Πώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email στο Microsoft Outlook.com 365;

Συχνά, συχνά βρισκόμαστε να στέλνουμε email που μοιάζουν πολύ. Για παράδειγμα, όταν προσκαλείτε άτομα σε συνέντευξη ή επικοινωνείτε με έναν προμηθευτή για μια προσφορά. Είναι χρονοβόρο να γράφετε πάντα κάθε email από την αρχή, ειδικά αν συνθέτετε δεκάδες ή εκατοντάδες email κάθε εβδομάδα. Ευτυχώς, το Outlook διαθέτει μια δυνατότητα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε πρότυπα email που μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε για να εξοικονομήσετε χρόνο στη σύνταξη παρόμοιου είδους email.

Αν θέλετε να μάθετε πώς να δημιουργείτε πρότυπα email στο Outlook, αυτός ο οδηγός είναι για εσάς. Θα σας καθοδηγήσω στη διαδικασία βήμα προς βήμα για τη δημιουργία διαφορετικών προτύπων email στο Outlook.com. Με μικρές αλλαγές, η παρακάτω διαδικασία θα λειτουργήσει στις εκδόσεις επιτραπέζιου υπολογιστή του Microsoft Outlook 2016, 2019 και 2021/365.

Δημιουργήστε και χρησιμοποιήστε πρότυπα στο Outlook.com

Ορίστε:

• Βήμα #1:  Ανοίξτε το Outlook.com και κατευθυνθείτε στα εισερχόμενά σας
• Βήμα #2:  Ξεκινήστε τη δημιουργία του προτύπου. Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο, ανοίξτε τα "Νέα μηνύματα" - αυτή η επιλογή βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής σας. Κάντε κλικ στις τρεις τελείες όπως υποδεικνύεται στην παραπάνω εικόνα και επιλέξτε την Επιλογή "Τα πρότυπά μου". 
• Βήμα #3: Λεπτομέρειες προτύπων.  Στην ενότητα "Τα πρότυπά μου", κάντε κλικ στην επιλογή  "+Πρότυπο ". Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο με την επιλογή προσθήκης του τίτλου του προτύπου και του σώματος. Αυτό που χρησιμοποιείτε ως σώμα και τίτλο στο πρότυπο εξαρτάται από το είδος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σκοπεύετε να συντάξετε χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο. Η ιδέα είναι να προσθέσετε όλα τα κείμενα που πιθανότατα θα είναι παρόμοια σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε να εξοικονομήσετε χρόνο που διαφορετικά θα είχατε σπαταλήσει όταν ξαναγράφετε τέτοια κείμενα. 
• Βήμα #4:  Χρήση του προτύπου σας.  Αφού δημιουργήσετε τα πρότυπά σας, μπορείτε πάντα να επιλέξετε το πιο κατάλληλο πρότυπο με βάση το email που δημιουργείτε. Για να εφαρμόσετε το πρότυπο, απλά πρέπει να κάνετε κλικ στις τρεις τελείες όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα και να επιλέξετε το πρότυπο που επιθυμείτε. Τα καλά νέα είναι ότι το Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργείτε όσο το δυνατόν περισσότερα πρότυπα, επομένως επωφεληθείτε από αυτό. 

Σημαντική σημείωση: Τα πρότυπα αποθηκεύονται στον λογαριασμό σας στο Outlook.com , επομένως θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά μόνο όταν είστε συνδεδεμένοι στον ίδιο λογαριασμό σε όλες τις συσκευές σας. Μόλις συνδεθείτε με διαφορετικό email, δεν θα έχετε πλέον πρόσβαση σε αυτά τα πρότυπα.