Як надсилати повторювані повідомлення автоматичної відповіді в Outlook 2019 / 365/ 2016, коли немає на місці?

Останнє оновлення: жовтень 2019 року

Застосування: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows і macOS.

Ось запитання, яке ми отримали від Дороті:

Привіт! Я працюю туристичним агентом, і моя доступність є надзвичайно важливою для моїх клієнтів. Час від часу я не працюю з офісу через канікули, і я хотів би переконатися, що мої клієнти знають про це, і все не виходить з ладу. У минулому я працював у компанії, і я пам’ятаю, що там був трюк, щоб встановити автовідповідач поза офісом. Зараз я працюю вдома і використовую Outlook.com і Gmail у Microsoft Outlook 2019, чи є спосіб налаштувати правило поза офісом, щоб повідомляти інших про те, що мене немає?

Дякуємо за гарне запитання та бажаємо успіхів у вашому новому бізнесі.

Ви можете легко визначати текст автоматичної відповіді, коли ви не в офісі, використовуючи правила. У цьому підручнику ми пояснимо, як це зробити в Windows, а потім у macOS. Читачі можуть застосувати це на практиці, щоб Outlook автоматично відповідав у разі, якщо вони знаходяться у відпустці чи будь-якому іншому відпустці.

Для повноти ми додали короткий розділ про те, як використовувати Outlook на Exchange для надсилання відповідей OOTO.

Налаштування автоматичних відповідей у ​​Windows

Використання правил

Якщо ви користуєтеся Gmail або Hotmail/Outlook.com в Outlook, вам знадобиться використовувати правила для налаштування автовідповідача.

Будь ласка, виконайте такі дії:

• Відкрийте Outlook.
• Спочатку визначте шаблон повідомлення Outlook, який надсилатиметься у разі відсутності. У цій публікації є вся інформація, необхідна для налаштування шаблону.
• Далі на вкладці Електронна пошта натисніть кнопку Правила.
• Виберіть Керувати правилами та сповіщеннями.
• Відкриється майстер правил.
• Натисніть кнопку Нове правило…
• Потім виберіть Застосувати правила до електронних листів, які я отримую .

• Натисніть Далі.
• Укажіть, чи хочете ви, щоб це правило поза офісом застосовувалося до певних електронних листів.
• Натисніть «Далі», якщо ви хочете, щоб правило застосовувалося до всіх вхідних повідомлень.
• Тепер перевірте «Відповісти» за допомогою певного шаблонного правила.
• У нижній панелі натисніть посилання на певний шаблон.

• Знайдіть на комп’ютері шаблон електронної пошти, який ви визначили на першому кроці цього посібника.
• Примітка. Шаблони зберігаються як файли часто .

• Знайшовши свій шаблон, виділіть його та натисніть Відкрити.
• Натисніть Далі.
• За потреби визначте будь-які винятки з правила.
• Натисніть Далі.
• Дайте своєму правилу змістовну назву, як показано нижче

• Коли закінчите, натисніть Готово.

Правила дезактивації

Примітка. Пам’ятайте, що вам потрібно буде деактивувати свої правила, коли повертаєтесь із відпустки чи відпустки; інакше ваші автоматичні листи продовжуватимуть надсилатися.

Якщо ви хочете вимкнути свої відповіді, виконайте такі дії:

• Відкрийте Outlook
• Правила удару
• Натисніть Керувати правилами та сповіщеннями
• Зніміть прапорці з усіх правил, які ви хочете деактивувати.

• Коли закінчите, натисніть Застосувати.

Використання Exchange

Якщо ваша компанія використовує Exchange Server, то процес налаштування дуже простий:

• Відкрийте Outlook.
• Натисніть Файл.
• Тепер натисніть кнопку «Автоматичні відповіді» (зверніть увагу, що вам потрібно буде підключитися до Exchange, щоб налаштувати їх).
• Тепер визначте свою автоматичну відповідь для відправників із за межами вашої організації.
• Після завершення натисніть OK.

Поза офісом відповідає на MAC

Якщо ви використовуєте macOS, процес досить простий, ось кроки:

1. Відкрийте Outlook для macOS
2. На верхній панелі перейдіть до Інструменти та виберіть Правила.
3. Відкриється діалогове вікно Правил.
4. Якщо ви використовуєте Gmail або Outlook.com/Hotmail, виділіть IMAP у лівій частині.
5. Натисніть на знак + внизу діалогового вікна.
6. Визначте назву свого правила:

1. У розділі « Виконати наступне » виберіть «Відповісти», а потім натисніть кнопку « Текст відповіді… ».
2. Тепер визначте свій текст відповіді поза офісом, як показано нижче

1. Коли закінчите, натисніть OK .
2. Установіть прапорці « Не застосовувати » та « Увімкнено » та натисніть OK . Повернувшись із відпустки, не забудьте зняти прапорець біля кнопки Увімкнено, щоб деактивувати правило.
3. Діалогове вікно правил матиме такий вигляд. Outlook автоматично відповідатиме на кожну вхідну електронну пошту.

Більше запитань читачів

Кілька автоматичних відповідей для однієї поштової скриньки

Нас запитали, чи можете ви налаштувати різні автоматичні відповіді відповідно до того, хто надіслав повідомлення. Це можливо, оскільки Outlook Rules Wizrd дозволяє обумовлювати ваші повідомлення електронної пошти кількома параметрами:

• людьми,
• чи перебуваєте ви в TO чи CC,
• чи є ви єдиним одержувачем
• Чи з’являються конкретні слова в темі чи в тілі
• За важливістю електронної пошти

Щоб використовувати кілька відповідей, все, що вам потрібно зробити, це створити різні правила, а потім призначити кожному різні шаблони відповідей Outlook.

Як дізнатися, чи надіслано мої автоматичні відповіді?

Хороше запитання, ви побачите, що ваші відповіді відображатимуться як записи в папці надісланих елементів Outlook

Чи працює, коли мій комп'ютер вимкнений?

Це дуже важливе питання – відповідь полягає в тому, що правила, які ви визначаєте в Outlook, є лише клієнтськими, тобто вони працюватимуть лише під час роботи Outlook. Це не так, якщо ви використовуєте автоматичні відповіді в Outlook на Exchange.

Чи можу я замість цього налаштувати автоматичне пересилання?

Під час відпустки/відпустки чи подорожі ви можете автоматично пересилати свої електронні листи іншим людям, щоб вони могли відповісти. Ви можете використовувати Майстер правил, щоб визначити конкретне правило , яке оброблятиме це.

Чи можу я додати зображення до свого повідомлення автоматичної відповіді?

У Windows ви можете додавати розширену текстову інформацію до своїх відповідей, будь то посилання, зображення та навіть анімовані gif-файли. Ви також можете додати свій підпис до всіх вихідних листів.

У разі виникнення додаткових запитань, не соромтеся повідомляти нам. Сподіваюся, це допоможе!