Hur skapar och använder man personliga datamappar i Outlook 2019 / 365 / 2016?

Gäller: Office 365, 2016, 2013, 2019; Windows 7, 8 och 10.

Här är en fråga från Johny:

En medarbetare berättade för mig att han använder pst-filer för att hålla säkerhetskopior av sin e-postlåda, kalender, journaler och kontaktpersoner. Kan du utveckla mer om hur man infogar Outlook-datafiler och använder dem för daglig arkivering av min brevlåda? Jag älskar MAC OSX Sierra och vill använda Outlook på MAC, så jag antar att en annan fråga jag har är om jag kan använda pst på MAC OSX. Tack så mycket!

Outlooks personliga mappar är mycket användbara eftersom de tillåter oss att skapa offlinekopiatorer av vår e-post, kontakter och uppgifter för offlineåtkomst, säkerhetskopiering av data eller överföring till en annan dator. Personliga mappar representeras i Windows-operativsystemet med suffixet .PST.

I den här guiden kommer vi att lära oss hur du skapar och öppnar personliga mappar, samt exporterar din e-post till en PST-fil för säkerhetskopiering.

Vi kommer först att lära dig hur du skapar Outlook-mappar med hjälp av Öppna/Exportera-guiden. Detta gör att du kan paketera all befintlig e-post/kontakter och kalendrar i en enda gång. För avancerade användare kommer vi att beskriva hur man skapar pst-filerna manuellt. När du har definierat datafilen kan du fortsätta och fylla din personliga mapp med specifik e- post, kalendrar och kontakter till den. Fortsätt läsa för detaljer.

Skapa PST-fil genom att exportera

1. Gå till Arkiv , tryck på Öppna & exportera och välj Importera/exportera .

1. Klicka på Exportera till en fil i den öppnade dialogrutan och klicka på Nästa .

1. Välj Outlook-datafil (.pst) i alternativet Skapa en filtyp  och klicka på  Nästa.

1. Välj nu den postlåda du vill exportera. Om du är intresserad av att exportera din kalender eller dina kontakter, välj den relevanta mappen på skärmen Exportera Outlook-datafil.
2. Välj platsen för din säkerhetskopia och tryck på Slutför .

1. Last – Ange ett P assword och Verifiera  lösenord för säkerhetskopian.

1. Ange även P assword för att öppna säkerhetskopian.

Skapa PST-filer manuellt

1. Öppna din Microsoft Outlook 2016 (eller Office 365 och Outlook 2013), tryck på Hem och välj Nytt objekt .
2. Flytta markören till Fler objekt i listrutan och välj Outlook-datafil .

1. Ange filnamnet i dialogrutan och spara det på din plats.

1. Notera platsen för .PST-filen som du kanske vill kopiera den till en extern säkerhetskopieringsenhet senare.
2. Nu kommer din personliga mapp skapas med undermappar för borttagna objekt och sökmappar  .

1. För att lägga till fler undermappar, högerklicka på den personliga mappen och klicka på Ny mapp .

1. Ange namnet och tryck på Enter för att skapa undermappar i din personliga mapp.

Hitta PST-filer

Ett par läsare frågade oss om att leta efter dessa .pst-filer efter att ha skapat dem. Det enklaste sättet att hitta dina filer är att helt enkelt söka efter filer med namnet *.pst i din Windows-sökning.

Lägga till specifika e-postobjekt i dina personliga datamappar

1. Öppna din serverbrevlåda och högerklicka på brevlådan som måste flyttas till din personliga mapp.
2. Tryck på Flytta och välj den mapp som ska flyttas till.

1. Den eller de valda e-postmappen kommer att flyttas.

Använder MAC OSX pst-filer?

Microsoft Outlook för MAC använder inte Outlook-datamappar. Som sagt, det är definitivt möjligt att importera pst-filer skapade på din Windows-dator till Outlook för MAC.