Hur uppdaterar du ditt signaturblock i Outlook 2019 / 365 / 2016 e-postmeddelanden?

Gäller: Windows 7/8/10 och MAC operativsystem.

Här är en fråga som vi fick från en läsare som ville lägga till en sidfotsignaturtext i Office Outlook 365:

Hej allihopa. En kund till mig skickade mig en lapp som hade en ganska snygg signatur i botten, komplett med hans namn, adress, kontaktuppgifter. Ville fråga dig hur kan jag automatiskt infoga en egen signatur i min Outlook-e-post. Observera att jag använder flera e-postkonton samtidigt – Gmail för företagsanvändning och Outlook.com för personligt; så jag skulle vilja ha ett par signaturer definierade. Är det möjligt? Om så är fallet, hur?

Hej – tack för frågan. Att ställa in dina anpassade signaturer för utgående e-postmeddelanden är ganska enkelt med Microsoft Outlook. När jag nu ställer in min nya Outlook 2019-installation skulle jag vilja förklara processen med den versionen. Som sagt, processen är nästan identisk för andra Outlook-versioner.

Lägg till och ändra signaturer i Outlook 365 / 2019 / 2016

Så här skapar eller redigerar du ditt e-postsignaturblock i Outlook:

1. Öppna först Outlook och välj sedan Arkiv -menyn.
2. Välj nu Alternativ .
3. Gå sedan vidare och välj Mail .
4. Till höger i dialogrutan tryck på knappen Signaturer .
5. Följande dialogruta kommer upp:

1. Tryck på Ny .
2. Det är enkelt att ändra din signatur: använd bara rutan Redigera signatur för att anpassa din text efter behov.
3. Observera att du enkelt kan lägga till länkar (till din webbplats och/eller e-postadress), bilder och ett visitkort till din signatur. Du kan till och med göra en fin handskriven signatur och bifoga den till utgående e-post.
4. Använd rullgardinsmenyn E-postkonto för att koppla en standardsignatur till olika e-postkonton (Gmail/Yahoo/Exchange/Outlook) efter behov.
5. Ange om dina inställningar ska användas för ny e-post/ när du svarar eller i båda fallen.
6. Observera att du kan skapa så många signaturposter som behövs. Detta gör att du kan ställa in olika standardsignaturer för professionell, affärsmässig och personlig användning. Se bara till att den relevanta posten är kopplad till rätt e-postkonto.
7. När du är klar, tryck OK .

Ändra MS Outlook-signaturen i macOS

1. Tryck på Outlook .
2. Klicka nu på Inställningar .
3. Sedan, under E -post , tryck på Signaturer.
4. Tryck på +-tecknet för att lägga till en signatur.

1. Redigera din signaturtext efter behov.
2. Stäng dialogrutan.
3. Använd rullgardinsmenyn Konto för att koppla signaturen till ett specifikt e-postkonto (GMail/Outlook/Yahoo/Work Exchange).
4. Ange om den ska användas för ny e-post/ vid svar eller i båda fallen.
5. Fortsätt och lägg till ytterligare signaturer som är tillämpligt.

Uppdatera Outlook.com-signaturer

1. Från din favoritwebbläsare, fortsätt och logga in på Outlook.com.
2. På höger sida av det övre aktivitetsfältet, tryck på knappen Inställningar .
3. Skriv sedan e- postsignatur i sökrutan och klicka på länken nedan.
4. Dialogrutan Skriv och svara öppnas enligt nedan:

1. Lägg till/ändra din signaturtext, inklusive länkar, telefonnummer, företagsstandardinformation efter behov.
2. Bestäm om du automatiskt ska inkludera signaturer i nyhetsmeddelanden, vidarebefordran av e-post och svar.
3. Tryck på Spara.

Säkerhetskopiera dina signaturer

Ett par läsare frågade mig om var signaturtext sparas i Windows, så att de kan säkerhetskopiera sina Outlook-e-postsignaturer när det behövs. När du byter dator kan de redan definierade personliga signaturerna kopieras över nätverket/hårddisken eller OneDrive och sedan införlivas i Outlook.

I Windows 7/8 och 10 finns Outlook-signaturerna i mappen :\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures . När du skapar en signatur skapas flera filer i den mappen, var och en motsvarar de olika Outlook-meddelandeformaten: htm, rtf och txt. Dessutom skapas en mapp som innehåller ytterligare filer relaterade till signaturen. Se till att säkerhetskopiera och kopiera din relevanta text till den nya datorn när du har laddat ned den.

HTML-grafik/animationer och hyperlänkar

Du kan sätta en personlig touch på signaturen genom att infoga bilder (bmp, jpeg, png), animationer (gif) och hyperlänkar.

När du redigerar din signatur i både Windows- och MAC-versioner av Outlook, hittar du både knapparna Infoga bild och Infoga hyperlänk som låter dig åstadkomma exakt det.

Fortsätt enligt följande:

1. Öppna dialogrutan Signaturer som visas ovan.
2. Tryck på ikonen Infoga bild
3. Bläddra till din bildplats på din PC.
4. Välj bildfilen och tryck på OK.

Obs: Animerade filer (i gif- eller swf-format) kan också läggas till, men det är troligt att policyer från olika e-postleverantörer kan placera meddelanden som innehåller animationer i karantän eller radera de animerade filerna från e-postmeddelandet innan de levereras till mottagarna.

Det var allt för idag, lämna gärna som en kommentar vid frågor.