Kako napisati uporabne makre v sporočilih Outlook 2016 in 2019?

V Microsoft Officeu uporabljamo Visual Basic za aplikacije (VBA) za ustvarjanje programov po meri, ki izboljšajo osnovno funkcionalnost Officea in pomagajo prihraniti čas z avtomatizacijo ponavljajočih se opravil. Te majhne programe VBA imenujemo makri .

V tej vadnici smo želeli zagotoviti najbolj popoln spletni vir za razvoj makrov za Outlook. Osredotočili se bomo na raziskovanje osnov Outlook VBA za začetnike, se naučili pisati makre in nato preučili nekaj naprednejših uporabnih idej za makre. Na podlagi povratnih informacij, ki smo jih prejeli, bi morali biti po ogledu te vadnice sposobni razviti in zagnati preproste makre VBA za Outlook.

• Najprej osnove: naučili se bomo vstaviti in shraniti preprost makro VBA po meri v aktivno Outlookovo sejo.
• Nato bomo v računalniku nastavili razvojno okolje makrov.
• Šli bomo skozi najosnovnejše primere Outlook VBA. To vam bo pomagalo razumeti osnove razvoja makrov in vam omogočilo pisanje preprostih makrov.
• Nato bomo šli naprej in definirali ikono bližnjice za naš makro v orodni vrstici za hitri dostop. To nam bo omogočilo, da z lahkoto zaženemo makro.
• In zaključili bomo z omogočanjem Outlookovih makrov in obdelavo njihovih varnostnih nastavitev, da zagotovimo, da se bo koda dejansko zagnala, ko bo v naših računalnikih pozvana.

Ali lahko posnamem Outlookov makro?

Za razliko od drugih Officeovih aplikacij Outlook ne ponuja preprostega snemalnika makrov za zajemanje dejanj uporabnikov in samodejno generiranje zahtevane kode VBA za nas v ozadju. Če torej želimo v Outlook dodati lastno funkcionalnost po meri, se bomo morali naučiti pisati preproste programe VBA in jih vključiti v svojo sejo Outlooka.

Opomba: Če vas zanima, kako dejansko deluje snemalnik makrov Officea, vam priporočam, da si ogledate vadnice za makre MS Word in Excel VBA .

Pisanje makrov VBA v Outlooku

1. Najprej odprite Microsoft Outlook.
2. Zdaj pa nadaljujte in pritisnite gumb Alt + F11 .
3. Odprto bo Integrirano razvojno okolje za razvijalce VBA (IDE).
4. Razširite drevo projekta do vozlišča ThisOutlookSession .
5. Z desno tipko miške kliknite ThisOutlookSession in nato pritisnite Vstavi .
6. Zdaj boste vstavili modul Visual Basic. Če želite to narediti, nadaljujte in izberite Modul .
7. Prilepite svojo kodo VBA v okno Modul .
8. Pritisnite Datoteka in izberite Shrani .
9. Nadaljujte in zaprite okolje za razvijalce . To vas bo vrnilo v uporabniški vmesnik Outlook.

Opomba: Preberite nekaj preprostih primerov kode za začetek uporabe VBA. Nikoli ne kopirajte kode VBA iz neznanih virov.

Kako nastaviti zavihek za razvijalce v Outlooku?

Če boste pogosto razvijali Outlookove makre, boste morda želeli nastaviti razvojno okolje Officea. Sliši se fancy, kajne? Pravzaprav je to precej preprost postopek. Preberite za podrobnosti:

1. Odprite Outlook , z desno miškino tipko kliknite zgornji del traku in izberite Prilagodi trak .

1. Preverite vnos Razvijalec in pritisnite V redu .

1. Zdaj boste na traku našli meni za razvijalce.

Uporabni primeri Outlook VBA

Ustvarite e-poštno sporočilo

Ta preprost delček programsko ustvari nov element e-poštnega sporočila.

Skript se začne z ustvarjanjem Outlookovega poštnega elementa, nato pa nastavi polja za, zadevo, besedilo telesa in CC. Končno prikaže sporočilo v Outlooku, tako da ga lahko pregledate in pošljete ročno.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Napredna opomba: pri določanju novih e-poštnih sporočil z VBA lahko uporabite vnaprej določene Outlookove predloge. Če želite to narediti, boste morali uporabiti metodo CreateItemFromTemplate in določiti lokacijo datoteke predloge Outlook (*. pogosto ).

Pošljite e-pošto programsko

Če želite, da Outlook samodejno pošlje e-pošto, ki ste jo pravkar ustvarili, lahko zgoraj objavljeni kodi dodate naslednjo vrstico. Prilepite naslednjo vrstico pred izjavo End Sub prejšnjega odrezka.

MyEmail.Send

E-poštnemu sporočilu priložite datoteko

V mnogih primerih bi želeli avtomatizirati pošiljanje e-pošte s priloženo datoteko. To je lahko Wordov dokument, Excelova preglednica, Powerpoint predstavitev, dokumenti PDF itd. Če želite programsko poslati e-pošto s prilogami, uporabite to kodo:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Opombe:

• Prepričajte se, da ste v izrezku nastavili pravilno pot in ime datoteke priloge.
• V tem primeru sem na e-poštno sporočilo nastavil več prejemnikov , po potrebi prilagodite.

