Kā ieplānot un nosūtīt Outlook 2019/365 periodisko sapulču, pasākumu un tikšanās pieprasījumus?

No Donnas saņēmām šādu jautājumu:

Sveiki! tikko esmu iecelts par projektu vadītāju manā uzņēmumā, tāpēc es tagad dzīvoju programmā Outlook :-)… Viena no pirmajām lietām, kas man būs jādara, ir izveidot notiekošo sanāksmju sēriju ar daudzām projekta ieinteresētajām personām. Tās varētu būt vai nu viena pret vienu, grupas sanāksmes. Labprāt saņemtu īsinājumtaustiņus par to, kā sākt šo atkārtojumu plānošanu. Palīdzība tiek novērtēta jau iepriekš. Paldies!

Paldies par jautājumu un veiksmi jaunajā darbā.

Periodisku tikšanos pārvaldīšana programmā Outlook varētu būt biedējošs uzdevums. Mēģināsim to izjaukt, izmantojot dažas paraugprakses, lai lietas virzītos uz priekšu.

Iestatiet savu projekta kalendāru

Mans pirmais ieteikums būtu izveidot savam projektam īpašu kalendāru, lai visas ar projektu saistītās sanāksmes varētu organizēt vienuviet. Šeit ir pamācība par jaunu kalendāru pievienošanu programmai Outlook gan Windows, gan MAC.

Ieplānojiet atkārtotas tikšanās sērijas

Pēc kalendāra iestatīšanas varat sākt plānot savu sanāksmju sēriju.

Windows lietotāji

• Piesakieties programmā Outlook un atveriet savu kalendāru.
• Cilnē Sākums noklikšķiniet uz darba nedēļas skata, tas nodrošinās detalizētāku un vieglāk lietojamu kalendāra skatu.
• Tagad izvēlieties tikšanās dienu un laiku.
• Ar peles labo pogu noklikšķiniet un nospiediet Jauna periodiska sapulce (vai tikšanās).
• Ja nepieciešams, pielāgojiet tikšanās datumu un laiku.
• Definējiet sanāksmes atkārtošanos (katru dienu/nedēļu un tā tālāk).
• Definējiet atkārtošanās diapazonu.

• Kad tas ir izdarīts, nospiediet OK .
• Pēc tam nospiediet pogu Kam , lai atlasītu adresātu e-pasta adreses no kontaktpersonu saraksta vai arī ievadiet to adreses manuāli.
• Definējiet sapulces aprakstošu tēmu .
• Izmantojiet sapulces atzīmju sadaļu lentes labajā pusē, lai definētu sapulces svarīgumu un jutīgumu

• Pēc tam definējiet sapulces vietu un savu kontaktinformāciju. Tā varētu būt sanāksmju telpa vai arī jūs izmantojat Skype, Zoom for Outlook vai citus tiešsaistes saziņas līdzekļus.
• Visbeidzot, sapulces uzaicinājuma pamattekstā izvērsiet sapulču sērijas mērķus, KPI un tā tālāk. Atcerieties definēt skaidru sanāksmes programmu, kā arī skaidrus un izmērāmus mērķus.
• Kad esat pabeidzis, nospiediet pogu Sūtīt .

Mac lietotāji

Process MAC lietotājiem ir nedaudz atšķirīgs un līdzinās vecākās Office versijās izmantotajam:

• Atveriet programmu Outlook 365/2019 operētājsistēmai MAC.
• Kalendāra skatā virziet kursoru uz vajadzīgo sapulces/tikšanās datumu un laiku.
• Tiks atvērts dialoglodziņš Organizator Meeting .
• Nospiediet pogu Kam, lai definētu sapulces dalībniekus.

• Pēc tam definējiet tēmu, vietu un sapulces ilgumu.

• Augšējā izvēlnē nospiediet pogu Atkārtošanās .
• Tiks parādīts šāds dialoglodziņš:

• Ja nepieciešams, definējiet sapulces/tikšanās iestatījumus.
• Kad tas ir izdarīts, nospiediet OK.
• Sapulces uzaicinājuma struktūrā sniedziet vairāk informācijas, ja nepieciešams.
• Kad esat pabeidzis, nospiediet pogu Sūtīt .

Iestatīt pieprasījumus sapulču/tikšanās/pasākumu sērijām, dublējot

Varat izveidot sapulču vai notikumu sēriju, dublējot iepriekšējo sēriju un pielāgojot sapulces tēmas, dalībniekus un vietu. Šeit ir apmācība , kas palīdzēs jums to sasniegt.

Jautājumi? Jūtieties brīvi izmantot tālāk sniegtos komentārus, lai mūs informētu.

Veiksmi!