Шаблони за Outlook: Създайте шаблони за имейли и срещи в Office 365, 2019 и 2016 за PC и MAC

Последна актуализация: октомври 2019 г.

Ето един въпрос, който току-що получихме за читател:

Здравейте, аз съм туристически агент и бих искал да дефинирам персонализиран шаблон за имейл, за да отговарям на имейли, които моят клиент ми изпраща. Също така бих искал да ускоря процеса на планиране на срещи и да имам шаблон, който мога да използвам за бързо създаване на срещи и срещи. Ако помага, използвам Outlook 365. Благодаря предварително за всяка помощ, която можете да предложите.

Благодаря за въпроса ви. Ето ни ;-):

Шаблони за имейли в Outlook

Настройката на предварително дефинирани имейл съобщения е доста проста. Всичко, което трябва да направите, е да въведете и форматирате имейл съобщение и след това да го запишете като шаблон за бъдеща употреба.

Забележка: за простота в тази публикация ще използвам прости примери за съобщения и шаблони за срещи, но може да искате да разгледате дефинирането на по-сложни формуляри за попълване от потребители за Outlook .

Следвайте тези стъпки, за да създадете шаблони за имейл на Outlook :

1. Отворете Outlook.
2. Натиснете Нов имейл.
3. Въведете темата на вашия имейл.
4. Въведете текста на имейла си. Ето един прост пример:

1. Поставете своя подпис (ако е необходимо).
2. Сега ще трябва да запазите имейла си като файл с шаблон на Outlook (с разширение oft) за по-нататъшна повторна употреба.
3. Продължете и натиснете File.
4. Сега натиснете Save As и посочете име на файла; в нашия прост пример ще бъде: „Одобрено приложение за говорене“.
5. Запазете имейла като шаблон, не забравяйте да зададете типа на файла на .oft, както е показано по-долу.

1. Натиснете Запазване.
2. Затворете съобщението.
3. Ако бъдете подканени, натиснете Запазване на всички промени.

Изпращане на имейл въз основа на шаблон

Повторното използване на съществуващите ви шаблони също е доста просто:

1. Отворете Outlook.
2. Натиснете Нови елементи.
3. Сега изберете Още елементи.
4. Изберете Избор на формуляр.
5. Сега ще трябва да изберете местоположението, в което ще се съхранява шаблонът, който току-що създадохте в предишната стъпка. Изберете потребителските шаблони в местоположението на файловата система и изберете записа „„Одобрено приложение за говорене“, както е показано по-долу

1. Натиснете Отвори.
2. Определете вашите имейл получатели в полетата До и CC; дефинирайте черно копие (BCC), ако е необходимо.
3. Изпратете имейла си.

Шаблони за покани за срещи в Outlook

По същия начин можете да използвате повторно предварително дефинирани формати за вашата среща и срещи.

Просто продължете и дефинирайте своя шаблон за среща и го запазете като .otf файл; след това изпратете заявката си до присъстващите на срещата.

Редактиране на вашите шаблони за съобщения и срещи

От време на време може да се наложи да променяте своя формуляр/шаблон в Outlook.

За да направите това, постъпете по следния начин:

1. Отворете файла си с формуляр, както е показано по-горе в секцията Повторно използване на шаблони.
2. Направете необходимите промени.
3. Натиснете Файл, след това Запиши като и след това запазете файла си с друго име.

Къде се записват шаблоните?

Няколко читатели ни попитаха в кой път към файла Outlook обикновено съхранява всички персонализирани шаблони.

По подразбиране местоположението е под вашия потребителски акаунт. В Windows 10 /8 или 7 това би било: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Очевидно можете да съхранявате вашите файлове на различни места във вашата операционна система Windows PC.

Съвет: Ако не сте сигурни за точното местоположение, можете да стартирате търсене в Windows за .oft файлове.

Шаблони за имейли за macOS

Дефиниране на вашия персонализиран формат

Ако използвате Outlook за macOS и искате да дефинирате свои собствени персонализирани формати на шаблони, продължете както следва:

1. Отворете Outlook
2. Натиснете Нова поща
3. Напишете своя имейл текст.
4. От горната лента натиснете Запиши като шаблон...
5. След това изберете папката с шаблони и натиснете Save.

Изпращайте базирани на шаблони съобщения на macOS

След като запазите своя персонализиран имейл, можете да го използвате отново, за да ускорите работата си. Моля, следвайте тези инструкции:

1. Отворете Outlook.
2. От горната лента натиснете File
3. Натиснете New и изберете New From Template
4. Вашата папка с шаблони ще се отвори, имайте предвид, че за разлика от Windows, macOS съхранява вашите шаблони като .emltpl файлове.
5. Изберете своя шаблон за имейл и натиснете OK .
6. Попълнете вашите имейл получатели, както е необходимо.
7. Не на последно място, но определено не на последно място, изпратете съобщението си.

Забележка: Outlook в macOS не поддържа шаблони за срещи и срещи