Как да напиша полезни макроси в съобщенията на Outlook 2016 и 2019?
Нов сте в VBA макроси за автоматизация на Outlook? Научете как да вмъкнете VBA код в Outlook 365 / 2016 / 2019.
Спрете и премахнете дублиращи се имейл съобщения в Outlook 2016 и 2019
Отнася се за: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 и macOS (с малки корекции).
Имали ли сте някога куп излишни дублирани имейли, лица за контакт и записи в календара в Outlook и сте искали бързо да почистите тези досадни дубликати, за да можете да се съсредоточите върху истинските неща?
Ако е така, продължете да четете, защото днес ще ви покажем как да спрете да получавате тези съобщения и да премахнете дублирани имейли от пощенската си кутия, без да купувате скъп инструмент за премахване.
Първо ще обясним най-разпространените причини за най-често срещаните случаи на дублиране на имейли. След това ще предоставим някои прости решения, които можете лесно да приложите, за да изчистите с лекота излишни разговори, контакти и срещи от входящата си поща.
Причини за дублиране на имейл във вашата пощенска кутия
От това, което видях в миналото, Outlook се дублира обикновено поради шест основни причини :
- Правилата не са конфигурирани правилно : Може да има случаи, когато две или повече правила се задействат при получаване на имейл, което води до множество екземпляри на едни и същи съобщения.
- Неправилна настройка на акаунта : В няколко случая видях, че потребителите погрешно са дефинирали множество поява на един и същ имейл акаунт и това води до множество екземпляри на всеки входящ имейл, контакти и записи в календара.
- Интервалът за изпращане/получаване е твърде кратък . Ако честотата на актуализацията на вашата пощенска кутия е твърде кратка; Outlook може да зареди съобщението във входящата ви кутия, НО може да не може да маркира съобщенията като синхронизирани/заредени. Това води до многократно появяване на едни и същи съобщения.
- Проблеми със синхронизирането : Наблюдавахме също дублирани контакти и съобщения в резултат на проблеми със синхронизирането с доставчици на трети страни.
- Потребителски грешки при ръчно копиране и поставяне на срещи и срещи в календара на Outlook.
- Неправилно обединяване на няколко лични папки на Outlook (наричани още PST файлове) в една папка.
Въздействие на дублирани елементи на Outlook
- Те вредят на вашата производителност.
- Те объркват и причиняват грешки. Само си представете, че отговаряте повече от веднъж на една и съща бележка :-(…
- Те могат да повлияят на производителността на зареждане на вашия Outlook клиент. Колкото повече съобщения се съхраняват на вашия компютър или сървър, Outlook ще трябва да се зареди при стартиране, толкова по-бавна ще бъде неговата производителност.
- Dups запълват вашата входяща кутия. Бизнес потребителите ще трябва да изтрият имейл до, за да се съобразят с разпределения капацитет за съхранение на имейли, предоставен от техния ИТ отдел.
Сега, когато разбираме основните причини и въздействие, нека се съсредоточим върху някои възможни решения.
Премахнете дублирания имейл в Outlook
На пазара има няколко помощни програми и добавки за премахване на дублиране на имейли, но ние вярваме и препоръчваме да използвате нестандартната функционалност на Outlook. Прочетете за цялата процедура.
- Отворете Microsoft Outlook (този процес ще работи във версии 2013 и 2016).
- Винаги е препоръчително да архивирате имейла си, преди да изпълните процедура за почистване. Ето процедура стъпка по стъпка за експортиране и архивиране на вашия имейл, календар и контакти в Outlook .
- След като сте готови, изберете папката, в която се намират дублиращите се имейли.
- Под Начало продължете и изберете падащото поле Почистване в лентата.
- Изберете Почистване на разговор , за да изтриете и преместите дублиращи се имейли в разговора в папката „Изтрити елементи“.
- Папката за почистване ще изтрие и премести дублиращи се имейли в конкретната папка в Изтрити елементи.
- Почистването на по-стари и подпапки ще ви позволи да почистите и подпапки.
- След като сте готови, можете да щракнете с десния бутон върху папката „ Изтрити елементи “ и да натиснете „ Празна папка “ , за да изтриете завинаги дублираните си имейли.
Забележка: Ако сте потребител на Microsoft Office за MAC, ще намерите опцията Clean Up във вашата домашна лента.
Предотвратяване на проблеми с дублирането на имейли
- Ако е уместно, проверете правилата на Outlook, за да се уверите, че няколко правила не се задействат паралелно за всяко входящо съобщение.
- Ако използвате доставчици на електронна поща от трети страни, проверете дали вашите акаунти в GMail, Yahoo и Outlook.com са правилно дефинирани в Outlook.
