Как да напиша полезни макроси в съобщенията на Outlook 2016 и 2019?

В Microsoft Office използваме Visual Basic за приложения (VBA) за създаване на персонализирани програми, които подобряват основната функционалност на Office и помагат за спестяване на време чрез автоматизиране на повтарящи се задачи. Ние наричаме тези малки VBA програми като макроси .

В този урок искахме да предоставим най-пълния ресурс за разработка на макроси в мрежата за Outlook. Ще се съсредоточим върху изследването на основите на Outlook VBA за начинаещи, ще се научим да пишем макроси и след това ще разгледаме някои по-напреднали полезни идеи за макроси. Въз основа на обратната връзка, която получихме, след като преминете през този урок, трябва да можете да разработвате и стартирате прости VBA макроси за Outlook.

• Първо: Ще научим как да вмъкваме и запазваме прост персонализиран VBA макрос в активна сесия на Outlook.
• След това ще настроим средата за разработка на макроси в нашия компютър.
• Ще преминем през най-основните примери за Outlook VBA. Това ще ви помогне да разберете основите на разработката на макроси и ще ви позволи да пишете прости макроси.
• След това ще продължим и ще дефинираме икона за пряк път за нашия макрос в лентата с инструменти за бърз достъп. Това ще позволи на нас да стартираме макроса с лекота.
• И ще завършим, като активираме макросите на Outlook и обработваме техните настройки за сигурност, за да гарантираме, че кодът действително ще се изпълнява, когато бъдете подканени в нашите компютри.

Мога ли да запиша макрос на Outlook?

За разлика от други приложения на Office, Outlook не предлага прост рекордер на макроси за заснемане на действията на потребителите и автоматично генериране на необходимия VBA код за нас във фонов режим. Следователно, ако искаме да добавим собствена персонализирана функционалност към Outlook, ще трябва да се научим да пишем прости VBA програми и да ги включваме в нашата сесия на Outlook.

Забележка: Ако се интересувате да знаете как всъщност работи записващото устройство за макроси на Office, бих препоръчал да разгледате уроците за макроси на MS Word и Excel VBA .

Писане на VBA макроси в Outlook

1. Първо отворете Microsoft Outlook.
2. Сега продължете и натиснете бутона Alt + F11 .
3. Ще бъде отворена интегрираната среда за разработка на VBA разработчик (IDE).
4. Разширете дървото на проекта до възела ThisOutlookSession .
5. Щракнете с десния бутон върху ThisOutlookSession и след това натиснете Вмъкване .
6. Сега ще вмъкнете модул на Visual Basic. За да постигнете това, продължете напред и изберете Module .
7. Поставете вашия VBA код в прозореца на модула .
8. Натиснете File и след това изберете Save .
9. Продължете и затворете средата за разработчици . Това ще ви върне към вашия потребителски интерфейс на Outlook.

Забележка: Прочетете за някои прости примери за код, за да започнете с VBA. Никога не копирайте VBA код от неизвестни ресурси.

Как да настроите раздела за програмисти в Outlook?

Ако често разработвате макроси на Outlook, може да искате да настроите вашата среда за разработка на Office. Звучи фантастично, нали? Всъщност това е доста проста процедура. Прочетете за подробности:

1. Отворете Outlook , щракнете с десния бутон върху горната област на лентата и изберете Персонализиране на лентата .

1. Проверете записа за разработчик и натиснете OK .

1. Сега ще намерите менюто за програмисти в лентата.

Полезни примери за Outlook VBA

Създайте имейл съобщение

Този прост фрагмент създава нов елемент от имейл съобщение програмно.

Скриптът започва със създаване на пощенски елемент в Outlook, след което задава полетата до, тема, основния текст и CC. Накрая той показва съобщението в Outlook, за да можете да го прегледате и изпратите ръчно.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Забележка за напреднали: Можете да използвате предварително дефинирани шаблони на Outlook, когато дефинирате нови имейли с VBA. За да направите това, ще трябва да използвате метода CreateItemFromTemplate и да посочите местоположението на вашия файл с шаблон на Outlook (*. oft ).

Изпратете имейл програмно

Ако искате Outlook автоматично да изпрати имейла, който току-що създадохте, можете да добавите следния ред към кода, публикуван по-горе. Поставете следния ред преди изявлението End Sub на предишния фрагмент.

MyEmail.Send

Прикачете файл към имейл

В много случаи бихте искали да автоматизирате изпращането на имейл с прикачен файл към него. Това може да бъде документ на Word, електронна таблица на Excel, презентация на Powerpoint, PDF документи и т.н. Ако искате да изпратите имейл с прикачени файлове програмно, използвайте този код:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

бележки:

• Моля, уверете се, че сте задали правилния път и име на прикачения файл във фрагмента.
• В този пример съм задал множество получатели на имейла , любезно коригирайте според нуждите.

