Hur skickar man återkommande autosvarsmeddelanden i Outlook 2019/365/2016 när man inte är på kontoret?

Senast uppdaterad: oktober 2019

Tillämplighet: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows och macOS.

Här är en fråga vi fick från Dorothy:

Hej! Jag arbetar som resebyrå och min tillgänglighet är av yttersta vikt för mina kunder. Då och då är jag borta från kontoret på grund av semester, och jag skulle vilja se till att mina kunder är medvetna om det och att saker inte faller mellan stolarna. Förr arbetade jag för ett företag, och jag minns att det fanns ett knep för att ställa in en autosvarare från kontoret där. Jag jobbar nu hemifrån och använder Outlook.com och Gmail på Microsoft Outlook 2019, finns det något sätt att ställa in en frånvaroregel för att meddela andra att jag är borta?

Tack för din bra fråga och lycka till med ditt nya företag.

Du kan enkelt definiera automatiska svarstexter när du inte är på kontoret med hjälp av regler. I den här handledningen kommer vi att förklara hur man gör det i Windows och sedan i macOS. Läsare kan omsätta detta i praktiken för att Outlook ska svara automatiskt om de är borta på semester eller annan tjänstledighet.

För fullständighetens skull har vi lagt till ett kort avsnitt om hur du använder Outlook på Exchange för att skicka OOTO-svar.

Ställa in automatiska svar på Windows

Använda regler

Om du använder Gmail eller Hotmail/Outlook.com på Outlook, måste du använda regler för att ställa in din autosvarare.

Vänligen fortsätt enligt följande:

• Öppna Outlook.
• Först och främst, definiera en Outlook-meddelandemall som kommer att skickas när den är frånvarande. Det här inlägget har all information du behöver för att ställa in din mall.
• Klicka sedan på knappen Regler på fliken E-post.
• Välj Hantera regler och varningar.
• Regelguiden öppnas.
• Tryck på knappen Ny regel...
• Välj sedan Tillämpa regler på e-postmeddelanden jag får .

• Tryck på Nästa.
• Ange om du vill att denna frånvaroregel ska gälla för specifika e-postmeddelanden.
• Tryck på Nästa om du vill att regeln ska gälla för alla inkommande meddelanden.
• Kontrollera nu Svara med en specifik mallregel.
• Klicka på den specifika malllänken i den nedre rutan.

• Bläddra på din dator efter e-postmallen som du definierade i det första steget i denna handledning.
• Obs: Mallarna sparas som ofta filer.

• När du har hittat din mall, markera den och tryck på Öppna.
• Tryck på Nästa.
• Definiera eventuella undantag från din regel efter behov.
• Tryck på Nästa.
• Ge din regel ett meningsfullt namn, som visas nedan

• När du är klar trycker du på Slutför.

Inaktivera regler

Obs: Kom ihåg att du måste inaktivera dina regler när du kommer tillbaka från din semester eller tjänstledighet; annars kommer dina automatiska e-postmeddelanden att fortsätta att skickas.

Om du vill inaktivera dina svar, fortsätt enligt följande:

• Öppna Outlook
• Träffregler
• Tryck på Hantera regler och varningar
• Avmarkera alla regler som du vill avaktivera.

• När du är klar, tryck på Använd.

Använder Exchange

Om ditt företag använder en Exchange Server är konfigurationsprocessen mycket enkel:

• Öppna Outlook.
• Tryck på Arkiv.
• Tryck nu på knappen Automatiska svar (observera att du måste vara ansluten till Exchange för att ställa in dem).
• Definiera nu ditt autosvar för avsändare inom och utanför din organisation.
• Tryck på OK när du är klar.

Out of the office svarar på MAC

Om du använder macOS är processen ganska enkel, här är stegen:

1. Öppna Outlook för macOS
2. Från det övre fältet, navigera till Verktyg och välj sedan Regler.
3. Dialogrutan Regler öppnas.
4. Om du använder Gmail eller Outlook.com/Hotmail, markera IMAP på vänster sida.
5. Tryck på +-tecknet längst ner i dialogrutan.
6. Definiera ditt regelnamn:

1. I avsnittet Gör följande väljer du Svara och trycker sedan på knappen Svara text....
2. Fortsätt nu och definiera din frånvarosvarstext som visas nedan

1. När du är klar trycker du på OK .
2. Markera rutorna " Ansök inte " och " Aktiverad" och tryck på OK . Väl tillbaka från din semester kom ihåg att avmarkera knappen Aktiverad för att avaktivera regeln.
3. Din regeldialog kommer att se ut så här. Varje inkommande e-postmeddelande kommer automatiskt att besvaras av Outlook.

Fler läsarfrågor

Flera autosvar för en brevlåda

Vi fick frågan om du kan ställa in olika automatiska svarare beroende på vem som skickade meddelandet. Det är möjligt, eftersom Outlook Rules Wizrd låter dig villkora dina e-postmeddelanden med flera parametrar:

• av människor,
• oavsett om du är i TO eller CC,
• om du är den enda mottagaren
• Om specifika ord dyker upp i ämnet eller kroppen
• Via e-post betydelse

För att kunna använda flera svar är allt du behöver göra att bygga olika regler och sedan tilldela olika Outlook-svarsmallar till var och en.

Hur vet jag om mina automatiska svar har skickats?

Bra fråga, du kommer att se dina svar dyka upp som poster i din Outlook-mapp med skickade objekt

Fungerar det när min dator är avstängd?

Detta är en mycket viktig fråga – svaret är att reglerna du definierar i Outlook endast är klienter, vilket innebär att de bara körs när Outlook körs. Detta är inte fallet om du använder autosvar på Outlook på Exchange.

Kan jag ställa in en automatisk vidarebefordran istället?

När du är på PTO / semester / helgdagar eller när du reser, kan du välja att automatiskt vidarebefordra dina e-postmeddelanden till andra personer så att de kan svara. Du kan använda Regelguiden för att definiera en specifik regel för att hantera det.

Kan jag lägga till en bild i mitt autosvarsmeddelande?

På Windows kan du lägga till rik textinformation till dina svar, oavsett om det är länkar, bilder och till och med animerade gifs. Du kan också lägga till din signatur i alla utgående e-postmeddelanden.

Kontakta oss gärna om du har ytterligare frågor. Hoppas det hjälper!