40 tipov a trikov pre Microsoft Teams: od nováčika po experta [Aktualizované z decembra 2021].

S viac ako 250 miliónmi aktívnych používateľov mesačne si Microsoft Teams počas pandémie získal veľkú obľubu ako štandardný nástroj online spolupráce pre firmy aj spotrebiteľov. Je pravdepodobné, že vaše pracovisko, univerzita alebo obľúbená charitatívna organizácia už prijala Teams, takže nechcete zostať pozadu. Tento pomerne obsiahly zoznam tipov a trikov vám má pomôcť čo najlepšie využiť Teams – dnes.

Ak sa teda stále snažíte pochopiť základy alebo ste už skúseným používateľom, začnime s týmto hlavným zoznamom viac ako 40 tipov a trikov, o ktorých by mal vedieť každý používateľ Microsoft Teams.

Začíname s Microsoft Teams

Táto časť obsahuje celkom základné tipy, ak ste skúsenejší používateľ, možno budete chcieť preskočiť do sekcií nad rámec základných alebo odborných .

1. Zmeňte svoj motív Teams

Vedeli ste, že môžete zmeniť vzhľad a dojem z Microsoft Teams?

Jednoducho otvorte nastavenia Teams, prejdite na kartu Všeobecné a vyberte si, či chcete použiť tradičné biele pozadie alebo alternatívne použiť tmavý alebo vysoko kontrastný režim.

Tmavý režim v tímoch

2. Vypnite zvuk

Prídete niekedy neskoro na schôdzu a chcete sa potichu pripojiť, alebo jednoducho potrebujete prijať dôležitý hovor od svojej polovičky na schôdzi Teams?

Stlmte si zvuk priamo na paneli Personal Meeting Controls

Teams vám umožňuje stlmiť mikrofón z ovládacích prvkov schôdze (zobrazené vyššie) a panela nastavenia schôdze (zobrazené ako položka 1 nižšie).

Kľúčové funkcie na paneli možností nastavenia Teams Meeting

3. Vypnite fotoaparát

Rovnakým spôsobom môžete zapnúť a vypnúť videokameru. Na deaktiváciu kamery môžete použiť panel nastavenia schôdze (položka 2 vyššie); alebo jednoducho použite ovládací panel schôdze na opätovné povolenie videa.

4. Rozostrite pozadie videa zo stretnutia

Ak používate Teams na videokonferencie, môže vám to znieť povedome. Vo vašej domácej kancelárii je neporiadok a musíte sa pripojiť k tomuto videohovoru. Dve riešenia: po prvé, môžete použiť funkciu Nastavenia pozadia (položka 3 vyššie) na rozmazanie pozadia videa priamo z nastavenia schôdze alebo ovládacích prvkov schôdze. Druhé riešenie je oveľa elegantnejšie: použite virtuálne pozadie (proces si prejdeme neskôr).

Ak sa z nejakého dôvodu tlačidlo nastavenia pozadia na paneli Nastavenie schôdze javí ako neaktívne; uistite sa, že ste najskôr zapli videokameru.

5. Zastavte ozvenu na schôdzach Teams

Keď sa vy a ďalší účastníci schôdze pripojíte k audio alebo video schôdzi Teams z rovnakej miestnosti, budete počuť nepríjemné ozveny. Ozveny sa môžete jednoducho zbaviť stlačením tlačidla Vypnúť zvuk na paneli Nastavenie schôdze (zobraziť vyššie ako položka 4).

6. Zaznamenajte si stretnutie

Jednou z dôležitých funkcií aplikácie Teams, ktorú možno budete chcieť použiť hneď na začiatku, je možnosť nahrávať schôdzu. Nahrávanie môžete spustiť z ovládacieho panela schôdze, ako je znázornené nižšie. Samotný záznam sa potom uchováva v službe Microsoft Stream a záznam môžete jednoducho zdieľať ako odkaz v konverzácii na kanáli (alebo v prípade potreby e-mailom).

Nahrávanie schôdze Teams

Po dokončení schôdze dostanete e-mail s odkazom na vašu nahrávku v službe Microsoft Stream.

Ak ste schôdzu iniciovali z kanála, odkaz na záznam bude sprístupnený aj ako príspevok v príslušnom kanáli.

