Шаблони Outlook: створюйте шаблони електронної пошти та зустрічей в Office 365, 2019 і 2016 для ПК та MAC

Останнє оновлення: жовтень 2019 року.

Ось запитання, яке ми щойно отримали до читача:

Привіт, я туристичний агент і хотів би визначити власний шаблон електронної пошти, щоб відповідати на електронні листи, які надсилає мені мій клієнт. Я також хотів би прискорити свій процес планування зустрічей і мати шаблон, який я можу використовувати для швидкого створення зустрічей і зустрічей. Якщо це допомагає, я використовую Outlook 365. Наперед дякую за будь-яку допомогу, яку ви можете запропонувати.

Дякую за запитання. Ось і ми ;-):

Шаблони електронної пошти Outlook

Налаштувати попередньо визначені повідомлення електронної пошти досить просто. Все, що вам потрібно зробити, це ввести та відформатувати повідомлення електронної пошти, а потім зберегти його як шаблон для подальшого використання.

Примітка: для простоти в цій публікації я буду використовувати прості приклади повідомлень і шаблонів зустрічей, проте, можливо, ви захочете розглянути визначення складніших форм для заповнення користувачами для Outlook .

Щоб створити шаблони електронної пошти Outlook, виконайте наведені нижче дії .

1. Відкрийте Outlook.
2. Натисніть Нова електронна пошта.
3. Введіть тему електронного листа.
4. Введіть текст електронної пошти. Ось простий приклад:

1. Вставте свій підпис (якщо потрібно).
2. Тепер вам потрібно буде зберегти свою електронну пошту як файл шаблону Outlook (з розширенням oft) для подальшого використання.
3. Далі й натисніть Файл.
4. Тепер натисніть «Зберегти як» і вкажіть ім’я файлу; у нашому простому прикладі це буде: «Заявка для мовлення затверджена».
5. Збережіть електронний лист як шаблон, не забудьте встановити тип файлу .oft, як показано нижче.

1. Натисніть Зберегти.
2. Закрийте повідомлення.
3. Якщо з’явиться запит, натисніть Зберегти всі зміни.

Надсилання електронного листа на основі шаблону

Повторне використання наявних шаблонів також досить просто:

1. Відкрийте Outlook.
2. Натисніть Нові предмети.
3. Тепер виберіть Більше елементів.
4. Виберіть Вибрати форму.
5. Тепер вам потрібно буде вибрати місце, в якому буде зберігатися шаблон, який ви щойно створили на попередньому кроці. Виберіть Шаблони користувача в розташуванні файлової системи та виберіть запис «Промову програму затверджено», як показано нижче.

1. Натисніть Відкрити.
2. Визначте одержувачів електронної пошти в полях Кому та Копія; визначте чорнову копію (BCC), якщо потрібно.
3. Надішліть свою електронну пошту.

Шаблони запрошень на зустріч Outlook

Таким же чином ви можете повторно використовувати попередньо визначені формати для ваших зустрічей і зустрічей.

Просто визначте свій трафарет зустрічі та збережіть його як файл .otf; потім надішліть свій запит учасникам зустрічі.

Редагування повідомлень і шаблонів зустрічей

Час від часу вам може знадобитися змінювати форму або шаблон Outlook.

Для цього виконайте такі дії:

1. Відкрийте файл форми, як показано вище в розділі Повторне використання шаблонів.
2. Внесіть необхідні зміни.
3. Натисніть «Файл», потім «Зберегти як», а потім збережіть файл під іншим іменем.

Де зберігаються шаблони?

Кілька читачів запитали нас, у якому шляху до файлу Outlook зазвичай зберігає всі користувацькі трафарети.

За замовчуванням місцезнаходження знаходиться під вашим обліковим записом користувача. У Windows 10 /8 або 7 це буде: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Очевидно, ви можете зберігати свої файли в різних місцях операційної системи Windows ПК.

Порада: якщо ви не впевнені в точному місцезнаходження, ви можете запустити пошук Windows для файлів .oft.

Шаблони електронних листів для macOS

Визначення спеціального формату

Якщо ви використовуєте Outlook для macOS і хочете визначити власні формати шаблонів, виконайте такі дії:

1. Відкрийте Outlook
2. Натисніть Нова пошта
3. Напишіть текст свого електронного листа.
4. У верхній панелі натисніть Зберегти як шаблон…
5. Потім виберіть папку шаблону та натисніть Зберегти.

Надсилайте шаблонні повідомлення в macOS

Після збереження вашої спеціальної електронної пошти, ви можете почати використовувати її повторно, щоб прискорити роботу. Будь ласка, дотримуйтесь цих інструкцій:

1. Відкрийте Outlook.
2. У верхній панелі натисніть Файл
3. Натисніть Створити та виберіть Створити з шаблону
4. Ваша папка шаблонів відкриється, зауважте, що на відміну від Windows, macOS зберігає ваші шаблони як файли .emltpl.
5. Виберіть свій шаблон електронної пошти та натисніть OK .
6. За потреби введіть одержувачів електронної пошти.
7. І останнє, але не менш важливо, надішліть своє повідомлення.

Примітка. Outlook у macOS не підтримує шаблони зустрічей і зустрічей