Как да актуализирате своя блок за подпис в имейли на Outlook 2019 / 365 / 2016?

Отнася се за: Windows 7/8/10 и MAC операционни системи.

Ето въпрос, който получихме от читател, който искаше да добави текст за подпис в долния колонтитул в Office Outlook 365:

Здравейте хора. Един мой клиент ми изпрати бележка, която имаше доста изискан подпис в долната част, пълна с неговото име, адрес, данни за контакт. Исках да ви попитам как мога автоматично да вмъкна собствен подпис в имейла си в Outlook. Имайте предвид, че използвам няколко имейл акаунта едновременно – Gmail за бизнес употреба и Outlook.com за лични; така че бих искал да имам дефинирани няколко подписа. Това възможно ли е? Ако да, как?

Хей – благодаря за въпроса. Задаването на вашите персонализирани подписи за изходящи имейл съобщения е доста лесно с Microsoft Outlook. Тъй като сега настройвам новата си инсталация на Outlook 2019, бих искал да обясня процеса, използвайки тази версия. Въпреки това процесът е почти идентичен за други версии на Outlook.

Добавяне и промяна на подписи в Outlook 365 / 2019 / 2016

Ето как създавате или редактирате своя блок за подпис на имейл в Outlook:

1. Първо отворете Outlook и след това изберете менюто Файл .
2. Сега изберете Опции .
3. След това продължете и изберете Поща .
4. От дясната страна на диалоговия прозорец натиснете бутона Подписи .
5. Ще се появи следният диалогов прозорец:

1. Натиснете Ново .
2. Промяната на подписа ви е лесна: просто използвайте полето Редактиране на подписа, за да персонализирате текста си според нуждите.
3. Имайте предвид, че можете лесно да добавяте връзки (към вашия уебсайт и/или имейл адрес), снимки и визитка към вашия подпис. Можете дори да направите хубав ръкописен подпис и да го прикачите към изходящ имейл.
4. Използвайте падащото меню за имейл акаунт , за да свържете подписи по подразбиране към различни имейл акаунти (Gmail / Yahoo / Exchange / Outlook), ако е необходимо.
5. Посочете дали вашите настройки да се използват за нов имейл/ при отговор или и в двата случая.
6. Имайте предвид, че можете да създадете толкова подписи, колкото е необходимо. Това ви позволява да настроите различни подписи по подразбиране за професионални, бизнес и лични нужди. Просто се уверете, че съответният запис е свързан с правилния имейл акаунт.
7. След като приключите, натиснете, ОК .

Променете подписа на MS Outlook в macOS

1. Натиснете Outlook .
2. Сега натиснете Предпочитания .
3. След това под Имейл натиснете Подписи.
4. Натиснете знака +, за да добавите подпис.

1. Редактирайте текста на подписа си, ако е необходимо.
2. Затворете диалоговия прозорец.
3. Използвайте падащото меню Акаунт , за да свържете подписа с конкретен имейл акаунт (GMail/Outlook/Yahoo/Work Exchange).
4. Посочете дали трябва да се използва за нов имейл/ при отговор или и в двата случая.
5. Продължете и добавете допълнителни подписи, ако е приложимо.

Актуализирайте подписите на Outlook.com

1. От любимия си уеб браузър продължете и влезте в Outlook.com.
2. В дясната страна на горната лента на задачите натиснете бутона Настройки .
3. След това в полето за търсене въведете имейл подпис и натиснете връзката по-долу.
4. Ще се отвори диалоговият прозорец за създаване и отговор, както е показано по-долу:

1. Добавете/променете текста на подписа си, включително връзки, телефонни номера, корпоративна стандартна информация, ако е необходимо.
2. Определете дали автоматично ще включвате подписи в имейли с новини, препращане на имейли и отговори.
3. Натиснете Запазване.

Архивирайте подписите си

Няколко читатели ме попитаха къде се запазва текстът на подписа в Windows, така че да могат да архивират своите имейл подписи в Outlook, когато е необходимо. При смяна на компютри вече дефинираните персонализирани подписи могат да бъдат копирани през мрежата/твърдия диск или OneDrive и след това да бъдат включени в Outlook.

В Windows 7/8 и 10 подписите на Outlook се намират в папката : :\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures . При създаване на подпис в тази папка се създават няколко файла, всеки отговарящ на различните формати на съобщения в Outlook: htm, rtf и txt. Освен това се създава папка, съдържаща допълнителни файлове, свързани с подписа. Когато е необходимо, не забравяйте да архивирате и копирате съответния текст на новия компютър.

HTML графики/анимации и хипервръзки

Можете да добавите личен щрих към подписа, като вмъкнете снимки (bmp, jpeg, png), анимации (gif) и хипервръзки.

Когато редактирате подписа си както в Windows, така и в MAC версиите на Outlook, ще намерите бутоните „ Вмъкване на картина“ и „ Вмъкване на хипервръзка “, които ви позволяват да постигнете точно това.

Продължете както следва:

1. Отворете диалоговия прозорец Подписи, както е показано по-горе.
2. Натиснете иконата за вмъкване на картина
3. Прегледайте местоположението на вашата снимка на вашия компютър.
4. Изберете файла с картинката и натиснете OK.

Забележка: Могат да се добавят и анимирани файлове (в gif или swf формати), но има вероятност политиките на различни доставчици на електронна поща да поставят под карантина съобщения, съдържащи анимации, или да изтрият анимираните файлове от имейла, преди да ги доставят на получателите.

Това е всичко за днес, не се колебайте да оставите като коментар в случай на въпроси.