Kā nosūtīt periodiskus automātiskās atbildes ziņojumus programmā Outlook 2019 / 365/ 2016, kad esat ārpus biroja?

Pēdējo reizi atjaunināts: 2019. gada oktobrī

Piemērojamība: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows un macOS.

Šeit ir jautājums, ko saņēmām no Dorotijas:

Sveiki! Es strādāju par ceļojumu aģentu, un mana pieejamība maniem klientiem ir ļoti svarīga. Ik pa laikam es esmu prom no biroja atvaļinājumu dēļ, un es vēlos nodrošināt, ka mani klienti to apzinās un lietas neizkrīt. Agrāk es strādāju uzņēmumā un atceros, ka tur bija kāds triks, lai iestatītu automātisko atbildētāju ārpus biroja. Tagad es strādāju no mājām un lietoju vietni Outlook.com un Gmail programmā Microsoft Outlook 2019. Vai ir kāds veids, kā iestatīt ārpusbiroja noteikumu, lai informētu citus, ka esmu prom?

Paldies par labo jautājumu un vēlam veiksmi jaunajā biznesā.

Izmantojot noteikumus, varat viegli definēt automātiskās atbildes tekstus, kad esat ārpus biroja. Šajā apmācībā mēs paskaidrosim, kā to izdarīt operētājsistēmā Windows un pēc tam operētājsistēmā macOS. Lasītāji var to izmantot praksē, lai programma Outlook automātiski atbildētu gadījumā, ja viņi ir prom atvaļinājuma vai cita atvaļinājuma dēļ.

Lai nodrošinātu pilnīgumu, esam pievienojuši īsu sadaļu par to, kā izmantot programmu Outlook on Exchange, lai nosūtītu OOTO atbildes.

Automātisko atbilžu iestatīšana operētājsistēmā Windows

Izmantojot noteikumus

Ja programmā Outlook izmantojat Gmail vai Hotmail/Outlook.com, automātiskā atbildētāja iestatīšanai būs jāizmanto noteikumi.

Lūdzu, rīkojieties šādi:

• Atveriet programmu Outlook.
• Vispirms definējiet Outlook ziņojuma veidni, kas tiks nosūtīta prombūtnes laikā. Šajā ziņojumā ir visa informācija, kas nepieciešama, lai iestatītu veidni.
• Pēc tam cilnē E-pasts nospiediet pogu Noteikumi.
• Atlasiet Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus.
• Tiks atvērts noteikumu vednis.
• Nospiediet pogu Jauns noteikums…
• Pēc tam atlasiet Lietot noteikumus saņemtajiem e-pastiem .

• Noklikšķiniet uz Tālāk.
• Norādiet, vai vēlaties, lai šī ārpusbiroja kārtula tiktu piemērota konkrētiem e-pasta ziņojumiem.
• Noklikšķiniet uz Tālāk, ja vēlaties, lai kārtula tiktu piemērota visiem ienākošajiem ziņojumiem.
• Tagad pārbaudiet Atbildēt, izmantojot īpašu veidnes noteikumu.
• Apakšējā rūtī noklikšķiniet uz konkrētās veidnes saites.

• Pārlūkojiet savā datorā e-pasta veidni, ko definējāt šīs apmācības pirmajā darbībā.
• Piezīme. Veidnes tiek saglabātas kā bieži faili.

• Kad esat atradis savu veidni, iezīmējiet to un nospiediet Atvērt.
• Noklikšķiniet uz Tālāk.
• Ja nepieciešams, definējiet visus sava noteikuma izņēmumus.
• Noklikšķiniet uz Tālāk.
• Norādiet kārtulai jēgpilnu nosaukumu, kā parādīts tālāk

• Kad esat pabeidzis, nospiediet Pabeigt.

Noteikumu deaktivizēšana

Piezīme. Lūdzu, atcerieties, ka jums būs jādeaktivizē noteikumi, kad atgriezīsities no atvaļinājuma vai atvaļinājuma. pretējā gadījumā jūsu automātiskie e-pasta ziņojumi tiks turpināti.

Ja vēlaties atspējot atbildes, rīkojieties šādi:

• Atveriet programmu Outlook
• Noklikšķiniet uz Noteikumi
• Noklikšķiniet uz Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus
• Noņemiet atzīmi no visiem noteikumiem, kurus vēlaties deaktivizēt.

• Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Lietot.

Izmantojot Exchange

Ja jūsu uzņēmums izmanto Exchange serveri, konfigurācijas process ir ļoti vienkāršs:

• Atveriet programmu Outlook.
• Noklikšķiniet uz Fails.
• Tagad nospiediet pogu Automātiskās atbildes (ņemiet vērā, ka, lai tās iestatītu, ir jābūt savienotam ar Exchange).
• Tagad definējiet savu automātisko atbildi sūtītājiem ārpus jūsu organizācijas.
• Kad esat pabeidzis, nospiediet OK.

Ārpus biroja atbildes MAC

Ja izmantojat macOS, process ir diezgan vienkāršs, šeit ir norādītas darbības:

1. Atveriet programmu Outlook darbam ar macOS
2. Augšējā joslā dodieties uz Rīki un desmit izvēlieties Noteikumi.
3. Tiks atvērts dialoglodziņš Noteikumi.
4. Ja izmantojat Gmail vai Outlook.com/Hotmail, kreisajā pusē iezīmējiet IMAP .
5. Dialoga apakšā nospiediet zīmi +.
6. Definējiet kārtulas nosaukumu:

1. Sadaļā Veiciet tālāk norādītās darbības atlasiet Atbildēt un pēc tam nospiediet pogu Atbildēt tekstu… .
2. Tagad turpiniet un definējiet atbildes tekstu ārpus biroja, kā parādīts tālāk

1. Kad esat pabeidzis, nospiediet OK .
2. Atzīmējiet izvēles rūtiņas “ Nelietot ” un “ Iespējots ” un noklikšķiniet uz Labi . Kad esat atgriezies no atvaļinājuma, neaizmirstiet noņemt atzīmi no pogas Iespējots, lai deaktivizētu kārtulu.
3. Noteikumu dialoglodziņš izskatīsies šādi. Outlook automātiski atbildēs uz katru ienākošo e-pastu.

Vairāk lasītāju jautājumu

Vairākas automātiskās atbildes vienai pastkastei

Mums tika jautāts, vai varat iestatīt dažādus automātiskos atbildētājus atkarībā no ziņojuma sūtītāja. Tas ir iespējams, jo programma Outlook Rules Wizrd ļauj iestatīt e-pasta ziņojumus pēc vairākiem parametriem:

• no cilvēkiem,
• neatkarīgi no tā, vai esat TO vai CC,
• vai jūs esat vienīgais saņēmējs
• Neatkarīgi no tā, vai priekšmetā vai pamattekstā tiek parādīti konkrēti vārdi
• Pēc e-pasta svarīguma

Lai izmantotu vairākas atbildes, viss, kas jums jādara, ir jāizveido dažādi noteikumi un pēc tam katram jāpiešķir dažādas Outlook atbilžu veidnes.

Kā es varu zināt, vai manas automātiskās atbildes ir nosūtītas?

Labs jautājums. Jūsu atbildes tiks rādītas kā ieraksti Outlook nosūtīto vienumu mapē

Vai tas darbojas, kad mans dators ir izslēgts?

Šis ir ļoti svarīgs jautājums — atbilde ir tāda, ka kārtulas, kuras definējat programmā Outlook, ir paredzētas tikai klientam, kas nozīmē, ka tās darbosies tikai tad, kad darbojas programma Outlook. Tas tā nav, ja programmā Outlook on Exchange izmantojat automātiskās atbildes.

Vai tā vietā varu iestatīt automātisko pārsūtīšanu?

PTO/atvaļinājuma/brīvdienās vai ceļojuma laikā varat izvēlēties automātiski pārsūtīt savus e-pasta ziņojumus citiem cilvēkiem, lai viņi varētu atbildēt. Varat izmantot kārtulu vedni, lai definētu konkrētu kārtulu .

Vai es varu pievienot attēlu savam automātiskās atbildes ziņojumam?

Operētājsistēmā Windows savām atbildēm varat pievienot bagātināta teksta informāciju, piemēram, saites, attēlus un pat animētus gifus. Varat arī pievienot savu parakstu visiem izejošajiem e-pastiem.

Ja jums rodas papildu jautājumi, lūdzu, sazinieties ar mums. Cerams, ka palīdz!