Як написати корисні макроси в повідомленнях Outlook 2016 і 2019?

У Microsoft Office ми використовуємо Visual Basic для додатків (VBA) для створення спеціальних програм, які покращують базову функціональність Office і допомагають заощадити час за рахунок автоматизації повторюваних завдань. Ми називаємо ці невеликі програми VBA макросами .

У цьому підручнику ми хотіли надати найповніший веб-ресурс для розробки макросів для Outlook. Ми зосередимося на вивченні основ Outlook VBA для початківців, навчимося писати макроси, а потім розглянемо деякі більш складні корисні ідеї макросів. На основі відгуків, які ми отримали, після перегляду цього підручника ви зможете розробляти та запускати прості макроси VBA для Outlook.

• Спочатку ми дізнаємося, як вставити та зберегти простий користувацький макрос VBA в активний сеанс Outlook.
• Потім ми налаштуємо середовище розробки макросів на нашому комп’ютері.
• Ми розглянемо найпростіші приклади Outlook VBA. Це допоможе вам зрозуміти основи розробки макросів і дозволить писати прості макроси.
• Далі ми визначимо піктограму ярлика для нашого макросу на панелі швидкого доступу. Це дозволить нам легко запускати макрос.
• І завершимо, увімкнувши макроси Outlook і обробивши їх параметри безпеки, щоб гарантувати, що код справді запускатиметься, коли з’явиться запит на наших комп’ютерах.

Чи можу я записати макрос Outlook?

На відміну від інших програм Office, Outlook не пропонує простий запис макросів для запису дій користувача та автоматичного створення необхідного коду VBA у фоновому режимі. Тому, якщо ми хочемо додати нашу власну функціональність до Outlook, нам потрібно навчитися писати прості програми VBA та включати їх у наш сеанс Outlook.

Примітка. Якщо вам цікаво дізнатися, як насправді працює записувач макросів Office, я б рекомендував ознайомитися з підручниками з макросів MS Word і Excel VBA .

Написання макросів VBA в Outlook

1. Спочатку відкрийте Microsoft Outlook.
2. Тепер натисніть кнопку Alt + F11 .
3. Буде відкрито інтегроване середовище розробки (IDE) розробника VBA.
4. Розгорніть дерево проекту до вузла ThisOutlookSession .
5. Клацніть правою кнопкою миші ThisOutlookSession , а потім натисніть Вставити .
6. Тепер ви збираєтеся вставити модуль Visual Basic. Щоб зробити це, перейдіть і виберіть Модуль .
7. Вставте свій код VBA у вікно модуля .
8. Натисніть Файл , а потім виберіть Зберегти .
9. Закрийте середовище розробника . Це поверне вас до інтерфейсу користувача Outlook.

Примітка. Прочитайте кілька простих прикладів коду, щоб розпочати роботу з VBA. Ніколи не копіюйте код VBA з невідомих ресурсів.

Як налаштувати вкладку розробника в Outlook?

Якщо ви будете часто розробляти макроси Outlook, можливо, вам захочеться налаштувати середовище розробки Office. Звучить фантастично, чи не так? Насправді це досить проста процедура. Подробиці читайте далі:

1. Відкрийте Outlook , клацніть правою кнопкою миші на верхній області стрічки та виберіть Налаштувати стрічку .

1. Перевірте запис розробника та натисніть OK .

1. Тепер ви знайдете меню розробника на стрічці.

Корисні приклади Outlook VBA

Створіть повідомлення електронної пошти

Цей простий фрагмент програмно створює новий елемент повідомлення електронної пошти.

Сценарій починається зі створення елемента електронної пошти Outlook, а потім встановлює поля «Кому», «Тема», основний текст і CC. Нарешті воно відображає повідомлення в Outlook, щоб ви могли переглянути та надіслати його вручну.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Розширена примітка. Ви можете використовувати попередньо визначені шаблони Outlook під час визначення нових електронних листів за допомогою VBA. Для цього вам потрібно буде скористатися методом CreateItemFromTemplate і вказати розташування вашого файлу шаблону Outlook (*. oft ).

Надішліть електронний лист програмно

Якщо ви хочете, щоб Outlook автоматично надсилав щойно створений електронний лист, ви можете додати наступний рядок до коду, опублікованого вище. Вставте наступний рядок перед оператором End Sub попереднього фрагмента.

MyEmail.Send

Прикріпіть файл до електронного листа

У багатьох випадках ви хотіли б автоматизувати надсилання електронного листа з вкладеним до нього файлом. Це може бути документ Word, електронна таблиця Excel, презентація Powerpoint, документи PDF тощо. Якщо ви хочете надіслати електронний лист із вкладеннями програмно, використовуйте цей код:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Примітки:

• Переконайтеся, що ви вказали правильний шлях та ім’я вкладеного файлу у фрагменті.
• У цьому прикладі я встановив для електронної пошти кількох одержувачів , будь ласка, налаштуйте, якщо потрібно.

