Ako zdieľať súbor z Microsoft Teams v e-mailoch a stretnutiach programu Outlook?

Tu je otázka od Stephie:

Nedávno som dostal za úlohu prevziať údržbu niekoľkých tímov Microsoft od kolegu, ktorý odišiel zo spoločnosti. Jednou z výziev, s ktorou som sa v poslednej dobe stretol, je, ako zdieľať súbory Word, PDF a Excel uložené v Microsoft Teams s internými a externými používateľmi pomocou Outlooku 365. Máte nejaké tipy/osvedčené postupy, ktoré môžete odporučiť?

ďakujem za otázku. V našej odpovedi by sme chceli poskytnúť jednoduchý postup krok za krokom, ktorý môžete použiť na uľahčenie zdieľania súborov cez Outlook. Ak máte záujem zdieľať viac ako jeden súbor, možno by ste si chceli pozrieť náš návod na zdieľanie priečinkov Teams .

Zdieľanie súborov z aplikácie Teams v programe Outlook

Skopírujte odkaz na súbor Teams

Najjednoduchší spôsob zdieľania prístupu k súboru uloženému v aplikácii Teams s internými a externými stranami je jednoducho vložiť odkaz naň do e-mailu programu Outlook.

• V počítači so systémom Windows alebo MacOS otvorte Microsoft Teams a prejdite do svojho kanála.
• Prejdite na kartu Súbory a prejdite na súbor, ku ktorému chcete povoliť prístup.
• Kliknite na začiarknutie na ľavej strane názvu súboru (krok 1).
• Teraz kliknite na ponuku Zobraziť akcie (...) na pravej strane k názvu súboru. (Krok 2)
• Vyberte ponuku Kopírovať prepojenie (krok 3).

• Teraz uvidíte dialógové okno s cestou k vášmu súboru. Súbor sa nachádza v knižnici SharePoint , ktorá je hostiteľom vašich súborov kanála Teams.
• Teraz pokračujte a nastavte prístupové povolenia k vášmu súboru Teams. V spodnej časti dialógového okna uvidíte predvolené prístupové povolenia k súboru (označené nižšie).

Nastavte povolenia súborov Teams

• V prípade záujmu môžete upraviť prístupové oprávnenie podľa potreby pomocou dialógového okna Nastavenia prepojenia.
• Teams umožňuje vybrať si medzi rôznymi možnosťami povolenia na zdieľanie. Upozorňujeme, že nastavenia zdieľania sa riadia vašou politikou správy Teams, a preto vám nemusia byť k dispozícii.
  1. Povoliť komukoľvek s odkazom prístup k súboru a jeho úpravu.
  2. Ľudia vo vašej organizácii
  3. Ľudia, ktorí majú prístup k vášmu kanálu (môžu byť interní alebo externí vo vašej organizácii).
  4. Konkrétni ľudia. Budete musieť poskytnúť e-mailové adresy týchto osôb.

• Začiarknite možnosť Povoliť úpravy podľa potreby.
• Po dokončení kliknite na tlačidlo Použiť .
• Teams teraz vygeneruje prepojenie na váš súbor Teams podľa prístupových povolení, ktoré ste práve nastavili.
• Teraz stlačte Kopírovať .

Dôležitá poznámka: Predvolené povolenia na zdieľanie zvyčajne nastavuje váš IT tím. Možno budete chcieť s nimi diskutovať, ak nevyhovujú vašim obchodným potrebám.

Pridajte svoj odkaz na e-mail alebo schôdzu programu Outlook

• Posledným krokom je otvorenie pracovnej plochy Microsoft Outlook alebo Office 365 Outlook.
• Vytvorte nový e-mail alebo žiadosť o stretnutie.
• Definujte príjemcov e-mailu a text e-mailu/schôdzky.
• Prilepte prepojenie na svoj súbor Teams, ktorý ste vygenerovali v predchádzajúcom kroku.
• Pošlite svoj e-mail alebo stretnutie.

Poznámka: Rovnaký proces môžete použiť s ktorýmkoľvek e-mailovým klientom tretej strany – ako je GMail.

Zdieľanie odkazu na súbory Teams s členmi kanála

Alternatívnym spôsobom zdieľania súborov z aplikácie Teams s členmi vášho kanála (internými alebo externými stranami) je karta Príspevky.

• Otvorte Teams a prejdite na svoj kanál.
• Otvorte kartu Príspevky a začnite novú konverzáciu.
• Kliknite na prílohu a vyberte Prehľadávať z tímov a kanálov .
• Prezrite si súbory kanála a vyberte ten, ktorý chcete zdieľať.
• Kliknite na položku Zdieľať odkaz .
• Odkaz bude uverejnený na karte Príspevky kanála.
• Umiestnite kurzor myši na pravú hornú oblasť príspevku a stlačte tlačidlo Zobraziť akcie (...).
• Kliknite na položku Zdieľať v programe Outlook . Týmto sa bude konverzácia zdieľať ako e-mail z Outlooku 365.

Zdieľanie súborov do Outlooku nefunguje

Zdieľanie súborov v aplikácii Teams je celkom jednoduché. Ako už bolo spomenuté vyššie, možnosti zdieľania povolení pre súbory sa riadia vašimi IT oddeleniami alebo správcami Teams. V prípade, že externé strany nemôžu otvárať alebo upravovať vaše súbory, možno budete chcieť zistiť, či vaše nastavenia organizácie alebo kanála Teams umožňujú externým stranám interakciu so súbormi, ktoré zdieľate.