Как да планирате и изпращате заявки за повтарящи се срещи, събития и срещи в Outlook 2019 / 365?

Ето един въпрос, който получихме от Дона:

Здравейте! току-що ме назначиха за мениджър на проекти тук в моята компания, така че сега живея в Outlook :-)... Едно от първите неща, които ще трябва да направя, е да настроя текущи серии от срещи с много от заинтересованите страни по проекта. Те могат да бъдат или един на един, групови срещи. Ще се радвам да получите някои преки пътища за това как да продължите с планирането на тези повторения. Помощта се оценява предварително. Благодаря!

Благодаря за въпроса ви и успех в новата ви работа.

Управлението на повтарящи се срещи в Outlook може да бъде трудна задача, нека се опитаме да го разбием с някои най-добри практики, за да вървим нещата.

Настройте календара на вашия проект

Първата ми препоръка би била да настроите специален календар за вашия проект, така че да можете да организирате всички срещи, свързани с проекта, на едно място. Ето урок за добавяне на нови календари към Outlook както за Windows, така и за MAC.

Планирайте серия от повтарящи се срещи

След като настроите календара си, можете да започнете да планирате поредицата от срещи.

Потребители на Windows

• Влезте в Outlook и отворете календара си.
• В началния раздел натиснете своя изглед на работната седмица, това ще осигури по-подробен и по-лесен за използване изглед на вашия календар.
• Сега изберете деня и часа на вашата среща.
• Щракнете с десния бутон и натиснете Нова повтаряща се среща (или среща).
• Ако е необходимо, коригирайте датата и часа на срещата/уговорката.
• Определете повторението на вашата среща (ежедневно/седмично и т.н.).
• Определете своя диапазон на повторение.

• Когато приключите, натиснете OK .
• След това натиснете бутона До , за да изберете имейл адресите на получателите от вашия списък с контакти или алтернативно въведете техните адреси ръчно.
• Определете описателна тема за вашата среща.
• Използвайте раздела за етикети на срещата от дясната страна на лентата си, за да определите важността и чувствителността на срещата

• След това определете мястото на срещата и вашите данни за контакт. Това може да е заседателна зала или може да използвате Skype, Zoom за Outlook или други средства за онлайн комуникация.
• И накрая, в тялото на вашата покана за среща разширете целите на сериите от срещи, KPI и т.н. Не забравяйте да дефинирате ясна агнеда за вашата среща, както и ясни и измерими цели.
• Когато сте готови, натиснете бутона Изпращане .

Потребители на Mac

Процесът за потребителите на MAC е малко по-различен и наподобява този, използван в по-старите версии на Office:

• Отворете Outlook 365 / 2019 за MAC.
• В изгледа на календара задръжте курсора на мишката до необходимата дата и час на среща/среща.
• Ще се отвори диалоговият прозорец Среща на организатора .
• Натиснете бутона До, за да определите участниците в срещата.

• След това определете темата, мястото и продължителността на срещата.

• В горното меню натиснете бутона Повторение .
• Ще се появи следният диалогов прозорец:

• Определете настройките за среща/уговор, ако е необходимо.
• След като сте готови, натиснете OK.
• В тялото на поканата за среща дайте повече информация, ако е необходимо.
• Когато приключите, натиснете бутона Изпращане .

Заявки за настройка за поредица от срещи / среща / събития чрез дублиране

Потенциално можете да създадете поредица от среща или събития, като дублирате предишна серия и коригирате темите, участниците и местоположението на срещата. Ето урок , който ще ви помогне да постигнете това.

Въпроси? Чувствайте се свободни да използвате коментарите по-долу, за да ни уведомите.

Късмет!