VBA-makro .

Skriva VBA-makron i Outlook

1. Öppna först Microsoft Outlook.
2. Gå nu vidare och tryck på Alt-knappen + F11 .
3. VBA-utvecklaren Integrated Development Environment (IDE) kommer att öppnas.
4. Expandera projektträdet till noden ThisOutlookSession .
5. Högerklicka på ThisOutlookSession och tryck sedan på Infoga .
6. Du ska nu sätta in en Visual Basic-modul. För att göra det, fortsätt och välj Modul .
7. Klistra in din VBA-kod i modulfönstret .
8. Tryck på Arkiv och välj sedan Spara .
9. Fortsätt och stäng utvecklarmiljön . Detta tar dig tillbaka till ditt Outlook-användargränssnitt.

Obs: Läs vidare för några enkla kodexempel för att komma igång med VBA. Kopiera aldrig VBA-kod från okända resurser.

Hur ställer jag in utvecklarfliken i Outlook?

Om du ofta kommer att utveckla Outlook-makron, kanske du vill konfigurera din Office-utvecklingsmiljö. Låter fancy är det inte? Egentligen är det en ganska enkel procedur. Läs vidare för detaljer:

1. Öppna Outlook , högerklicka på det övre menyfliksområdet och välj Anpassa menyfliksområdet .

1. Kontrollera posten för utvecklare och tryck på OK .

1. Nu hittar du utvecklarmenyn i menyfliksområdet.

Användbara Outlook VBA-exempel

Skapa ett e-postmeddelande

Det här enkla utdraget skapar ett nytt e-postmeddelande programmatiskt.

Skriptet börjar med att skapa ett Outlook-postobjekt, sedan ställer det in till, ämne, brödtext och CC-fält. Slutligen visar den meddelandet i Outlook så att du kan granska och skicka det manuellt.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Avancerad notering: Du kan använda fördefinierade Outlook-mallar när du definierar nya e-postmeddelanden med VBA. För att göra det måste du använda metoden CreateItemFromTemplate och ange platsen för din Outlook-mallfil (*. oft ).

Skicka ett e-postmeddelande programmatiskt

Om du vill att Outlook ska skicka ut e-postmeddelandet du just har skapat automatiskt kan du lägga till följande rad i koden ovan. Klistra in följande rad före End Sub - satsen i föregående kodavsnitt.

MyEmail.Send

Bifoga en fil till ett e-postmeddelande

I många fall skulle du vilja automatisera att skicka ett e-postmeddelande med en fil bifogad. Detta kan vara ett Word-dokument, Excel-kalkylblad, Powerpoint-presentation, PDF-dokument etc. Om du vill skicka ett e-postmeddelande med bilagor programmatiskt, använd denna kod:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Anmärkningar:

• Se till att du ställer in rätt sökväg och namnet på bifogad fil i kodavsnittet.
• I det här exemplet har jag ställt in flera mottagare på e-postmeddelandet , vänligen justera efter behov.

Skapa en uppgift med VBA

Följande utdrag skapar en Outlook-uppgift, tilldelar den till en annan person och anger uppgiftens ämne och brödtext.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Spara som HTML

Få läsare frågade hur man automatiserar att spara e-postmeddelanden till HTML. Koden nedan åstadkommer exakt det.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Obs: Se till att du bara startar den här koden på e-postmeddelanden som är öppna i Outlook (inte i vyn Inkorg/Utforskare).

Outlook-makron relaterade frågor

Var lagras makron i Outlook?

Du kanske vandrar var exakt ditt använda makro är lagrat. Tja, till skillnad från i Excel till exempel, som låter dig lagra makron i personal.xlb-filen eller i specifika kalkylblad; alla Microsoft Outlook-makron lagras i en global fil i ditt filsystem. Närmare bestämt heter filen som lagrar alla dina makron VBAProject.otm. Filen finns på: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Genvägsknapp för Outlook-makron

Vårt nästa steg är att infoga en liten genvägsknapp som gör att vi enkelt kan köra makrot. För enkelhetens skull infogar vi den här knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst.

1. Öppna Microsoft Outlook, om det inte har öppnats ännu.
2. Högerklicka på det övre Outlook- bandet och välj Anpassa verktygsfältet för snabbåtkomst .

       Obs: Du kan använda en liknande procedur för att placera din ikon i själva menyfliksområdet istället för i verktygsfältet Snabbåtkomst.

1. Tryck på kombinationsrutan " Välj kommandon från " och välj Makron .

1. Välj makrot du just skapade och tryck på Lägg till .

1. Tryck på Ändra för att definiera en anpassad ikonbild för knappen Snabbåtkomst i verktygsfältet.

1. När du är klar trycker du på OK.

Hur aktiverar man ett makro i Outlook?

Det här steget är valfritt och bör endast följas om du får ett felmeddelande när du kör ditt nyskapade makro.

1. Nästa är att tillåta Outlook att köra vårt VBA-makro. Som standard inaktiverar Microsoft Office makron och tillåter dem inte; så vi måste definiera rätt makrosäkerhet så att ditt anpassade Outlook-makro kan köras.
2. I Outlook 2016 klickar du på Utvecklare i menyfliksområdet och väljer Makrosäkerhet .

1. Välj dina makrosäkerhetsinställningar.
   1. I Outlook 2016: Välj Aviseringar för endast digitalt signerade makron, alla andra inaktiverade eller Aviseringar för alla makron .
   2. I Outlook 2019: Välj Inaktivera alla makron med avisering . Detta kommer att skicka ett varningsmeddelande som kräver användarens godkännande innan ditt makro körs.
2. När du har ställt in dina makrosäkerhetsinställningar, tryck på OK .

Obs! Dina nuvarande säkerhetsinställningar kan förhindra att makron körs i Outlook. Här är en handledning om hur du går tillväga om makron är inaktiverade i ditt Outlook-makroprojekt .

Hur använder jag ditt Outlook-makro?

Sist men definitivt inte minst, nu är det dags att köra ditt nyskapade makro.

1. Navigera till verktygsfältet Snabbåtkomst (övre vänstra sidan av skärmen – något ovanför HEM-menyn).
2. Tryck på ikonen du har tilldelat ditt makro.
3. Voi'la, du har precis slutfört och kört ditt (första) Outlook VBA-makro!

Ytterligare Outlook-makronidéer

Flera av våra läsare frågade om vi kunde ange ytterligare idéer för Outlook Automation. Här är några för att komma igång.

1. Spara automatiskt bilagor i inkommande meddelanden i en specifik mapp.
2. Läs en lista över mötesposter från en CSV-fil och skapa automatiskt möten i en eller flera kalendrar.
3. Automatisk uppgift/möte/kontakt skapande av inkommande e-postmeddelanden.
4. Visualisera status för deltagarnas svarsstatus på en uppsättning återkommande möten.
5. Skicka Outlook-e-post från Excel, Word eller Access.
6. Ladda ner alla bilagor från en specifik Outlook-mapp till din dator. Om utrymmet på ditt Outlook-konto är begränsat kan du använda det här makrot för att specifikt ladda ner stora bilagor (till exempel över 5 Mb) till din disk istället för att hantera dem i Outlook.
7. Exportera Outlook-kontakter direkt till en Access-databas. Observera att Exportera kontakter till CSV är tillgängligt i produkten.
8. Uppdatera automatiskt mötesinformation för enskilda eller återkommande möten.

Nästa steg

• Behöver du specifik VBA-hjälp? Kontakta oss gärna för ett skräddarsytt förslag .