Kā rakstīt noderīgus makro Outlook 2016 un 2019 ziņojumos?

Programmā Microsoft Office mēs izmantojam Visual Basic for Applications (VBA), lai izveidotu pielāgotas programmas, kas uzlabo Office pamata funkcionalitāti un palīdz ietaupīt laiku, automatizējot atkārtotus uzdevumus. Šīs mazās VBA programmas mēs dēvējam par makro .

Šajā apmācībā mēs vēlējāmies nodrošināt tīmekļa vispilnīgāko makro izstrādes resursu programmai Outlook. Mēs koncentrēsimies uz Outlook VBA iesācējiem pamatu izpēti, iemācīsimies rakstīt makro un pēc tam izskatīsim dažas uzlabotas noderīgas makro idejas. Pamatojoties uz mūsu saņemtajām atsauksmēm, pēc šīs apmācības pabeigšanas jums vajadzētu būt iespējai izstrādāt un palaist vienkāršus VBA makro programmai Outlook.

• Vispirms pamatinformācija: mēs uzzināsim, kā ievietot un saglabāt vienkāršu pielāgotu VBA makro aktīvā Outlook sesijā.
• Pēc tam mēs savā datorā iestatīsim makro izstrādes vidi.
• Mēs apskatīsim visvienkāršākos Outlook VBA piemērus. Tas palīdzēs jums izprast makro izstrādes pamatus un ļaus rakstīt vienkāršus makro.
• Pēc tam mēs turpināsim un definēsim mūsu makro saīsnes ikonu ātrās piekļuves rīkjoslā. Tas ļaus mums viegli palaist makro.
• Un mēs pabeigsim, iespējojot Outlook makro un apstrādājot to drošības iestatījumus, lai nodrošinātu, ka kods patiešām tiks palaists, kad tas tiks prasīts mūsu datoros.

Vai es varu ierakstīt Outlook makro?

Atšķirībā no citām Office programmām, Outlook nepiedāvā vienkāršu makro ierakstītāju, kas tvertu lietotāja darbības un fonā automātiski ģenerētu mums nepieciešamo VBA kodu. Tāpēc, ja vēlamies programmai Outlook pievienot savu pielāgoto funkcionalitāti, mums būs jāiemācās rakstīt vienkāršas VBA programmas un iekļaut tās savā Outlook sesijā.

Piezīme. Ja vēlaties uzzināt, kā patiesībā darbojas Office makro ierakstītājs, es ieteiktu izpētīt MS Word makro un Excel VBA makro apmācības .

VBA makro rakstīšana programmā Outlook

1. Vispirms atveriet Microsoft Outlook.
2. Tagad dodieties uz priekšu un nospiediet taustiņu Alt + F11 .
3. Tiks atvērta VBA izstrādātāju integrētā izstrādes vide (IDE).
4. Izvērsiet projekta koku līdz mezglam ThisOutlookSession .
5. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ThisOutlookSession un pēc tam nospiediet Ievietot .
6. Tagad jums būs jāievieto Visual Basic modulis. Lai to paveiktu, dodieties uz priekšu un atlasiet Modulis .
7. Ielīmējiet savu VBA kodu moduļa logā.
8. Noklikšķiniet uz Fails, pēc tam atlasiet Saglabāt .
9. Turpiniet un aizveriet izstrādātāja vidi. Tādējādi jūs atgriezīsities Outlook lietotāja saskarnē.

Piezīme. Izlasiet dažus vienkāršus koda piemērus, lai sāktu darbu ar VBA. Nekad nekopējiet VBA kodu no nezināmiem resursiem.

Kā programmā Outlook iestatīt izstrādātāja cilni?