Záznamy ad-hoc stretnutí budú dostupné na karte Rozhovor pre samotné stretnutie spolu s vymeneným súborom, poznámkami zo schôdze a tabuľou, ak sa používa.

Môžete tiež zvážiť pridanie aplikácie Stream do vášho kanála, aby ostatní členovia mali jednoduchý prístup ku všetkým stretnutiam, ktoré sa týkajú skupiny.

7 . Zmeňte ikonu tímu

Spoločnosť Microsoft vám umožňuje nahrať vlastný obrázok a nastaviť ho ako logo / avatar tímu. Viac podrobností nájdete v tomto návode, ktorý vám pomôže nastaviť vlastnú ikonu .

8. Vytvorte si súkromný kanál

Existujú prípady, v ktorých budete musieť spolupracovať s ostatnými na úlohách vyžadujúcich dôvernosť, ako je príprava rozpočtu alebo správy o analýze predaja. Súkromné ​​kanály vám umožňujú vytvoriť platformu spolupráce s vybranými členmi tímu. Súkromný kanál bude viditeľný iba pre pozvaných a bude označený malým zámkom vo vašom zozname tímov.

Vytvorenie súkromného kanála je jednoduché: stačí kliknúť na tlačidlo Ďalšie možnosti (...) vedľa vášho tímu a potom kliknúť na Pridať kanál . Ďalej definujte informácie o kanáli, ako je uvedené nižšie. Nakoniec pridajte členov tímu do súkromného kanála.

Súkromný kanál v Microsoft Teams

9. Stlmiť upozornenia z hlučných kanálov

V týchto dňoch sa zdá, že sme všetci ohromení obrovským množstvom prichádzajúcich upozornení z platforiem spolupráce a e-mailov. Často je ťažké skutočne vytvoriť niečo zmysluplné, ako nikdy nekončiace chatovanie. Našťastie, Teams nám pomerne zjednodušuje kalibráciu prílevu upozornení a zvukov, ktoré dostávame. Tu je návod, ako stlmiť upozornenia na rozhovory a stretnutia v Teams .

10. Opustite tím

Ak nevidíte žiadnu výhodu v tom, že ste súčasťou tímu, môžete jednoducho odísť. Kliknite na tlačidlo Ďalšie možnosti vedľa tímu, ktorý chcete opustiť, a vyberte možnosť Opustiť tím .

11. Používajte Teams v mobile

Ak potrebujete mať prístup k aplikácii Teams, kedykoľvek ste na cestách, môžete aplikáciu Teams používať aj na mobilnom zariadení. Microsoft dodal celkom dobré aplikácie Teams pre Android a iOS. Porozprávajte sa so svojimi kolegami z informačných technológií a zistite, či na prístup k obsahu služby Teams vašej spoločnosti na mobilnom zariadení potrebujete ďalší softvér alebo overovací postup.

12. Nainštalujte a odinštalujte aplikáciu v aplikácii Teams

Okrem základnej spolupráce vám Teams umožňuje zlepšiť tímovú prácu pomocou aplikácií od spoločnosti Microsoft alebo tretích strán. V ďalších častiach tohto návodu uvidíte niekoľko spôsobov použitia aplikácií v tímoch: Obrázky, Počasie, Správy, Ankety, Zapisovanie poznámok atď.

Ak ste vlastníkom tímu, môžete jednoducho nainštalovať a odinštalovať aplikácie, ktoré sprístupnili vaši správcovia informačných technológií.

Proces je pomerne jednoduchý: Nájdite svoj tím, potom stlačte tlačidlo Ďalšie možnosti vedľa neho a potom vyberte ozubené koliesko Spravovať tím . Potom na karte Aplikácie kliknite na tlačidlo Viac aplikácií a vyhľadajte a nainštalujte novú aplikáciu. Aplikácie špecifické pre kanál možno pridať ako karty v kanáli

13. Zrušte potvrdenia o prečítaní

Predvolene vždy, keď si prečítate správu v aplikácii Chat, Teams umiestni vedľa správy malú ikonu. To pomôže odosielateľovi potvrdiť, že ste si prečítali jeho správu. Potvrdenia o prečítaní môžete zrušiť na karte Ochrana osobných údajov v nastaveniach aplikácie Teams.