Създайте задача с VBA

Следният фрагмент създава задача на Outlook, присвоява я на друго лице и задава темата на задачата и основния текст.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Запазване като HTML

Малко читатели попитаха как да автоматизират записването на имейли в HTML. Кодът по-долу постига точно това.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Забележка: Уверете се, че стартирате този код само на имейли, които са отворени в Outlook (не в изгледа Входяща кутия/Изследовател).

Въпроси, свързани с макроси на Outlook

Къде се съхраняват макросите в Outlook?

Може да се лутате къде точно се съхранява използваният ви макрос. Е, за разлика от Excel например, който ви позволява да съхранявате макроси във файла personal.xlb или в конкретни електронни таблици; всички макроси на Microsoft Outlook се съхраняват в един глобален файл във вашата файлова система. По-конкретно, файлът, съхраняващ всички ваши макроси, се нарича VBAProject.otm. Файлът може да бъде намерен на адрес: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Бутон за пряк път за макроси на Outlook

Следващата ни стъпка е да вмъкнем малък бутон за пряк път, който ще ни позволи лесно да стартираме макроса. За простота ще вмъкнем този бутон в лентата с инструменти за бърз достъп.

1. Отворете Microsoft Outlook, ако все още не е отворен.
2. Щракнете с десния бутон върху горната лента на Outlook и изберете Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп .

       Забележка: Можете да използвате подобна процедура, за да поставите иконата си в самата лента вместо в лентата с инструменти за бърз достъп.

1. Натиснете " Избор на команди от " и изберете Макроси .

1. Изберете макроса, който току-що създадохте, и натиснете Добавяне .

1. Натиснете Промяна , за да дефинирате персонализирана икона за бутона на лентата с инструменти за бърз достъп.

1. Когато сте готови, натиснете OK.

Как да активирам макрос в Outlook?

Тази стъпка не е задължителна и трябва да се следва само ако получите съобщение за грешка при стартиране на новосъздадения макрос.

1. Следващото е да позволим на Outlook да стартира нашия VBA макрос. По подразбиране Microsoft Office деактивира макросите и не ги разрешава; така че ще трябва да дефинираме правилната защита на макросите, за да позволим на вашия персонализиран макрос на Outlook да се изпълнява.
2. В Outlook 2016 щракнете върху Разработчик в лентата и изберете Защита на макроси .

1. Изберете вашите настройки за защита на макроса.
   1. В Outlook 2016: Изберете Известия само за цифрово подписани макроси, всички други деактивирани или Известия за всички макроси .
   2. В Outlook 2019: Изберете Деактивиране на всички макроси с уведомление . Това ще публикува предупредително съобщение, изискващо одобрение от потребителя, преди вашият макрос да се изпълни.
2. След като зададете настройките за сигурност на макроса, натиснете OK .

Забележка: Вашите текущи настройки за сигурност може да попречат на стартирането на макроси в Outlook. Ето урок за това как да продължите, ако макросите са деактивирани във вашия проект за макроси на Outlook .

Как да използвате вашия макрос в Outlook?

Не на последно място, но определено не на последно място, сега е време да стартирате новосъздадения си макрос.

1. Придвижете се до лентата с инструменти за бърз достъп (горната лява страна на екрана – малко над менюто НАЧАЛО).
2. Натиснете иконата, която сте задали на вашия макрос.
3. Voi'la, току-що завършихте и стартирахте своя (първия) макрос на Outlook VBA!

Допълнителни идеи за макроси на Outlook

Няколко от нашите читатели попитаха дали можем да уточним допълнителни идеи за Outlook Automation. Ето няколко, за да започнете.

1. Автоматично запазване на прикачени файлове във входящите съобщения в определена папка.
2. Прочетете списък със записи за срещи от CSV файл и автоматично създавайте срещи в един или повече календари.
3. Автоматично създаване на задача/среща/контакт от входящи имейли.
4. Визуализирайте състоянието на състоянието на отговора на присъстващите на набор от повтарящи се срещи.
5. Изпращайте имейли на Outlook от Excel, Word или Access.
6. Изтеглете всички прикачени файлове от конкретна папка на Outlook на вашия компютър. Ако пространството на вашия акаунт в Outlook е ограничено, можете да използвате този макрос, за да изтегляте специално само големи прикачени файлове (над 5Mb например) на вашия диск, вместо да ги управлявате в Outlook.
7. Експортирайте контактите на Outlook директно в база данни на Access. Имайте предвид, че Експортиране на контакти в CSV е налично в продукта.
8. Автоматично актуализирайте информацията за срещи за индивидуални или повтарящи се срещи.

Следващи стъпки

• Нуждаете се от конкретна VBA помощ? Чувствайте се свободни да се свържете с нас за персонализирано предложение .