- Сега увеличете честотата на актуализацията на входящата си кутия. Ето процеса стъпка по стъпка:
- В Outlook натиснете Изпращане / Получаване
- Натиснете Изпращане / Получаване на групи
- Сега продължете и изберете Дефиниране на групи за изпращане / получаване
- Сега задайте времевия интервал на стойност между 15 и 30 минути (вижте екранната снимка по-долу)
- Щракнете върху OK.
Почистване на дублирани контакти
Ако сте намерили дублирани хора за контакт в раздела си Хора, ще намерите този урок за много полезен за премахване на излишните контакти. Следвайте очертаните стъпки, за да обедините дублирани записи във вашия списък с контакти в Outlook.
Дано помогне!
Задаване на честота на актуализиране на входящата кутия
За да се противопоставите на проблеми с премахването на дубликати, можете да увеличите честотата на актуализиране на входящата кутия със стъпките по-долу.
- Влезте в Outlook и докоснете Изпращане/Получаване.
- От настройката за групи за изпращане/получаване можете да зададете опцията „Насрочване на автоматично изпращане/получаване на всеки“ на 15 минути и да щракнете върху Затвори.
Забележка: Важно е потребителите да прегледат своите правила на Outlook, за да осигурят правилна конфигурация, тъй като неправилните правила могат да доведат до объркване между различните имейл папки, потенциално допринасяйки за проблема с дублирани имейли.
Ако търсите инструмент за ефективно href=”https://www.nucleustechnologies.com/blog/remove-duplicate-contacts-in-outlook-2016/”>премахване на дублирани имейли в Outlook 2016, помислете за Kernel for Outlook Премахване на дубликати . Този надежден софтуер е вашият най-добър съюзник в елиминирането на дублиращи се имейли. Уверете се, че сте инсталирали Kernel for Outlook Duplicates Remover, за да предотвратите превръщането на двойния имейл в кошмар.
Използвайте професионален инструмент за премахване на дублирани елементи на Outlook
Също така е добър избор да се обърнете към надежден външен инструмент за премахване на дубликати на Outlook за постоянно премахване на дубликати на Outlook. Kernel for Outlook Duplicates Remover е такъв инструмент. Научете как да го използвате по-долу.
Изтеглете, инсталирайте и стартирайте приложението Kernel for Outlook Duplicates. Щракнете върху бутона Добавяне на задача , за да добавите или създадете нова задача.
В съветника за създаване на задача въведете име на задача и описание на задача и щракнете върху Напред , за да продължите.
Изберете папка(и) за търсене на дублирани елементи. Можете да приоритизирате папките за търсене на дублиращи се елементи с бутоните Нагоре и Надолу и след това щракнете върху Напред .
Изберете типа операция, която искате да извършите върху дублиращите се елементи, и следвайте съветника, за да завършите процеса на премахване.
Как да дублирате срещи и събития във вашия календар на Outlook 2019 / 365 / 2016?
Научете как лесно да дублирате събития, срещи и срещи в календара на Outlook в Office 365, 2016 и 2019.
Формуляри на Outlook: Как да създадете попълваеми формуляри в Microsoft Office 2016 / 2019?
Научете как можете да проектирате и създавате потребителски формуляри на Outlook.
Как да обновя входящата си поща в Outlook, когато не се актуализира автоматично?
Входящата кутия на Outlook не се актуализира автоматично? Научете как можете автоматично да опреснявате входящата си кутия в Outlook 365 / 2019 / 2016 / 2013 автоматично.
Как да добавя gif изображения в Outlook 2016 / 2019 имейл тяло или подпис?
Научете как да добавяте/вграждате и изпращате gif изображение към вашия изходящ имейл за Outlook 2016 и 2019.
Защо Outlook е офлайн или прекъснат и как да се свържете отново?
Научете как да диагностицирате и отстранявате различни проблеми при прекъсване на връзката на клиента на Microsoft Outlook в Windows 10.
Как да изпратите имейл в Outlook с VBA?
Научете се да пишете макроси на Outlook, за да автоматизирате изпращането на имейли.
Спиране на изскачащите известия от календара на Outlook 365 / 2019 / 2016 за срещи и срещи
Научете как да деактивирате напомнянията и известията от календарите на Outlook 2016 / 2019, както на Windows, така и на MAC.
Как да накарам Microsoft Outlook да работи по-бързо (версии 2019 / 365/ 2016)?
Научете как да подобрите производителността на Outlook.
Как да промените паролата си за Hotmail в Windows, телефон с Android, iPhone или iPad?
В тази публикация ще ви помогнем да промените паролата на акаунта си в Outlook.com и да синхронизирате вашия Windows на всичките си устройства.