Как да създавате и използвате папки с лични данни в Outlook 2019 / 365 / 2016?

Приложимо за: Office 365, 2016, 2013, 2019; Windows 7, 8 и 10.

Ето един въпрос от Джони:

Един колега ми каза, че използва pst файлове, за да запази резервни копия на своята имейл кутия, календар, дневници и хора за контакт. Бихте ли обяснили повече за това как да вмъквам файлове с данни на Outlook и да ги използвам за ежедневно архивиране на моята пощенска кутия? Обичам MAC OSX Sierra и искам да използвам Outlook на MAC, така че предполагам, че другият въпрос, който имам, е дали мога да използвам pst на MAC OSX. Много благодаря!

Личните папки на Outlook са много полезни, тъй като ни позволяват да създаваме офлайн копия на нашата поща, контакти и задачи за офлайн достъп, архивиране на данни или прехвърляне на друг компютър. Личните папки са представени в операционната система Windows с наставката .PST.

В това ръководство ще научим как да създаваме и отваряме лични папки, както и да експортираме имейла си в PST файл за архивиране.

Първо ще ви научим как да създавате папки на Outlook с помощта на съветника за отваряне/експортиране. Това ще ви позволи да пакетирате всички съществуващи имейли / контакти и календари наведнъж. За напреднали потребители ще опишем как да създавате ръчно pst файловете. След като дефинирате файла с данни, можете да продължите и да попълните личната си папка с конкретни имейли, календари и контакти към него. Продължете да четете за подробности.

Създайте PST файл чрез експортиране

1. Отидете на Файл , натиснете Отваряне и експортиране и изберете Импортиране/Експортиране .

1. В отворения диалогов прозорец щракнете върху Експортиране във файл и щракнете върху Напред .

1. Изберете файл с данни на Outlook (.pst) в опцията Създаване на тип файл  и щракнете върху  Напред.

1. Сега изберете пощенската кутия, която искате да експортирате. Ако се интересувате да експортирате вашия календар или контакти, изберете съответната папка в екрана Експортиране на файл с данни на Outlook.
2. Изберете местоположението на вашия архивен файл и натиснете Готово .

1. Последно – Въведете парола P и Потвърдете  паролата за архивния файл.

1. Въведете също P assword , за да отворите архивния файл.

Създаване на PST файлове ръчно

1. Отворете вашия Microsoft Outlook 2016 (или Office 365 и Outlook 2013), натиснете Начало и изберете Нов елемент .
2. В падащото поле преместете курсора на Още елементи и изберете файл с данни на Outlook .

1. В диалоговия прозорец въведете името на файла и го запазете във вашето местоположение.

1. Обърнете внимание на местоположението на .PST файла, тъй като може да искате да го копирате по-късно на външно устройство за архивиране.
2. Сега ще бъде създадена лична папка с подпапки „ Изтрити елементи “ и „ Папки за търсене  “.

1. За да добавите още подпапки, щракнете с десния бутон върху личната папка и щракнете върху Нова папка .

1. Въведете името и натиснете клавиша Enter , за да създадете подпапки във вашата лична папка.

Намиране на PST файлове

Няколко читатели ни попитаха за търсенето на тези .pst файл след създаването им. Най-лесният начин да намерите вашите файлове е просто като потърсите файлове с име *.pst във вашето Windows Search.

Добавяне на конкретни имейл елементи към вашите папки с лични данни

1. Отворете вашата пощенска кутия на сървъра и щракнете с десния бутон върху пощенската кутия , която трябва да бъде преместена във вашата лична папка.
2. Натиснете Преместване и изберете папката , в която да бъде преместен.

1. Избраната папка или елементи за имейл ще бъдат преместени.

MAC OSX използва ли pst файлове?

Microsoft Outlook за MAC не използва папки с данни на Outlook. Въпреки това определено е възможно да импортирате pst файлове, създадени на вашия компютър с Windows, в Outlook за MAC.