Ja jūs bieži izstrādājat Outlook makro, iespējams, vēlēsities iestatīt Office izstrādes vidi. Izklausās jauki, vai ne? Patiesībā tā ir diezgan vienkārša procedūra. Sīkāku informāciju lasiet tālāk:

1. Atveriet programmu Outlook , ar peles labo pogu noklikšķiniet uz augšējā lentes apgabala un atlasiet Pielāgot lenti .

1. Pārbaudiet ierakstu Izstrādātājs un noklikšķiniet uz Labi .

1. Tagad lentē atradīsit izvēlni Izstrādātājs.

Noderīgi Outlook VBA piemēri

Izveidojiet e-pasta ziņojumu

Šis vienkāršais fragments programmatiski izveido jaunu e-pasta ziņojumu.

Skripts sākas, izveidojot Outlook pasta vienumu, pēc tam iestata laukus uz, tēmu, pamattekstu un CC. Visbeidzot tas parāda ziņojumu programmā Outlook, lai jūs varētu to pārskatīt un nosūtīt manuāli.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Papildu piezīme. Varat izmantot iepriekš definētas Outlook veidnes, definējot jaunus e-pasta ziņojumus ar VBA. Lai to izdarītu, jums būs jāizmanto metode CreateItemFromTemplate un jānorāda Outlook veidnes faila atrašanās vieta (*. bieži ).

Programmatiski sūtīt e-pastu

Ja vēlaties, lai programma Outlook automātiski nosūtītu tikko izveidoto e-pastu, iepriekš ievietotajam kodam varat pievienot šādu rindiņu. Ielīmējiet šo rindiņu pirms iepriekšējā fragmenta priekšraksta End Sub .

MyEmail.Send

Pievienojiet failu e-pastam

Daudzos gadījumos jūs vēlaties automatizēt e-pasta sūtīšanu ar tam pievienotu failu. Tas varētu būt Word dokuments, Excel izklājlapa, Powerpoint prezentācija, PDF dokumenti utt. Ja vēlaties programmatiski nosūtīt e-pasta ziņojumu ar pielikumiem, izmantojiet šo kodu:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Piezīmes:

• Lūdzu, pārbaudiet, vai fragmentā esat iestatījis pareizo ceļu un pielikuma faila nosaukumu.
• Šajā piemērā esmu iestatījis vairākus e-pasta adresātus , lūdzu, pielāgojiet pēc vajadzības.

Izveidojiet uzdevumu, izmantojot VBA

Šis fragments izveido Outlook uzdevumu, piešķir to citai personai un iestata uzdevuma tēmu un pamattekstu.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Saglabāt kā HTML

Daži lasītāji jautāja, kā automatizēt e-pasta saglabāšanu HTML formātā. Zemāk esošais kods tieši to panāk.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Piezīme.: Nodrošiniet, lai šis kods tiktu palaists tikai tajos e-pastos, kas ir atvērti programmā Outlook (nevis skatā Iesūtne/Explorer).

Jautājumi par Outlook makro

Kur programmā Outlook tiek glabāti makro?

Iespējams, jūs klejojat, kur tieši tiek glabāts jūsu izmantotais makro. Nu, atšķirībā no, piemēram, programmā Excel, kas ļauj saglabāt makro personīgā.xlb failā vai īpašās izklājlapās; visi Microsoft Outlook makro tiek saglabāti vienā globālā failā jūsu failu sistēmā. Konkrēti, failam, kurā tiek glabāti visi jūsu makro, ir VBAProject.otm nosaukums. Failu var atrast šeit: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Saīsnes poga Outlook makro

Nākamais solis ir ievietot nelielu īsinājumtaustiņu pogu, kas ļaus mums viegli palaist makro. Vienkāršības labad mēs ievietosim šo pogu ātrās piekļuves rīkjoslā.

1. Atveriet programmu Microsoft Outlook, ja tā vēl nav atvērta.
2. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz augšējās Outlook lentes un atlasiet Pielāgot ātrās piekļuves rīkjoslu .

       Piezīme. Varat izmantot līdzīgu procedūru, lai ievietotu ikonu pašā lentē, nevis ātrās piekļuves rīkjoslā.

