Outlook-mallar: Skapa e-post- och mötesmallar i Office 365, 2019 och 2016 för PC och MAC

Senaste uppdatering: oktober 2019.

Här är en fråga vi just fick till en läsare:

Hej, jag är en resebyrå och skulle vilja definiera en anpassad e-postmall för att svara på e-postmeddelanden som min kund skickar mig. Jag skulle också vilja påskynda min tidsplaneringsprocess och ha en mall som jag kan använda för att snabbt skapa möten och möten. Om det hjälper använder jag Outlook 365. Tack på förhand för all hjälp du kan erbjuda.

Tack för din fråga. Nu kör vi ;-):

Outlook e-postmallar

Att ställa in fördefinierade e-postmeddelanden är ganska enkelt. Allt du behöver göra är att skriva och formatera ett e-postmeddelande och sedan spara det som en mall för framtida bruk.

Obs: för enkelhetens skull kommer jag i det här inlägget att använda enkla exempel på meddelanden och mötesmallar, men du kanske vill undersöka definiera mer komplexa användarfyllbara formulär för Outlook .

Följ dessa steg för att skapa Outlook e-postmallar :

1. Öppna Outlook.
2. Tryck på Ny e-post.
3. Skriv ditt e-postämne.
4. Skriv din e-posttext. Här är ett enkelt exempel:

1. Infoga din signatur (om det behövs).
2. Nu måste du spara din e-post som en Outlook-mallfil (med tillägget ofta) för vidare återanvändning.
3. Gå vidare och tryck på Arkiv.
4. Tryck nu på Spara som och ange ett filnamn; i vårt enkla exempel blir det: "Speaking Application Approved".
5. Spara mejlet som en mall, glöm inte att ställa in filtypen till .oft som visas nedan.

1. Tryck på Spara.
2. Stäng meddelandet.
3. Om du uppmanas, tryck på Spara alla ändringar.

Skicka ett e-postmeddelande baserat på en mall

Att återanvända dina befintliga mallar är också ganska enkelt:

1. Öppna Outlook.
2. Tryck på Nya objekt.
3. Välj nu Fler objekt.
4. Välj Välj formulär.
5. Nu måste du välja den plats där mallen du just byggde i föregående steg ska lagras. Välj användarmallarna på filsystemets plats och välj posten ""Speaking Application Approved" som visas nedan

1. Tryck på Öppna.
2. Definiera dina e-postmottagare i rutorna Till och CC; definiera en svart karbonkopia (BCC) om det behövs.
3. Skicka din e-post.

Mötesinbjudningsmallar för Outlook

På samma sätt kan du återanvända fördefinierade format för dina möten och möten.

Fortsätt bara och definiera din mötesstencil och spara den som en .otf-fil; skicka sedan din förfrågan till mötesdeltagarna.

Redigera ditt meddelande och mötesmallar

Då och då kan du behöva ändra ditt Outlook-formulär/mall.

Gör så här för att göra det:

1. Öppna din formulärfil som visas ovan i avsnittet Återanvända mallar.
2. Gör de ändringar som krävs.
3. Tryck på Arkiv, sedan Spara som och spara sedan filen med ett annat namn.

Var sparas mallar?

Ett par läsare frågade oss i vilken filsökväg Outlook vanligtvis lagrar alla anpassade stenciler.

Som standard finns platsen under ditt användarkonto. I Windows 10 /8 eller 7 skulle det vara: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Du kan uppenbarligen lagra dina filer på olika platser i ditt Windows PC-operativsystem.

Tips: Om du är osäker på den exakta platsen kan du köra en Windows-sökning efter .oft-filer.

E-postmallar för macOS

Definiera ditt anpassade format

Om du använder Outlook för macOS och vill definiera dina egna anpassade mallformat, fortsätt enligt följande:

1. Öppna Outlook
2. Tryck på Nytt mail
3. Skriv din e-posttext.
4. Från den övre stapeln trycker du på Spara som mall...
5. Välj sedan din mallmapp och tryck på Spara.

Skicka mallbaserade meddelanden på macOS

När du har sparat din anpassade e-post kan du gå vidare och återanvända den för att påskynda ditt arbete. Vänligen följ dessa instruktioner:

1. Öppna Outlook.
2. Från den övre stapeln, tryck på Arkiv
3. Tryck på Ny och välj Ny från mall
4. Din mallmapp öppnas, observera att till skillnad från Windows lagrar macOS dina mallar som .emltpl-filer.
5. Välj din e-postmall och tryck på OK .
6. Fyll i dina e-postmottagare efter behov.
7. Sist men definitivt inte minst, gå vidare och skicka ditt meddelande.

Obs! Outlook på macOS stöder inte mötes- och mötesmallar