Як запланувати та надіслати Outlook 2019 / 365 періодичні запити на зустрічі, події та зустрічі?

Ось запитання, яке ми отримали від Донни:

Привіт! щойно мене призначили менеджером проекту тут, у моїй компанії, тож я зараз живу в Outlook :-)… Одна з перших речей, які мені потрібно зробити, — це налаштувати серію поточних зустрічей з багатьма зацікавленими сторонами проекту. Це можуть бути як один на один, так і групові зустрічі. Буду радий отримати деякі ярлики щодо того, як почати планування цих повторів. Допомога цінується заздалегідь. Дякую!

Дякуємо за запитання та бажаємо успіхів у новій роботі.

Керування повторюваними зустрічами в Outlook може бути непростим завданням, давайте спробуємо розбити це за допомогою кількох найкращих практик, щоб почати роботу.

Налаштуйте календар проекту

Моєю першою рекомендацією було б створити окремий календар для вашого проекту, щоб ви могли організувати всі зустрічі, пов’язані з проектом, в одному місці. Ось посібник із додавання нових календарів до Outlook як для Windows, так і для MAC.

Заплануйте серію повторюваних зустрічей

Після налаштування календаря ви можете почати планувати серію зустрічей.

Користувачі Windows

• Увійдіть до Outlook і відкрийте свій календар.
• На вкладці "Головна" виберіть подання "Робочий тиждень", щоб отримати більш детальний і простий у використанні перегляд вашого календаря.
• Тепер виберіть день і час зустрічі.
• Клацніть правою кнопкою миші та натисніть Нова регулярна зустріч (або зустріч).
• Якщо потрібно, відкоригуйте дату та час зустрічі.
• Визначте періодичність зустрічі (щодня/щотижня тощо).
• Визначте діапазон повторюваності.

• Коли закінчите, натисніть ОК .
• Потім натисніть кнопку Кому , щоб вибрати адреси електронної пошти одержувачів зі свого списку контактів, або введіть їх адреси вручну.
• Визначте описову тему для зустрічі.
• Використовуйте розділ тегів зустрічі праворуч від стрічки, щоб визначити важливість та чутливість зустрічі

• Далі визначте місце зустрічі та свої контактні дані. Це може бути кімната для нарад, або ви можете використовувати Skype, Zoom для Outlook або інші засоби онлайнового спілкування.
• Нарешті, у тілі запрошення на зустріч розгорніть цілі серії зустрічей, KPI тощо. Не забудьте визначити чіткий план зустрічі, а також чіткі та вимірювані цілі.
• Коли закінчите, натисніть кнопку Надіслати .

Користувачі Mac

Процес для користувачів MAC дещо інший і нагадує той, що використовується в старих версіях Office:

• Відкрийте Outlook 365 / 2019 для MAC.
• У вікні календаря наведіть курсор на потрібну дату та час зустрічі/призначення.
• Відкриється діалогове вікно зустрічі організатора .
• Натисніть кнопку Кому, щоб визначити учасників зустрічі.

• Потім визначте тему, місце та тривалість зустрічі.

• У верхньому меню натисніть кнопку Повторення .
• Відкриється наступне діалогове вікно:

• За потреби визначте параметри наради / зустрічі.
• Після завершення натисніть ОК.
• За потреби надайте додаткову інформацію в тілі запрошення на зустріч.
• Коли закінчите, натисніть кнопку Надіслати .

Налаштуйте запити на зустріч / зустріч / серію подій шляхом копіювання

Ви потенційно можете створити серію зустрічей або подій, скопіюючи попередню серію та налаштувавши теми, учасників та місце зустрічі. Ось підручник , який допоможе вам цього досягти.

Запитання? Не соромтеся використовувати коментарі нижче, щоб повідомити нам.

Щасти!