Zakázanie potvrdení o prečítaní v Teams

14. Používanie filtrov na rýchle vyhľadanie vecí

Chcete urýchliť vyhľadávanie konkrétnych aktivít vo svojom informačnom kanáli, ako aj konkrétnych rozhovorov, tímov a kanálov? Použite filter Tímy (zobrazený nižšie) alebo použite skratku Ctrl+Shift+F .

Funkcia filtra umožňuje rýchlo nájsť relevantný záznam podľa názvu; pre chaty tiež umožňuje rýchlo nájsť stlmené, skryté a neprečítané záznamy s ľahkosťou.

15. Nastavte správu Preč

Rovnako ako v Outlooku vám Teams umožňuje napísať správu Mimo kancelárie, ktorá sa odošle, ak vám niekto pošle správu v aplikácii Teams alebo sa o vás zmieni v rozhovore.

Stačí kliknúť na svoj avatar v Teams, na správu o stave , potom napísať správu a určiť dobu platnosti. Stlačte Hotovo a všetko bude pripravené.

Prekračovanie základov

16. Používajte príkazy Teams

Keď budete s aplikáciou Teams trochu skúsenejší, možno budete chcieť zvýšiť produktivitu používateľov pomocou príkazov vyhľadávacieho poľa.

Ak chcete začať, jednoducho zadajte znak lomky (/) do vyhľadávacieho poľa v tímoch a prezrite si zoznam dostupných príkazov:

Zoznam príkazov tímov

Zoznam príkazov je celkom zrozumiteľný a tie, ktoré považujem za najužitočnejšie, sú:

• /goto : Na jednoduchý prístup k tímu alebo kanálu
• /keys : Prístup k zoznamu skratiek Teams
• /chat : na rýchle začatie rozhovoru s jedným z vašich kolegov

17. Použite vlastné virtuálne pozadie

Myslím, že ste si všimli, že ľudia, ktorí sa pripájajú k videohovorom Teams, používajú ako pozadie pre svoje videohovory mestskú alebo prírodnú krajinu. Takmer každý obrázok môžete použiť ako vlastné pozadie vo hovoroch cez Teams. Neváhajte a pozrite si nášho jednoduchého sprievodcu, ako nastaviť virtuálne pozadia Teams pre váš hovor.

18. Robte si poznámky na stretnutí

Teams vám ponúka niekoľko spôsobov, ako si robiť poznámky zo schôdze.

Môžete jednoducho pridať poznámkové bloky OneNote uložené vo OneDrive alebo na sieťovom disku a nechať členov vášho kanála zdieľať poznámky a poznámky. Videl som tiež ľudí, ktorí používajú kartu Príspevky a pridávajú svoje poznámky ako chatové správy. Videl som, ako ostatní pripájajú súbory programu Word k schôdzi alebo na kartu Súbory kanála. Existujú aj aplikácie tretích strán, ktoré môžete použiť.

To znamená, že správnou metódou je použiť kartu Poznámky, ktorá je pre vaše stretnutie automaticky povolená.

• Prejdite do aplikácie Chat .
• Kliknite na svoje stretnutie.
• Prejdite na kartu Poznámky a stlačte tlačidlo Zaznamenať si poznámky .
• Zapíšte si tam zápisnicu zo stretnutia.
• Podľa potreby nasmerujte účastníkov schôdze na svoje poznámky.

19. Prístup k neprečítanej aktivite

Podobne ako v programe Microsoft Outlook, Teams jasne označuje všetky neprečítané správy tučným písmom. Okrem toho môžete správy Teams označiť ako neprečítané pre neskoršie sledovanie. Ako sa však ľahko dostanete k neprečítaným správam a aktivitám? Jednoducho zadajte príkaz /unread do vyhľadávacieho panela Teams a nechajte Teams načítať iba neprečítané správy na spracovanie.

20. Vymažte alebo skryte chatové konverzácie

Tímy vám umožňujú odstraňovať správy z vlákna konverzácie. Umožňuje vám tiež skryť úplné záznamy chatu v aplikácii Rozhovory (stačí stlačiť tlačidlo … a potom vybrať možnosť Skryť ). Aplikácia Teams však v súčasnosti neumožňuje koncovým používateľom úplne odstrániť celé vlákna z histórie rozhovoru.