1. Noklikšķiniet uz kombinētā lodziņa “ Izvēlēties komandas no ” un atlasiet Makro .

1. Atlasiet tikko izveidoto makro un noklikšķiniet uz Pievienot .

1. Nospiediet Modificēt , lai definētu pielāgotu ikonas attēlu savai ātrās piekļuves rīkjoslas pogai.

1. Kad esat pabeidzis, nospiediet OK.

Kā iespējot makro programmā Outlook?

Šī darbība nav obligāta, un tā ir jāveic tikai tad, ja, palaižot jaunizveidoto makro, tiek parādīts kļūdas ziņojums.

1. Nākamais ir ļaut programmai Outlook palaist mūsu VBA makro. Pēc noklusējuma Microsoft Office atspējo makro un neatļauj tos; tāpēc mums būs jādefinē atbilstošā makro drošība, lai jūsu pielāgotais Outlook makro varētu darboties.
2. Programmā Outlook 2016 lentē noklikšķiniet uz Izstrādātājs un atlasiet Makro drošība .

1. Atlasiet savus makro drošības iestatījumus.
   1. Programmā Outlook 2016: atlasiet Paziņojumi tikai ciparparakstiem makro, visi pārējie atspējoti vai Paziņojumi visiem makro .
   2. Programmā Outlook 2019: atlasiet Atspējot visus makro ar paziņojumu . Tiks publicēts brīdinājuma ziņojums, kas pieprasa lietotāja apstiprinājumu pirms makro palaišanas.
2. Pēc makro drošības iestatījumu iestatīšanas nospiediet OK .

Piezīme.: Jūsu pašreizējie drošības iestatījumi var neļaut makro darboties programmā Outlook. Tālāk ir sniegta apmācība par to, kā rīkoties, ja makro ir atspējoti jūsu Outlook makro projektā .

Kā lietot Outlook makro?

Pēdējais, bet noteikti ne mazāk svarīgais, tagad ir pienācis laiks palaist jaunizveidoto makro.

1. Pārejiet uz ātrās piekļuves rīkjoslu (ekrāna augšējā kreisajā pusē — nedaudz virs izvēlnes HOME).
2. Noklikšķiniet uz ikonas, kuru esat piešķīris savam makro.
3. Voi'la, jūs tikko pabeidzāt un palaidāt savu (pirmo) Outlook VBA makro!

Papildu Outlook makro idejas

Vairāki mūsu lasītāji jautāja, vai mēs varētu norādīt papildu idejas Outlook automatizācijai. Šeit ir daži, lai sāktu.

1. Automātiski saglabājiet ienākošo ziņojumu pielikumus noteiktā mapē.
2. Lasiet tikšanās ierakstu sarakstu no CSV faila un automātiski izveidojiet tikšanās vienā vai vairākos kalendāros.
3. Automātiska uzdevumu/sanāksmju/kontaktu izveide no ienākošajiem e-pastiem.
4. Vizualizējiet dalībnieku atbildes statusu uz periodisku sapulču kopu.
5. Sūtiet Outlook e-pastus no Excel, Word vai Access.
6. Lejupielādējiet datorā visus pielikumus no noteiktas Outlook mapes. Ja jūsu Outlook konta vieta ir ierobežota, varat izmantot šo makro, lai savā diskā īpaši lejupielādētu tikai lielus pielikumus (piemēram, virs 5 Mb), nevis pārvaldītu tos programmā Outlook.
7. Eksportējiet Outlook kontaktpersonas tieši Access datu bāzē. Ņemiet vērā, ka produktā ir pieejama iespēja eksportēt kontaktpersonas uz CSV.
8. Automātiski atjauniniet sapulču informāciju atsevišķām vai periodiskām tikšanās reizēm.

Nākamie soļi

• Vai nepieciešama īpaša VBA palīdzība? Sazinieties ar mums, lai saņemtu pielāgotu piedāvājumu .