Stopp og fjern dupliserte e-postmeldinger i Outlook 2016 og 2019

Gjelder: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 og macOS (med små justeringer).

Har du noen gang fått en haug med overflødige dupliserte e-postelementer, kontaktpersoner og kalenderoppføringer i Outlook og ønsket å raskt rydde opp i disse irriterende duplikatene slik at du kan fokusere på de virkelige tingene?

Hvis ja, fortsett å lese, for i dag viser vi deg hvordan du kan slutte å motta disse meldingene og fjerne duplisert e-post fra postkassen uten å kjøpe et kostbart fjerningsverktøy.

Vi vil først forklare de mest utbredte årsakene til de vanligste tilfellene for duplisering av e-post. Vi vil deretter tilby noen enkle løsninger som du enkelt kan implementere for å rydde opp i overflødige samtaler, kontakter og møter fra e-postinnboksen din.

Årsaker til duplikat av e-post i postkassen din

Fra det jeg har sett tidligere, kommer Outlook-duplikater vanligvis fra seks hovedårsaker :

1. Regler ikke konfigurert riktig : Det kan være tilfeller der to eller flere regler utløses ved mottak av e-post, noe som resulterer i flere forekomster av de samme meldingene.
2. Feil kontooppsett : I flere tilfeller har jeg sett at brukere feilaktig definerte flere forekomster av samme e-postkonto, og dette resulterer i flere forekomster av hver innkommende e-post, kontakter og kalenderoppføringer.
3. Sende-/mottaksintervallet er for kort . Hvis frekvensen av innboksoppdateringen er for kort; Outlook kan laste meldingen inn i innboksen din, MEN kan kanskje ikke merke meldingsforekomster som synkronisert/lastet. Dette resulterer i multiple forekomster av de samme meldingene.
4. Synkroniseringsproblemer : Vi har også observert dupliserte kontakter og meldinger som følge av synkroniseringsproblemer med tredjepartsleverandører.
5. Brukerfeil mens du kopierer og limer inn møter og avtaler manuelt i Outlook-kalenderen.
6. Feil sammenslåing av flere personlige Outlook-mapper (også referert til som PST-filer) til én mappe.

Påvirkning av dupliserte Outlook-elementer

1. De skader produktiviteten din.
2. De forvirrer og forårsaker feil. Tenk deg å svare mer enn én gang på samme notat :-(...
3. De kan påvirke ytelsen til lasting av Outlook-klienten. Jo flere meldinger som er lagret på datamaskinen eller serveren, Outlook må lastes ved oppstart, desto tregere blir ytelsen.
4. Dups fyller opp innboksen din. Bedriftsbrukere må slette e-post til for å overholde den tildelte e-postlagringskapasiteten som tilbys av deres IT-avdeling.

Nå som vi forstår de grunnleggende årsakene og virkningene, la oss fokusere på noen mulige løsninger.

Fjern dupliserte e-poster i Outlook

Det finnes flere verktøy og tillegg for fjerning av e-postduplisering på markedet, men vi tror og anbefaler at du bruker out-of-the-box Outlook-funksjonalitet. Les videre for hele prosedyren.

• Åpne Microsoft Outlook (denne prosessen vil fungere i versjoner 2013 og 2016).
• Det er alltid tilrådelig å sikkerhetskopiere e-posten din før du utfører en oppryddingsprosedyre. Her er en trinnvis prosedyre for å eksportere og sikkerhetskopiere Outlook-e-post, kalender og kontakter .
• Når du er ferdig, velg mappen der dupliserte e-poster er.
• Under Hjem , fortsett og velg Rydd opp rullegardinboksen på båndet.

• Velg Rydd opp i samtale for å slette og flytte dupliserte e-poster i samtalen til mappen Slettede elementer.
• Rydd opp mappen vil slette og flytte dupliserte e-poster i den spesifikke mappen til Slettede elementer.
• Rydd opp i eldre og undermapper vil tillate deg å rydde opp i undermapper.
• Når du er ferdig, kan du høyreklikke på Slettede elementer -mappen og trykke på Tøm mappe for å slette de dupliserte e-postforekomstene for godt.

Merk: Hvis du er en Microsoft Office for MAC-bruker, finner du alternativet Rydd opp i hjemmebåndet.

Forhindrer problemer med duplisering av e-post

1. Hvis det er relevant, sjekk Outlook-reglene dine for å sikre at flere regler ikke utløses parallelt for hver innkommende melding.
2. Hvis du bruker tredjeparts e-postleverandører, kontroller at  Gmail-, Yahoo- og Outlook.com - kontoene dine er riktig definert i Outlook.
3. Øk nå frekvensen av innboksoppdateringen. Her er den trinnvise prosessen:
   • I Outlook, trykk Send / Motta
   • Trykk Send / Motta grupper
   • Gå nå videre og velg Definer send / motta grupper
   • Sett nå tidsintervallet til en verdi mellom 15 og 30 minutter (se skjermbilde nedenfor)
   • Klikk OK.

Rydder opp i dupliserte kontakter

Hvis du har funnet dupliserte kontaktpersoner i Personer-fanen, vil du finne denne opplæringen veldig nyttig for å fjerne de overflødige kontaktene. Følg de skisserte trinnene for å slå sammen dupliserte oppføringer i Outlook-kontaktlisten.

Håper det hjelper!