21. Riešenie problémov s pripojením tímov programu Outlook

Ak ste používateľom Microsoft Outlook aj Teams, s najväčšou pravdepodobnosťou plánujete schôdze Teams priamo zo schôdze v kalendári Outlooku pomocou doplnku Teams.

Čo ak však z nejakého dôvodu tlačidlo Teams nie je dostupné v Outlooku, aj keď je Teams v počítači so systémom Windows správne nainštalovaný?

Najpravdepodobnejším dôvodom je, že doplnok Teams je zakázaný. Pozrite si náš návod, ako jednoducho zapnúť Teams v Microsoft Outlooku .

22. Vložte do svojho kanála súbory Word a Excel

Súbory môžete jednoducho zdieľať so svojimi kolegami odovzdaním na kartu Súbory v kanáli. Prístup k súboru si však môžete uľahčiť tak, že ho jednoducho vložíte ako kartu do svojho kanála. Funguje to nielen pre Excel alebo Word, ale aj pre poznámkové bloky OneNote, prezentácie v PowerPointe, dokumenty PDF a tak ďalej.

23. Pozrite si linku hlásenia vášho kolegu

Ak pracujete vo veľkých organizáciách, možno budete musieť identifikovať organizačnú líniu výkazníctva kolegu. Keďže Teams je dobre integrovaný s Azure Active Directory a Exchange, môžete jednoducho nahliadnuť do organizačnej schémy svojich kolegov.

Jednoducho prejdite do vyhľadávacieho poľa v Teams, zadajte skratku /org a meno svojho kolegu a všetko je pripravené.

Vyhľadajte tabuľku organizácie kolegu v aplikácii Teams

Poznámka: Nebudete môcť vyhľadať organizačnú schému v Teams pre ľudí mimo vašej spoločnosti.

24. Nastavte svoj stav (/dnd) , (/brb), (/available)

Chcete manuálne nastaviť svoj stav, aby ostatní vedeli, kedy vás majú kontaktovať. Dá sa to urobiť v nastaveniach Teams, ale keď získate viac skúseností s Teams, svoj stav začnete nastavovať z poľa Hľadať.

Jednoducho použite /dnd pre Nerušiť alebo /brb pre Be Right Back a stlačte Enter . Váš stav sa zmení. Nezabudnite podľa potreby obnoviť svoj stav.

25. Manuálne nastavenie svojho online stavu tak, aby bol vždy dostupný / aktívny

V predvolenom nastavení je vaša online prítomnosť v Teams synchronizovaná s udalosťami kalendára Microsoft Outlook a odráža skutočný stav vášho operačného systému (či už je používaný alebo nečinný). Je tiež automaticky nastavený tak, aby nerušil, keď zdieľate obrazovku alebo telefonujete. To znamená, že Teams vám umožňuje veľmi jednoducho manuálne nastaviť svoj online stav a podľa potreby ho nastaviť na dostupný, zaneprázdnený, preč alebo offline. Tu je návod na manuálne nastavenie stavu dostupnosti služby Teams .

26. Získajte prístup k svojim údajom na SharePointe

Údaje vášho kanála Teams sú k dispozícii ako vyhradená knižnica na Microsoft SharePoint, čo je široko používaný portál dokumentov, ktorý sa používa ako infraštruktúra pre ukladanie dokumentov Teams.

Ak chcete získať prístup k svojej knižnici SharePoint, jednoducho prejdite na svoj kanál, kliknite na kartu Súbory a potom kliknite na položku Otvoriť v SharePointe .

27. Pridajte počasie do Teams

Podobne ako v programe Outlook, ktorý vám umožňuje zobraziť poveternostné podmienky vo vašej oblasti, môžete pomocou aplikácie Teams získať informácie o aktuálnom počasí.

Ak aplikácia Počasie ešte nie je nainštalovaná vo vašom lokálnom klientovi Teams, potom:

• Otvorte Teams, stlačte tlačidlo Aplikácie na ľavej strane panela aplikácií,
• Vyhľadajte a pridajte aplikáciu Počasie do aplikácie Teams.
• Potom do hlavného vyhľadávacieho panela Teams zadajte /počasie a príslušné miesto.