Створіть завдання за допомогою VBA

Наведений нижче фрагмент створює завдання Outlook, призначає його іншій особі та встановлює тему завдання та основний текст.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Зберегти як HTML

Мало хто з читачів запитав, як автоматизувати збереження електронних листів у HTML. Наведений нижче код забезпечує саме це.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Примітка. Переконайтеся, що ви запускаєте цей код лише в електронних листах, відкритих в Outlook (а не в папці "Вхідні" або перегляді).

Питання, пов’язані з макросами Outlook

Де зберігаються макроси в Outlook?

Можливо, ви блукаєте, де саме зберігається ваш використаний макрос. Ну, на відміну, наприклад, від Excel, який дозволяє зберігати макроси у файлі personal.xlb або в певних електронних таблицях; всі макроси Microsoft Outlook зберігаються в одному глобальному файлі у вашій файловій системі. Зокрема, файл, у якому зберігаються всі макроси, називається VBAProject.otm. Файл можна знайти за адресою: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Кнопка швидкого доступу для макросів Outlook

Наш наступний крок — вставити невелику кнопку швидкого доступу, яка дозволить нам легко запустити макрос. Для простоти ми вставимо цю кнопку на панель швидкого доступу.

1. Відкрийте Microsoft Outlook, якщо він ще не відкритий.
2. Клацніть правою кнопкою миші на верхній стрічці Outlook і виберіть Налаштувати панель швидкого доступу .

       Примітка. Ви можете використовувати подібну процедуру, щоб розмістити піктограму на самій стрічці, а не на панелі швидкого доступу.

1. Натисніть поле зі списком « Вибрати команди з » і виберіть Макроси .

1. Виберіть щойно створений макрос і натисніть Додати .

1. Натисніть «Змінити » , щоб визначити власне зображення значка для кнопки на панелі інструментів швидкого доступу.

1. Коли закінчите, натисніть ОК.

Як увімкнути макрос в Outlook?

Цей крок необов’язковий і його слід виконувати, лише якщо ви отримуєте повідомлення про помилку під час запуску щойно створеного макросу.

1. Далі потрібно дозволити Outlook запускати наш макрос VBA. За замовчуванням Microsoft Office вимикає макроси і не дозволяє їх; тому нам потрібно визначити належну безпеку макросу, щоб дозволити запуск вашого спеціального макросу Outlook.
2. У Outlook 2016 натисніть Розробник на стрічці та виберіть Безпека макросів .

1. Виберіть параметри безпеки макросу.
   1. У Outlook 2016: виберіть Сповіщення лише для макросів із цифровим підписом, усі інші вимкнені або Сповіщення для всіх макросів .
   2. У Outlook 2019: виберіть Вимкнути всі макроси з сповіщенням . Перед запуском макросу буде опубліковано попередження, яке вимагає схвалення користувача.
2. Після налаштування параметрів безпеки макросу натисніть OK .

Примітка. Ваші поточні налаштування безпеки можуть перешкоджати запуску макросів у Outlook. Ось підручник про те, як діяти, якщо макроси вимкнено у вашому проекті макросів Outlook .

Як використовувати свій макрос Outlook?

І останнє, але не менш важливе: тепер настав час запустити ваш щойно створений макрос.

1. Перейдіть до панелі швидкого доступу (верхній лівий бік екрана – трохи вище меню ГОЛОВНЕ).
2. Натисніть піктограму, яку ви призначили своєму макросу.
3. Вуаля, ви щойно завершили та запустили свій (перший) макрос Outlook VBA!

Додаткові ідеї макросів Outlook

Декілька наших читачів запитали, чи можемо ми вказати додаткові ідеї щодо автоматизації Outlook. Ось кілька з них, щоб почати.

1. Автоматично зберігати вкладення у вхідних повідомленнях у певну папку.
2. Читайте список записів про зустрічі з файлу CSV і автоматично створюйте зустрічі в одному або кількох календарях.
3. Автоматичне створення завдань/зустрічей/контактів із вхідних листів.
4. Візуалізуйте статус відповіді учасників на набір повторюваних зустрічей.
5. Надсилайте електронні листи Outlook з Excel, Word або Access.
6. Завантажте всі вкладення з певної папки Outlook на свій комп’ютер. Якщо простір вашого облікового запису Outlook обмежений, ви можете використовувати цей макрос, щоб спеціально завантажувати лише великі вкладення (наприклад, понад 5 Мб) на ваш диск, а не керувати ними в Outlook.
7. Експортуйте контакти Outlook безпосередньо в базу даних Access. Зауважте, що експорт контактів у CSV доступний у продукті.
8. Автоматично оновлювати інформацію про зустріч для окремих або регулярних зустрічей.

Наступні кроки

• Потрібна конкретна допомога з VBA? Не соромтеся звертатися до нас для індивідуальної пропозиції .