Форми Outlook: як створити заповнювані форми в Microsoft Office 2016 / 2019?

Примітка. Цей вміст публікації стосується Office 2019, 2016, 2013, 2010; версії для настільних комп’ютерів і Office 365; Windows 10, 8 і 7;

Пост оновлено: травень 2020 року

Ось запитання від Діни:

Я працюю в сфері роздрібної торгівлі. Я використовую Outlook, щоб керувати своєю контактною інформацією. Мені дуже подобається Outlook як мій менеджер контактів, але, безсумнівно, мені потрібно мати можливість покращити основні можливості контактної форми. Моя вимога — мати можливість додати кілька полів, які дозволять мені зберігати посилання на профілі в соціальних мережах кожного з моїх контактів. Коротше кажучи, я думаю, що у мене тут є кілька запитань: по-перше, як створити кнопки пунктів меню, які дозволять мені взаємодіяти з формами Outlook, а по-друге: як насправді створити або змінити мою контактну форму. Будь-які підказки дуже цінуються. Дякую!

У цій публікації ми навчимо вас, як можна легко створювати користувацькі форми користувача в Microsoft Outlook. Ми налаштуємо контактну форму як приклад, однак цей процес повністю застосовний для електронних листів, завдань, запитів на завдання, запрошень на зустріч, записів у журналі тощо.

Добре.. почнемо.

Робота з формами в Outlook не представляє особливих труднощів. Outlook постачає кілька попередньо визначених шаблонів, і основна ідея полягає в тому, щоб налаштувати ці шаблони відповідно до ваших потреб.

Створюйте власні форми Outlook

Ось процес вставки та редагування форм користувача Outlook:

1. Налаштуйте вкладку Outlook Developer .
2. Відкрийте наявну форму Outlook .
3. Змініть форму, щоб включити свої спеціальні поля за потреби.
4. Збережіть власну форму користувача .
5. Ретельно перевірте свою роботу.
6. Поділіться з іншими користувачами Outlook на робочому місці або в групі, щоб вони могли використовувати корисну форму, яку ви щойно створили :-).

Форми Outlook: докладний приклад

Microsoft Outlook постачає чудову колекцію форм, пов’язаних з основними об’єктами Outlook, які ви можете вибрати та розпочати процес розробки форми. Це дуже корисно, тому що ми не хочемо заново винаходити велосипед. У цьому підручнику ми просто розширимо вже існуючу форму контактів, що зберігається у вашій бібліотеці стандартних форм.

Зокрема, ми зосередимося на тому, як налаштувати форму контактів. Для зручності ми припустимо, що ви захочете керувати такою інформацією соціальних мереж для ваших контактних людей:

• Профіль LinkedIn
• Профіль у Twitter
• Профіль у Facebook
• Група Facebook

Ось як буде виглядати наша спеціальна форма користувача Outlook:

Крок 0: Налаштування вкладки Розробник

Як зазначав читач вище, перш ніж розпочати роботу з нашими користувацькими формами Outlook , нам потрібно ввімкнути так звану вкладку Розробник. Це дозволить нам отримати доступ до можливостей Outlook, які нам потрібні для розробки власних форм.

Ось як це зробити:

1. Спочатку відкрийте Microsoft Outlook .
2. Тепер клацніть стрічку правою кнопкою миші та виберіть Налаштувати стрічку .

1. Клацніть прапорець Розробник і виберіть OK .

1. Тепер ви помітите нещодавно додану вкладку Розробник на стрічці.

Крок 1. Відкрийте наявну форму

1. На стрічці Outlook перейдіть до меню Розробник .
2. Тепер натисніть Створити форму .
3. У полі « Пошук у » переконайтеся, що вибрано бібліотеку стандартних форм .
4. Виберіть контактну форму.
5. Натисніть Відкрити.
6. Тепер ми змінимо існуючу контактну форму.
7. Ви помітите, що наша форма була відкрита в Design View.
8. На наступному кроці ми додамо кілька нових настроюваних полів для зберігання інформації про контакти в соціальних мережах.

