Hur schemalägger och skickar jag Outlook 2019 / 365 återkommande mötes-, händelse- och mötesförfrågningar?

Här är en fråga vi fick från Donna:

Hej! har precis blivit utsedd till projektledare här i mitt företag, så jag bor nu i Outlook :-)... En av de första sakerna jag kommer att behöva göra är att sätta upp pågående mötesserier med många av projektets intressenter. De kan vara antingen en på en, av gruppmöten. Skulle gärna få några genvägar om hur man kommer igång med schemaläggningen av dessa upprepningar. Hjälp uppskattas i förväg. Tack!

Tack för din fråga och lycka till på ditt nya jobb.

Att hantera återkommande möten i Outlook kan vara en skrämmande uppgift, låt oss försöka dela upp det med några bästa metoder för att få saker att gå.

Ställ in din projektkalender

Min första rekommendation skulle vara att skapa en dedikerad kalender för ditt projekt, så att du kan ha alla möten relaterade till projektet organiserade på en enda plats. Här är en handledning om hur du lägger till nya kalendrar till Outlook för både Windows och MAC.

Schemalägg återkommande mötesserier

När du har ställt in din kalender kan du börja schemalägga din mötesserie.

Windows-användare

• Logga in på Outlook och öppna din kalender.
• På hemfliken, tryck på din arbetsveckavy, detta kommer att ge en mer detaljerad och enklare att använda vy av din kalender.
• Välj nu dag och tid för ditt möte.
• Högerklicka och tryck på Nytt återkommande möte (eller möte).
• Justera vid behov datum och tid för mötet/mötet.
• Definiera ditt mötes återkommande (dagligen/veckovis och så vidare).
• Definiera ditt upprepningsintervall.

• När du är klar trycker du på OK .
• Klicka sedan på Till - knappen för att välja mottagarnas e-postadresser från din kontaktlista eller alternativt mata in deras adresser manuellt.
• Definiera ett beskrivande ämne för ditt möte.
• Använd sektionen för mötesetiketter , till höger om menyfliksområdet, för att definiera mötets betydelse och känslighet

• Därefter definierar du mötesplatsen och dina kontaktuppgifter. Detta kan vara ett mötesrum eller så kanske du använder Skype, Zoom för Outlook eller andra kommunikationsmedel online.
• Sist, i din mötesinbjudan, expandera om mötesseriemålen, KPI:er och så vidare. Kom ihåg att definiera en tydlig agneda för ditt möte samt tydliga och mätbara mål.
• När du är klar, tryck på Skicka - knappen.

Mac-användare

Processen för MAC-användare är lite annorlunda och liknar den som används i äldre Office-versioner:

• Öppna Outlook 365 / 2019 för MAC.
• I kalendervyn håller du muspekaren till önskat mötes-/mötesdatum och -tid.
• Dialogrutan för arrangörsmöte öppnas.
• Tryck på knappen Till för att definiera dina mötesdeltagare.

• Definiera sedan ämne, plats och möteslängd.

• På den övre menyn, tryck på knappen Upprepning .
• Följande dialogruta kommer upp:

• Definiera inställningarna för möte/bokning efter behov.
• När du är klar trycker du på OK.
• Ange mer information vid behov i mötesinbjudan.
• När du är klar trycker du på knappen Skicka .

Konfigurera förfrågningar för möte / möte / händelseserie genom att duplicera

Du kan eventuellt skapa ett möte eller en händelseserie genom att duplicera en tidigare serie och justera mötets ämnen, deltagare och plats. Här är en handledning som hjälper dig att uppnå det.

Frågor? Använd gärna kommentarerna nedan för att låta oss veta.

Lycka till!