Ustvarite nalogo z VBA

Naslednji delček ustvari Outlookovo opravilo, ga dodeli drugemu posamezniku in nastavi zadevo opravila in besedilo telesa.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Shrani kot HTML

Nekaj ​​bralcev je vprašalo, kako avtomatizirati shranjevanje e-pošte v HTML. Spodnja koda doseže prav to.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Opomba: poskrbite, da boste to kodo zagnali samo v e-poštnih sporočilih, ki so odprta v Outlooku (ne v pogledu Prejeto/Raziskovalec).

Vprašanja, povezana z Outlookovimi makri

Kje so makri shranjeni v Outlooku?

Morda se sprašujete, kje točno je shranjen vaš rabljen makro. No, za razliko od na primer v Excelu, ki vam omogoča shranjevanje makrov v datoteko personal.xlb ali v posebne preglednice; vsi makri Microsoft Outlooka so shranjeni v eni globalni datoteki v vašem datotečnem sistemu. Natančneje, datoteka, ki shranjuje vse vaše makre, se imenuje VBAProject.otm. Datoteko lahko najdete na: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Bližnjični gumb za Outlookove makre

Naš naslednji korak je, da vstavimo majhen gumb za bližnjico, ki nam bo omogočil enostaven zagon makra. Zaradi poenostavitve bomo ta gumb vstavili v orodno vrstico za hitri dostop.

1. Odprite Microsoft Outlook, če še ni odprt.
2. Z desno tipko miške kliknite zgornji trak Outlook in izberite Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop .

       Opomba: Podoben postopek lahko uporabite za namestitev ikone v sam trak namesto v orodno vrstico za hitri dostop.

1. Pritisnite kombinirano polje » Izberi ukaze iz « in izberite Makri .

1. Izberite makro, ki ste ga pravkar ustvarili, in pritisnite Dodaj .

1. Pritisnite Spremeni , da določite sliko ikone po meri za gumb orodne vrstice za hitri dostop.

1. Ko končate, pritisnite V redu.

Kako omogočiti makro v Outlooku?

Ta korak ni obvezen in ga je treba upoštevati le, če prejmete sporočilo o napaki, ko zaženete novo ustvarjeni makro.

1. Nato dovolite Outlooku, da zažene naš makro VBA. Microsoft Office privzeto onemogoči makre in jih ne dovoli; zato bomo morali definirati ustrezno varnost makra, da bomo omogočili zagon vašega makra Outlooka po meri.
2. V Outlooku 2016 na traku kliknite Razvijalec in izberite Varnost makrov .

1. Izberite varnostne nastavitve za makro.
   1. V Outlooku 2016: izberite Obvestila samo za digitalno podpisane makre, vse druge onemogočene ali Obvestila za vse makre .
   2. V Outlooku 2019: izberite Onemogoči vse makre z obvestilom . To bo objavilo opozorilno sporočilo, ki zahteva odobritev uporabnika, preden se zažene vaš makro.
2. Ko nastavite varnostne nastavitve makra, pritisnite V redu .

Opomba: vaše trenutne varnostne nastavitve lahko preprečijo zagon makrov v Outlooku. Tukaj je vadnica o tem, kako ravnati, če so makri onemogočeni v vašem projektu makrov Outlooka .

Kako uporabljati svoj Outlookov makro?

Nenazadnje je zdaj čas, da zaženete svoj na novo ustvarjen makro.

1. Pomaknite se do orodne vrstice za hitri dostop (zgornja leva stran zaslona – nekoliko nad menijem DOMOV).
2. Pritisnite ikono, ki ste jo dodelili svojemu makru.
3. Voi'la, pravkar ste dokončali in zagnali svoj (prvi) makro Outlook VBA!

Dodatne ideje za makre za Outlook

Več naših bralcev je vprašalo, ali lahko navedemo dodatne ideje za avtomatizacijo Outlooka. Tukaj je nekaj za začetek.

1. Samodejno shranite priloge v dohodnih sporočilih v določeno mapo.
2. Preberite seznam vnosov sestankov iz datoteke CSV in samodejno ustvarite sestanke v enem ali več koledarjih.
3. Samodejno ustvarjanje opravil/sestanka/kontakta iz dohodne e-pošte.
4. Vizualizirajte status odziva udeležencev na niz ponavljajočih se sestankov.
5. Pošiljajte e-pošto Outlooku iz Excela, Worda ali Accessa.
6. Prenesite vse priloge iz določene Outlookove mape v svoj računalnik. Če je prostor v vašem Outlookovem računu omejen, lahko ta makro uporabite za prenos samo velikih prilog (na primer nad 5 Mb) na disk, namesto da jih upravljate v Outlooku.
7. Izvozite Outlookove stike neposredno v zbirko podatkov Access. Upoštevajte, da je v izdelku na voljo izvoz stikov v CSV.
8. Samodejno posodobi informacije o sestanku za posamezne ali ponavljajoče se sestanke.

Naslednji koraki

• Potrebujete posebno pomoč VBA? Za predlog po meri nas kontaktirajte .