Kako načrtovati in pošiljati zahteve za ponavljajoče se sestanke, dogodke in sestanke Outlook 2019/365?

Tukaj je vprašanje, ki smo ga prejeli od Donne:

Zdravo! pravkar sem bil imenovan za vodjo projekta tukaj v mojem podjetju, tako da zdaj živim v Outlooku :-)… Ena od prvih stvari, ki jih bom moral narediti, je vzpostaviti serijo tekočih srečanj z mnogimi deležniki projekta. To so lahko bodisi ena na ena, skupinska srečanja. Z veseljem bi dobili nekaj bližnjic o tem, kako se lotiti načrtovanja teh ponovitev. Pomoč je vnaprej cenjena. Hvala!

Hvala za vprašanje in srečno pri novi službi.

Upravljanje ponavljajočih se sestankov v Outlooku je lahko zastrašujoča naloga, poskusimo ga razčleniti z nekaj najboljšimi praksami, da se stvari začnejo.

Nastavite koledar projekta

Moje prvo priporočilo bi bilo, da za svoj projekt nastavite namenski koledar, tako da boste lahko vse sestanke, povezane s projektom, organizirali na enem mestu. Tukaj je vadnica o dodajanju novih koledarjev v Outlook za Windows in MAC.

Načrtujte serijo ponavljajočih se sestankov

Ko nastavite koledar, lahko začnete načrtovati serijo srečanj.

Uporabniki sistema Windows

• Prijavite se v Outlook in odprite svoj koledar.
• Na zavihku Domov pritisnite pogled Delovni teden, s čimer boste zagotovili bolj natančen in preprostejši pogled na vaš koledar.
• Zdaj izberite dan in uro vašega sestanka.
• Z desno tipko miške kliknite in pritisnite Nov ponavljajoč se sestanek (ali sestanek).
• Po potrebi prilagodite datum in uro sestanka/sestanka.
• Določite ponovitev srečanja (dnevno/tedensko in tako naprej).
• Določite obseg ponovitve.

• Ko končate, pritisnite OK .
• Nato pritisnite gumb Za , da izberete e-poštne naslove prejemnikov s seznama stikov ali pa njihove naslove vnesete ročno.
• Določite opisno temo za sestanek.
• Uporabite razdelek z oznakami srečanja na desni strani traku, da določite pomembnost in občutljivost srečanja

• Nato določite lokacijo srečanja in svoje kontaktne podatke. To je lahko sejna soba ali pa morda uporabljate Skype, Zoom za Outlook ali druga spletna komunikacijska sredstva.
• Nazadnje, v telesu povabila na sestanek razširite cilje serije sestankov, KPI in tako naprej. Ne pozabite določiti jasne agnede za vaš sestanek ter jasnih in merljivih ciljev.
• Ko končate, pritisnite gumb Pošlji .

Uporabniki Maca

Postopek za uporabnike MAC-a je nekoliko drugačen in je podoben tistemu, ki se uporablja v starejših različicah Officea:

• Odprite Outlook 365/2019 za MAC.
• V pogledu koledarja premaknite kazalec miške na želeni datum in čas sestanka/sestanka.
• Odpre se pogovorno okno Sestanek organizatorja .
• Pritisnite gumb Za, da določite udeležence sestanka.

• Nato določite temo, lokacijo in trajanje srečanja.

• V zgornjem meniju pritisnite gumb Ponavljanje .
• Prikaže se naslednje pogovorno okno:

• Po potrebi določite nastavitve sestanka/sestanka.
• Ko končate, pritisnite OK.
• V vabilu na sestanek po potrebi navedite več informacij.
• Ko končate, pritisnite gumb Pošlji .

Zahteve za nastavitev sestankov/sestankov/dogodkov s podvajanjem

Potencialno bi lahko ustvarili serijo srečanj ali dogodkov, tako da podvojite prejšnjo serijo in prilagodite teme sestanka, udeležence in lokacijo. Tukaj je vadnica , ki vam bo pomagala to doseči.

Vprašanja? Uporabite spodnje komentarje, da nas obvestite.

Vso srečo!