Používanie aplikácie Teams Weather

28. Nastavte Teams ako svoju predvolenú chatovaciu aplikáciu

Keď začnete používať Teams, možno zistíte, že je oveľa lepší ako Skype for Business. Teams môžete nastaviť ako predvolenú chatovaciu aplikáciu pre Outlook a ďalšie aplikácie balíka Office. Jednoducho prejdite do nastavení Teams a potom na karte Všeobecné začiarknite políčko Registrovať tímy ako predvolenú chatovaciu aplikáciu pre Office .

Nastavenie sa prejaví po opätovnom spustení všetkých otvorených aplikácií balíka Office.

29. Používajte tímy v režime Spoločne

Relatívne novou schopnosťou Teams je povoliť stretnutia v režime Together . Namiesto zobrazovania kanálov z kamier všetkých účastníkov schôdze v zobrazení mriežky (galérie) ich môžete zobraziť vedľa seba vo virtuálnom prostredí (napríklad trieda, knižnica, kino atď.).

Ak chcete povoliť režim Spoločne, musíte najskôr aktualizovať Teams (stlačte svoj avatar a potom Skontrolovať aktualizácie). Potom kliknite na svoj avatar a kliknite na položku Nastavenia. Na karte Všeobecné začiarknite políčko Nová skúsenosť:

Povolenie režimu Together

Potom na paneli schôdze stlačte tlačidlo … a vyberte režim Spolu .

Upozorňujeme, že ak pracujete vo veľkej spolupráci, možno nebudete môcť manuálne aktualizovať Microsoft Teams sami. Možno budete musieť prediskutovať aktiváciu režimu Together so správcom informačných technológií.

Odborné triky

30. Získajte e-mailovú adresu pre svoj kanál

Po vytvorení kanála môžete uverejňovať nové správy na karte Príspevky kanála priamo z Outlooku. Na to budete musieť nájsť e-mailovú adresu svojho kanála takto:

• Vyhľadajte svoj kanál a kliknite na tlačidlo Ďalšie možnosti vedľa neho.
• Kliknite na položku Získať e-mailovú adresu .
• Skopírujte e-mailovú adresu a pridajte ju ako kontakt v programe Outlook
• Bočné poznámky:
  • Vlastníci tímov môžu určiť, kto môže odosielať e-maily na kanál (kliknutím na tlačidlo Rozšírené nastavenia).
  • Môžeš

31. Zakážte spustenie aplikácie Teams pri spustení systému Windows

Teams je úplne skvelý, ale môže spotrebovať značné množstvo počítačových zdrojov, najmä RAM. Ak prevádzkujete firemný počítač, nezaznamenáte vplyv na výkon vášho systému. To znamená, že ak spúšťate z jednoduchého tabletu, možno budete chcieť spustiť Teams iba v prípade potreby. Po inštalácii je Teams nakonfigurovaný tak, aby sa automaticky spustil pri každom spustení počítača. Môžete zakázať spustenie aplikácie Teams pri spustení počítača a spustiť ho iba v prípade, že je to potrebné.

32. Zverejňujte ankety a prieskumy v tímoch

Jedným z najužitočnejších spôsobov využitia aplikácie Teams je spúšťanie prieskumov a prieskumov. V priebehu 10 minút môžete vytvoriť vlastný prieskum pomocou formulárov Microsoft Forms alebo iného softvéru tretích strán, ako je Polly, a uverejniť ich vo svojom kanáli Teams. Tento tutoriál obsahuje všetko, čo potrebujete na vytvorenie vlastných prieskumov Teams .

33. Vložte zostavu do aplikácie Teams

Ak vaša organizácia používa platformu Microsoft BI, na distribúciu zostáv môžete použiť Teams. Zostavy Power BI môžete jednoducho vybrať a pripnúť na kartu kanála, aby ste sa uistili, že budú dostupné pre vaše diskusie založené na údajoch.

34. Vyhľadajte svoj obľúbený citát priamo v aplikácii Teams

Ďalší skvelý spôsob, ako použiť Teams na vyhľadávanie portfólia akcií. Postup:

• Na karte Aplikácie vyhľadajte a pridajte aplikáciu Akcie do aplikácie Teams.
• Potom do vyhľadávacieho poľa napíšte Akcie a potom príslušný indikátor akcií, ako je uvedené nižšie.