Крок 2. Додайте спеціальні поля форми

На цьому кроці ми створимо спеціальні поля форми (стовпці 0 для інформації соціальних мереж.

• У групі «Інструменти стрічки» натисніть кнопку «Вибір поля».
• Відкриється це діалогове вікно. У нижній частині діалогового вікна «Вибір поля» натисніть «Створити».

• Створіть свій перший новий стовпець, назвіть його LinkedIn, виберіть Тип = Текст і Формат = Текст, як показано нижче.

• Тепер повторіть процедуру вище для наступних 3 полів: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Ви помітите нові поля в розділі "Визначені користувачем поля в папці", як показано нижче:

Крок 3. Додайте власну сторінку форми

На цьому кроці ми додамо спеціальну сторінку до контактної форми. На цій сторінці ми будемо зберігати поля профілю соціальних мереж.

1. Тепер перейдіть на вкладку (P.2) поруч із Загальними, як показано нижче.

1. Тепер на стрічці натисніть кнопку Сторінка та виберіть Перейменувати сторінку.

1. Введіть соціальні медіа в поле Ім’я сторінки та натисніть OK.
2. Тепер перетягніть чотири поля з поля Вибір на свою сторінку в соціальних мережах і розташуйте їх, як показано нижче:

1. Примітка. Щоб вирівняти користувацькі поля, просто виділіть їх (переконайтеся, що ви натиснули кнопку CTRL під час вибору їх усіх), потім клацніть правою кнопкою миші та натисніть Вирівняти, а потім виберіть напрямок вирівнювання.
2. У рамках розробки форми ви повинні періодично перевіряти свою роботу. Найкращий спосіб зробити це – натиснути кнопку «Запустити цю форму». Це покаже вам, як ваша робота буде виглядати для користувача.

Крок 4. Збережіть форму Outlook

Як ви бачили раніше, ваша змінена контактна форма все ще знаходиться в режимі конструктора. Якщо ви хочете почати використовувати його, опублікуйте його у своїй бібліотеці форм. Відповідно до ваших дозволів, ви можете зробити його доступним для власного використання або дозволити іншим колегам у вашій організації також використовувати його.

1. На стрічці натисніть кнопку Опублікувати.
2. Виберіть Опублікувати форму як..
3. У розділі Відображуване ім’я введіть ContactFormSocial
4. Натисніть «Опублікувати».

Примітка для досвідчених користувачів. Ваша форма буде збережена як файл .oft у каталозі AppData вашого домашнього каталогу: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Крок 5. Спробуйте нову форму

Ми майже на місці. Тепер настав час спробувати нашу роботу.

1. Відкрийте вкладку Контакти в Outlook.
2. Натисніть Нові предмети.
3. Натисніть Спеціальні форми.
4. Виберіть свій запис ContactFormSocial.
5. Натисніть кнопку соціальних мереж на стрічці (ви щойно додали її на попередньому кроці ;-))
6. Вуаля – готово!

Крок 6. Використовуйте нову контактну форму за замовчуванням

Якщо ви задоволені результатом своєї роботи, ви можете встановити нову форму як форму контакту за замовчуванням у Microsoft Outlook. Зробіть це лише після того, як ви виконали весь підручник, оскільки в іншому випадку цей крок не має значення.

Дійте так:

1. Перейдіть на вкладку Контакти.
2. Виділіть папку бібліотеки «Контакти» (за замовчуванням вона називається «Контакти»).
3. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Властивості.
4. На вкладці «Загальні» виберіть назву форми (у нашому випадку ContactFormSocial) у полі «Під час публікації до папки».
5. Натисніть ОК.

Шаблони форми зустрічі Outlook

Якщо ви шукаєте більш детальний посібник, обов’язково відвідайте цей докладний приклад дизайну шаблону електронної пошти та зустрічі для Outlook (застосовується як для Windows, так і для macOSX)

Де знайти мої шаблони Outlook?

У кількох читачів виникли проблеми з пошуком місця зберігання своїх користувацьких форм користувача для Outlook.

За замовчуванням місцезнаходження знаходиться під вашим обліковим записом користувача. Тому в Windows 10 /8 або 7 це, ймовірно, буде: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.