Формуляри на Outlook: Как да създадете попълваеми формуляри в Microsoft Office 2016 / 2019?

Забележка: Съдържанието на тази публикация е приложимо за Office 2019,2016, 2013, 2010; настолни и Office 365 версии; Windows 10, 8 и 7;

Публикацията е актуализирана на: май 2020 г

Ето един въпрос от Дийн:

Работя в търговията на дребно. Използвам Outlook, за да управлявам информацията си за контакт. Много харесвам Outlook като мой мениджър на контакти, но очевидно трябва да мога да подобря основните възможности на формуляра за контакт. Моето изискване е да мога да добавя няколко полета, които ще ми позволят да съхранявам връзки към профилите в социалните медии на всеки от моите контакти. Накратко, предполагам, че тук имам няколко въпроса: Първо, как да направя бутоните за елементи от менюто, които ще ми позволят да взаимодействам с формуляри на Outlook и второ: как всъщност да продължа и да създам или модифицирам моя формуляр за контакт. Всички намеци са супер оценени. Благодаря!

В тази публикация ще ви научим как можете лесно да създавате потребителски формуляри за попълване в Microsoft Outlook. Ще персонализираме формуляра за контакт като пример, но процесът е напълно приложим за имейли, задачи, заявки за задачи, покани за срещи, записи в дневника и така нататък.

ОК.. да започваме.

Работата с формуляри в Outlook не е особено трудна. Outlook доставя няколко предварително дефинирани шаблона и основната идея е да персонализирате тези шаблони според вашите нужди.

Създайте персонализирани формуляри на Outlook

Ето процеса за вмъкване и редактиране на потребителски формуляри на Outlook:

1. Настройте своя раздел за програмисти в Outlook .
2. Отворете съществуващ формуляр на Outlook .
3. Променете формуляра, за да включите вашите персонализирани полета, ако е необходимо.
4. Запазете своя потребителски формуляр .
5. Тествайте старателно работата си.
6. Споделете с други потребители на Outlook на вашето работно място или група, за да могат да използват полезния формуляр, който току-що създадохте :-).

Outlook Forms: Подробен пример

Microsoft Outlook доставя хубава колекция от формуляри, свързани с основните обекти на Outlook, които можете да изберете и да започнете процеса на разработка на формуляри. Това е много полезно, защото не искаме да изобретяваме колелото. В този урок просто ще продължим и ще разширим вече съществуващия формуляр за контакти, съхранен във вашата стандартна библиотека с формуляри.

По-конкретно, ние ще се съсредоточим конкретно върху вас как да персонализирате формуляра за контакти. За удобство ще приемем, че ще искате да управлявате следната информация в социалните медии за вашите хора за контакт:

• LinkedIn профил
• профил в Twitter
• Фейсбук профил
• Facebook група

Ето как ще изглежда нашата персонализирана потребителска форма на Outlook:

Стъпка 0: Настройване на раздела за програмисти

Както беше отбелязано от читателя по-горе, преди да започнем с нашите персонализирани формуляри на Outlook , трябва да активираме така наречения раздел Developer. Това ще ни позволи да получим достъп до възможностите на Outlook, от които се нуждаем, за да разработим собствени формуляри.

Ето как да го направите:

1. Първо, продължете и отворете Microsoft Outlook .
2. Сега щракнете с десния бутон върху лентата и изберете Персонализиране на лентата .

1. Щракнете върху квадратчето за отметка за разработчик и изберете OK .

1. Сега ще забележите новодобавения раздел за програмисти във вашата лента.

Стъпка 1: Отворете съществуващия си формуляр

1. На вашата лента на Outlook продължете и натиснете менюто за програмисти .
2. Сега продължете и натиснете Проектиране на формуляр .
3. В полето Look In се уверете, че е избрана библиотека Standard Forms .
4. Изберете формата за контакт .
5. Натиснете Отвори.
6. Сега ще продължим и ще променим съществуващата форма за контакт.
7. Ще забележите, че нашият формуляр е отворен в Design View.
8. В следващата стъпка ще добавим няколко нови персонализирани полета, за да съхраняваме информацията ни за контакт в социалните медии.

