Як створити та використовувати папки з особистими даними в Outlook 2019 / 365 / 2016?

Застосовується до: Office 365, 2016, 2013, 2019; Windows 7, 8 і 10.

Ось запитання від Джоні:

Один із співробітників сказав мені, що він використовує файли pst, щоб зберігати резервні копії своєї скриньки електронної пошти, календаря, журналів і контактних людей. Чи не могли б ви докладніше розповісти про те, як вставити файли даних Outlook і використовувати їх для щоденного архівування моєї поштової скриньки? Я люблю MAC OSX Sierra і хочу використовувати Outlook на MAC, тому я думаю, що у мене є інше питання, чи можу я використовувати pst на MAC OSX. Дуже дякую!

Особисті папки Outlook дуже корисні, оскільки вони дозволяють нам створювати автономні копії нашої пошти, контактів і завдань для офлайнового доступу, резервного копіювання даних або передачі на інший комп’ютер. Особисті папки представлені в операційній системі Windows суфіксом .PST.

У цьому посібнику ми дізнаємося, як створювати та відкривати особисті папки, а також експортувати вашу електронну пошту до файлу PST для резервного копіювання.

Спочатку ми навчимо вас створювати папки Outlook за допомогою майстра відкриття/експорту. Це дозволить вам упакувати всю наявну електронну пошту / контакти та календарі за один прийом. Для досвідчених користувачів ми опишемо, як створити файли pst вручну. Визначивши файл даних, ви можете продовжити і заповнити свою особисту папку певною електронною поштою, календарями та контактами. Продовжуйте читати подробиці.

Створіть файл PST шляхом експорту

1. Перейдіть до «Файл », натисніть « Відкрити та експортувати » та виберіть «Імпорт/експорт » .

1. У діалоговому вікні, що відкрилося, натисніть кнопку Експортувати у файл і натисніть кнопку Далі .

1. Виберіть файл даних Outlook (.pst) у параметрі Створити тип файлу  та натисніть  Далі.

1. Тепер виберіть поштову скриньку, яку ви хочете експортувати. Якщо ви хочете експортувати свій календар або контакти, виберіть відповідну папку на екрані Експорт файлу даних Outlook.
2. Виберіть розташування файлу резервної копії та натисніть Готово .

1. Останній – введіть пароль P та підтвердьте  пароль для файлу резервної копії.

1. Також введіть пароль P , щоб відкрити файл резервної копії.

Створення файлів PST вручну

1. Відкрийте Microsoft Outlook 2016 (або Office 365 і Outlook 2013), натисніть « Додому » та виберіть « Новий елемент » .
2. У спадному вікні перемістіть курсор до пункту Інші елементи та виберіть файл даних Outlook .

1. У діалоговому вікні введіть ім’я файлу та збережіть його у своєму розташуванні.

1. Зверніть увагу на розташування файлу .PST, оскільки ви можете пізніше скопіювати його на зовнішній пристрій резервного копіювання.
2. Тепер ваша особиста папка буде створена з підпапками «Видалені елементи » та «Папки пошуку»  .

1. Щоб додати додаткові папки, клацніть правою кнопкою миші особисту папку та виберіть Нова папка .

1. Введіть ім’я та натисніть клавішу Enter , щоб створити підпапки в особистій папці.

Пошук файлів PST

Кілька читачів запитали нас про пошук цих файлів .pst після їх створення. Найпростіший спосіб знайти свої файли – це просто знайти файли з іменем *.pst у вашому пошуку Windows.

Додавання окремих елементів електронної пошти до ваших папок персональних даних

1. Відкрийте поштову скриньку сервера і клацніть правою кнопкою миші поштову скриньку , яку потрібно перемістити до вашої особистої папки.
2. Натисніть Перемістити та виберіть папку , до якої потрібно перемістити.

1. Вибрану папку або елементи електронної пошти буде переміщено.

Чи використовує MAC OSX файли pst?

Microsoft Outlook для MAC не використовує папки даних Outlook. Тим не менш, безперечно, можна імпортувати файли pst, створені на вашому комп’ютері з Windows, до Outlook для MAC.