Kako pošiljati ponavljajoča se sporočila s samodejnim odzivom v Outlook 2019 / 365/ 2016, ko ste odsotni?

Zadnja posodobitev: oktober 2019

Uporabnost: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows in macOS.

Tukaj je vprašanje, ki smo ga dobili od Dorothy:

Zdravo! Delam kot potovalna agencija in moja razpoložljivost je za moje stranke izjemnega pomena. Vsake toliko časa sem odsoten iz pisarne zaradi dopustov in želim zagotoviti, da se moje stranke tega zavedajo in da stvari ne padejo skozi luknjo. V preteklosti sem delal v podjetju in spomnim se, da je obstajal trik za nastavitev avtomatskega odzivnika iz pisarne. Zdaj delam od doma in uporabljam Outlook.com in Gmail v Microsoft Outlooku 2019, ali obstaja način za nastavitev pravila zunaj pisarne, da obvestim druge, da sem odsoten?

Hvala za dobro vprašanje in srečno pri vašem novem poslu.

Besedila samodejnega odgovora lahko preprosto določite, ko ste zunaj pisarne, s pomočjo pravil. V tej vadnici bomo razložili, kako to storiti v sistemu Windows in nato v macOS-u. Bralci lahko to uporabijo v praksi, da bo Outlook samodejno odgovoril, če so odsotni zaradi dopusta ali kakršnega koli drugega dopusta.

Za popolnost smo dodali kratek razdelek o tem, kako uporabljati Outlook on Exchange za pošiljanje odgovorov OOTO.

Nastavitev samodejnih odgovorov v sistemu Windows

Uporaba pravil

Če v Outlooku uporabljate Gmail ali Hotmail/Outlook.com, boste morali za nastavitev samodejnega odzivnika uporabiti pravila.

Nadaljujte kot sledi:

• Odprite Outlook.
• Najprej določite predlogo sporočila Outlook, ki bo poslana, ko bo odsotna. Ta objava vsebuje vse informacije, ki jih potrebujete za nastavitev vaše predloge.
• Nato na zavihku E-pošta pritisnite gumb Pravila.
• Izberite Upravljanje pravil in opozoril.
• Odprl se bo čarovnik za pravila.
• Pritisnite gumb Novo pravilo…
• Nato izberite Uporabi pravila za e-poštna sporočila, ki jih prejemam .

• Pritisnite Naprej.
• Določite, ali želite, da se to pravilo izven pisarne uporablja za določena e-poštna sporočila.
• Pritisnite Naprej, če želite, da se pravilo uporablja za vsa dohodna sporočila.
• Zdaj preverite Odgovor z uporabo določenega pravila predloge.
• V spodnjem podoknu pritisnite povezavo do določene predloge.

• V računalniku poiščite predlogo e-pošte, ki ste jo določili v prvem koraku te vadnice.
• Opomba: Predloge se shranijo kot datoteke pogosto .

• Ko najdete svojo predlogo, jo označite in pritisnite Odpri.
• Pritisnite Naprej.
• Po potrebi določite vse izjeme od svojega pravila.
• Pritisnite Naprej.
• Pravilu dajte smiselno ime, kot je prikazano spodaj

• Ko končate, pritisnite Dokončaj.

Pravila za deaktiviranje

Opomba: ne pozabite, da boste morali po vrnitvi z dopusta ali odsotnosti deaktivirati svoja pravila; sicer bodo vaša samodejna e-poštna sporočila še naprej poslana.

Če želite onemogočiti svoje odgovore, nadaljujte na naslednji način:

• Odprite Outlook
• Hit Pravila
• Pritisnite Upravljanje pravil in opozoril
• Počistite vsa pravila, ki jih želite deaktivirati.

• Ko končate, pritisnite Uporabi.

Uporaba Exchange

Če vaše podjetje uporablja strežnik Exchange Server, je postopek konfiguracije zelo preprost:

• Odprite Outlook.
• Pritisnite Datoteka.
• Zdaj pritisnite gumb Samodejni odgovori (upoštevajte, da boste morali biti povezani z Exchange, če jih želite nastaviti).
• Zdaj določite svoj samodejni odgovor za pošiljatelje znotraj zunaj vaše organizacije.
• Ko končate, pritisnite OK.

Zunaj pisarne odgovori na MAC

Če uporabljate macOS, je postopek dokaj preprost, naslednji koraki:

1. Odprite Outlook za macOS
2. V zgornji vrstici se pomaknite do Orodja in deset izberite Pravila.
3. Odpre se pogovorno okno Pravila.
4. Če uporabljate Gmail ali Outlook.com/Hotmail, označite IMAP na levi strani.
5. Pritisnite znak + na dnu pogovornega okna.
6. Določite ime svojega pravila:

1. V razdelku Naredi naslednje izberite Odgovori in nato pritisnite gumb Odgovori Besedilo ....
2. Zdaj nadaljujte in definirajte besedilo odgovora zunaj pisarne, kot je prikazano spodaj

1. Ko končate, pritisnite OK .
2. Označite polji » Ne uporabljaj « in » Omogočeno « ter pritisnite V redu . Ko se vrnete z dopusta, ne pozabite počistiti gumba Omogočeno, da deaktivirate pravilo.
3. Pogovorno okno s pravili bo videti takole. Outlook bo samodejno odgovoril na vsako dohodno e-pošto.

Več vprašanj bralcev

Več samodejnih odgovorov za en nabiralnik

Vprašali smo nas, ali lahko nastavite različne samodejne odzivnike glede na to, kdo je poslal sporočilo. To je mogoče, saj vam Outlookov čarovnik za pravila omogoča, da vaša e-poštna sporočila določite z več parametri:

• po ljudeh,
• ali ste v TO ali CC,
• ali ste edini prejemnik
• Ali so določene besede prikazane v zadevi ali telesu
• Po pomembnosti elektronske pošte

Če želite uporabiti več odgovorov, morate samo zgraditi različna pravila in vsakemu dodeliti različne predloge za odgovore v Outlooku.

Kako vem, ali so bili moji samodejni odgovori poslani?

Dobro vprašanje, vaši odgovori bodo prikazani kot vnosi v mapi s poslanimi elementi Outlooka

Ali deluje, ko je moj računalnik izklopljen?

To je zelo pomembno vprašanje – odgovor je, da so pravila, ki jih definirate v Outlooku, samo odjemalska, kar pomeni, da se bodo izvajala samo, ko se Outlook izvaja. To ne velja, če uporabljate samodejne odgovore v Outlooku v Exchangeu.

Ali lahko namesto tega nastavim samodejno posredovanje?

Ko ste na PTO / počitnicah / počitnicah ali med potovanjem, se lahko odločite za samodejno posredovanje e-pošte drugim osebam, da bodo lahko odgovorili. S čarovnikom za pravila lahko določite posebno pravilo za to.

Ali lahko v sporočilo s samodejnim odgovorom dodam sliko?

V sistemu Windows lahko svojim odgovorom dodate informacije o obogatenem besedilu, naj bodo to povezave, slike in celo animirani gif. Prav tako lahko dodate svoj podpis na vsa odhodna e-poštna sporočila.

V primeru kakršnih koli dodatnih vprašanj nam lahko to sporočite. Upam, da pomaga!