• Po aktivácii aplikácie Akcie jednoducho zadajte príkaz @Stocks a symbol do vyhľadávacieho panela.

35. Vyhľadajte obrázky v aplikácii Teams

Ďalšou málo známou funkciou Teams je, že ju môžete použiť na vyhľadávanie obrázkov v Bingu. Najprv pokračujte a povoľte aplikáciu Microsoft Images v aplikácii Teams.

Potom do vyhľadávacieho panela jednoducho zadajte @Images + váš vyhľadávací dopyt , aby ste získali prístup k vyhľadávaniu obrázkov Bing.

36. Použite tímy na riadenie pracovných zmien

ak riadite skupinu zamestnancov pracujúcich na zmeny v maloobchode, call centre alebo dokonca v malej továrni, môžete použiť Teams na plánovanie a zdieľanie pracovných plánov. Aplikácia Shifts , ktorú môžete jednoducho pridať do aplikácie Teams, veľmi zjednodušuje správu rozvrhu zmien, prijímanie žiadostí o rozvrh na PTO, zdravotnú dovolenku alebo dovolenky od vašich kolegov a dokonca im umožňuje naplánovať si zmeny. Potom môžete vytvoriť správy o dochádzke zamestnancov. Super!

37. Pridanie kalendára

Vizualizácia a správa zdieľaného kalendára je pravdepodobne ďalším veľkým potenciálnym využitím pre Teams. Teams zatiaľ neposkytuje priamu integráciu Outlooku. To znamená, že do svojho kanála Teams môžete pridať kartu Webová lokalita a ukázať buď na svoj skupinový kalendár v Outlooku, alebo URL Kalendára Google. S najväčšou pravdepodobnosťou budú musieť používatelia zadať svoje používateľské poverenia, aby mali prístup ku kalendárom.

38. Integrujte Trello do Teams

Mnoho tímov používa kanban dosky Trello pre nespočetné množstvo prípadov použitia spolupráce. Tie by mohli zahŕňať priebežné riadenie úloh, ako aj strategickejšie plánovanie projektov, produktov alebo programov. Trello môžete jednoducho otvoriť ako aplikáciu v aplikácii Teams tak, že ju pridáte pomocou karty Aplikácie, aby ste získali prístup k príslušným nástenkám a kartám. Môžete ju tiež pridať ako kartu tretej strany vo svojom kanáli. Obe budú vyžadovať poskytnutie vašich používateľských poverení Trello.

39. Spustite schôdze Cisco Webex z aplikácie Teams

Microsoft a Cisco si konkurujú v oblasti tímovej komunikácie a spolupráce. Vaša spoločnosť však môže používať oboje. Vedeli ste, že Webex môžete integrovať do svojho kanála Teams? Existuje aplikácia Webex, ktorú môžete jednoducho pridať ako na kartu Kanál. Členovia tímu potom môžu jednoducho pristupovať k svojim Webex stretnutiam a pripojiť sa k svojim vlastným Webex stretnutiam z Microsoft Teams. Môžu tiež naplánovať stretnutia Webex a nechať tím upozorniť prostredníctvom karty Príspevky.

40. Získajte prístup k analytike služby Teams

Ako vlastník tímu možno budete chcieť mať možnosť monitorovať vzory používania vášho tímu alebo kanála. Ak áno:

• Na ľavom paneli aplikácií otvorte kartu Tímy .
• Potom vyhľadajte svoj tím v ľavom paneli.
• Stlačte tlačidlo Ďalšie nastavenia vedľa svojho tímu a stlačte ozubené koliesko Spravovať tím .
• Potom otvorte kartu Analytics.
• Odtiaľto môžete zobraziť ukážku vzorov používania tímu a kanála, metrík zapojenia, využitia miesta na disku atď.

Dúfam, že sa vám príspevok páčil. Ak áno, neváhajte a podeľte sa s priateľmi a kolegami cez sociálne siete. Poznáte ďalšie skvelé tipy a triky pre tímy? Neváhajte ich uverejniť v komentároch! Veľká vďaka!