Как да изпращате повтарящи се съобщения за автоматичен отговор в Outlook 2019 / 365/ 2016, когато сте извън офиса?

Последна актуализация: октомври 2019 г

Приложимост: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows и macOS.

Ето един въпрос, който получихме от Дороти:

Здравейте! Работя като туристически агент и наличността ми е от изключително значение за клиентите ми. От време на време отсъствам от офиса поради ваканции и бих искал да гарантирам, че клиентите ми са наясно с това и нещата няма да пропаднат. В миналото работех за една компания и си спомням, че имаше един трик да настроя там автоматичен отговор извън офиса. Сега работя от вкъщи и използвам Outlook.com и Gmail в Microsoft Outlook 2019, има ли начин да настроя правило извън офиса, за да уведомявам другите, че отсъствам?

Благодаря за добрия въпрос и успех с новия ви бизнес.

Можете лесно да дефинирате текстове за автоматичен отговор, когато сте извън офиса, като използвате Правила. В този урок ще обясним как да направите това в Windows и след това в macOS. Читателите могат да приложат това на практика, за да накарат Outlook да отговаря автоматично, в случай че отсъстват за ваканция или друг отпуск.

За пълнота добавихме кратък раздел за това как да използвате Outlook в Exchange за изпращане на OOTO отговори.

Задаване на автоматични отговори в Windows

Използване на правила

Ако използвате Gmail или Hotmail/Outlook.com в Outlook, ще трябва да използвате Правила, за да настроите вашия автоматичен отговор.

Моля, продължете както следва:

• Отворете Outlook.
• Първо, дефинирайте шаблон за съобщение в Outlook, който ще бъде изпратен, когато отсъства. Тази публикация съдържа цялата информация, която ви е необходима, за да настроите своя шаблон.
• След това в раздела Имейл натиснете бутона Правила.
• Изберете Управление на правила и сигнали.
• Ще се отвори съветникът за правила.
• Натиснете бутона Ново правило...
• След това изберете Прилагане на правилата към имейлите, които получавам .

• Натиснете Напред.
• Посочете дали искате това правило извън офиса да се прилага за конкретни имейли.
• Натиснете Напред, ако искате правилото да се прилага към всички входящи съобщения.
• Сега проверете отговора, като използвате определено шаблонно правило.
• В долния панел натиснете конкретната връзка към шаблона.

• Прегледайте на компютъра си шаблона за имейл, който сте дефинирали в първата стъпка от този урок.
• Забележка: Шаблоните се записват като често срещани файлове.

• След като намерите своя шаблон, маркирайте го и натиснете Отвори.
• Натиснете Напред.
• Дефинирайте всички изключения от вашето правило, ако е необходимо.
• Натиснете Напред.
• Осигурете на вашето правило смислено име, както е показано по-долу

• Когато сте готови, натиснете Finish.

Правила за деактивиране

Забележка: Моля, не забравяйте, че ще трябва да деактивирате правилата си, когато се върнете от ваканция или отпуск; в противен случай вашите автоматични имейли ще продължат да се изпращат.

Ако искате да деактивирате вашите отговори, продължете както следва:

• Отворете Outlook
• Правила за натискане
• Натиснете Управление на правила и сигнали
• Премахнете отметката от всички правила, които искате да деактивирате.

• Когато сте готови, натиснете Приложи.

Използване на Exchange

Ако вашата компания използва Exchange Server, тогава процесът на конфигуриране е много прост:

• Отворете Outlook.
• Натиснете Файл.
• Сега натиснете бутона Автоматични отговори (обърнете внимание, че ще трябва да сте свързани с Exchange, за да ги настроите).
• Сега дефинирайте своя автоматичен отговор за податели във външна организация.
• Натиснете OK, когато сте готови.

Извън офиса отговаря на MAC

Ако сте на macOS, тогава процесът е доста прост, ето стъпките:

1. Отворете Outlook за macOS
2. От горната лента отидете до Инструменти и десет изберете Правила.
3. Ще се отвори диалоговият прозорец Правила.
4. Ако използвате Gmail или Outlook.com/Hotmail, маркирайте IMAP в лявата си страна.
5. Натиснете знака + в долната част на диалоговия прозорец.
6. Определете името на вашето правило:

1. В секцията Направете следното изберете Отговор и след това натиснете бутона Текст за отговор....
2. Сега продължете и дефинирайте своя текст за отговор извън офиса, както е показано по-долу

1. Когато сте готови, натиснете OK .
2. Поставете отметка в квадратчетата “ Не прилагай ” и “ Разрешено ” и натиснете OK . След като се върнете от ваканцията си, не забравяйте да премахнете отметката от бутона Enabled, за да деактивирате правилото.
3. Диалогът с правилата ще изглежда по следния начин. На всеки входящ имейл ще отговаря автоматично от Outlook.

Още въпроси за читателите

Множество автоматични отговори за една пощенска кутия

Попитаха ни дали можете да зададете различни автоматични отговори в зависимост от това кой е изпратил съобщението. Това е възможно, тъй като Outlook Rules Wizrd ви позволява да обуславите вашите имейл съобщения по няколко параметъра:

• от хора,
• независимо дали сте в TO или CC,
• дали сте единствен получател
• Дали конкретни думи се показват в темата или тялото
• По важност на имейла

За да използвате няколко отговора, всичко, което трябва да направите, е да създадете различни правила и след това да зададете различни шаблони за отговори на Outlook на всеки.

Как да разбера дали моите автоматични отговори са изпратени?

Добър въпрос, ще видите вашите отговори да се показват като записи във вашата папка за изпратени елементи на Outlook

Работи ли, когато компютърът ми е изключен?

Това е много важен въпрос – отговорът е, че правилата, които дефинирате в Outlook, са само клиентски, което означава, че ще се изпълняват само когато Outlook работи. Това не е така, ако използвате автоматични отговори в Outlook в Exchange.

Мога ли вместо това да настроя автоматично препращане?

Когато сте на PTO / ваканция / празници или докато пътувате, може да изберете автоматично да препращате имейлите си на други хора, за да могат те да отговорят. Можете да използвате съветника за правила, за да дефинирате конкретно правило за справяне с това.

Мога ли да добавя снимка към съобщението си за автоматичен отговор?

В Windows можете да добавяте богата текстова информация към вашите отговори, било то връзки, снимки и дори анимирани gifs. Можете също да добавите своя подпис към всички изходящи имейли.

В случай на допълнителни въпроси, не се колебайте да ни уведомите. Надявам се да помогне!