Стъпка 2: Добавете персонализирани полета на формуляра

В тази стъпка ще продължим и ще създадем персонализирани полета на формуляр (колони0 за информацията за социалните медии.

• Във вашата група Инструменти за лента натиснете бутона Избор на поле.
• Този диалогов прозорец ще се отвори. В долната част на диалоговия прозорец Избор на поле натиснете Нов.

• Създайте първата си нова колона, наречете я LinkedIn, изберете Тип = Текст и Формат = Текст, както е показано по-долу.

• Сега повторете процеса по-горе за следващите 3 полета: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Ще забележите новите си полета в секцията Потребителски дефинирани полета в папката, както е показано по-долу:

Стъпка 3: Добавете персонализирана страница с формуляр

В тази стъпка ще добавим персонализирана страница към формуляра за контакт. На тази страница ще съхраняваме полетата на профила в социалните медии.

1. Сега продължете и натиснете раздела (P.2) до Общите, както е показано по-долу.

1. Сега от лентата натиснете бутона Страница и изберете Преименуване на страница.

1. Въведете социални медии в полето Име на страницата и натиснете OK.
2. Сега плъзнете четирите полета от Field Choose към вашата страница в социалните медии и ги позиционирайте, както е показано по-долу:

1. Забележка: За да подравните вашите персонализирани полета, просто ги изберете (уверете се, че сте натиснали бутона CTRL, докато ги избирате всички), след това щракнете с десния бутон и натиснете Подравняване, след което изберете посоката на подравняване.
2. Като част от развитието на формуляра трябва периодично да проверявате работата си. Най-добрият начин да направите това е като натиснете бутона Изпълни този формуляр. Това ще ви покаже как ще изглежда вашата работа за потребителя.

Стъпка 4: Запазете формата си в Outlook

Както видяхте преди, вашият модифициран формуляр за контакт все още е в режим на проектиране. Ако искате да започнете да го използвате, трябва да го публикувате във вашата библиотека с формуляри. Според вашите разрешения може да сте в състояние да го направите достъпен за собствена употреба или да позволите на друг колега във вашата организация също да го използва.

1. От лентата си натиснете бутона Публикуване.
2. Изберете Публикуване на формуляр като...
3. Под Показвано име въведете ContactFormSocial
4. Натиснете Публикуване.

Забележка за напреднали потребители: Вашият формуляр ще бъде записан като .oft файл в директорията AppData на вашата домашна директория:: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Стъпка 5: Изпробвайте новия си формуляр

Почти стигнахме. Сега е време да продължим и да опитаме работата си.

1. Отворете раздела си Контакти в Outlook.
2. Натиснете Нови елементи.
3. Натиснете Персонализирани формуляри.
4. Изберете своя запис за ContactFormSocial.
5. Натиснете бутона за социални медии в лентата (току-що го добавихте в предишната стъпка ;-))
6. Voila' – готово!

Стъпка 6: Използвайте новата си форма за контакт по подразбиране

Ако сте доволни от резултата от работата си, можете да зададете новия си формуляр като формуляр за контакт по подразбиране в Microsoft Outlook. Направете това само след като сте следвали целия урок, тъй като в противен случай тази стъпка е без значение.

Продължете както следва:

1. Придвижете се до раздела Контакти.
2. Маркирайте папката на библиотеката с контакти (по подразбиране тя се нарича Контакти).
3. Щракнете с десния бутон и изберете Свойства.
4. В раздела Общи изберете името на вашия формуляр (в нашия случай ContactFormSocial) в полето При публикуване в папката.
5. Натиснете OK.

Шаблони за формуляри за срещи в Outlook

Ако търсите по-задълбочен урок, не забравяйте да посетите този подробен пример за дизайн на шаблон за имейл и среща за Outlook (приложим както за Windows, така и за macOSX)

Къде да намеря моите шаблони за Outlook?

Няколко читатели имаха известни проблеми с намирането на местоположението за съхранение на техните персонализирани потребителски формуляри за Outlook.

По подразбиране местоположението е под вашия потребителски акаунт. Следователно в Windows 10 /8 или 7 това вероятно ще бъде: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.