Hvordan skrive nyttige makroer i Outlook 2016- og 2019-meldinger?

I Microsoft Office bruker vi Visual Basic for Applications (VBA) for å lage tilpassede programmer som forbedrer Offices grunnleggende funksjonalitet og bidrar til å spare tid ved å automatisere repeterende oppgaver. Vi omtaler disse små VBA-programmene som makroer .

I denne opplæringen ønsket vi å tilby nettets mest komplette makroutviklingsressurs for Outlook. Vi vil fokusere på å utforske det grunnleggende om Outlook VBA for nybegynnere, lære å skrive makroer og deretter se på noen mer avanserte nyttige makroideer. Basert på tilbakemeldinger vi fikk, etter å ha gått gjennom denne opplæringen, bør du være i stand til å utvikle og kjøre enkle VBA-makroer for Outlook.

• Grunnleggende først: Vi lærer hvordan du setter inn og lagrer en enkel tilpasset VBA-makro i en aktiv Outlook-økt.
• Vi setter deretter opp makroutviklingsmiljøet på datamaskinen vår.
• Vi vil gå gjennom de mest grunnleggende eksemplene på Outlook VBA. Dette vil hjelpe deg med å forstå det grunnleggende om makroutvikling og la deg skrive enkle makroer.
• Deretter går vi videre og definerer et snarveiikon for makroen vår i hurtigtilgangsverktøylinjen. Dette vil tillate oss å kjøre makroen med letthet.
• Og vi avslutter med å aktivere Outlook-makroer og håndtere sikkerhetsinnstillingene deres for å sikre at koden faktisk kjører når du blir bedt om det på datamaskinene våre.

Kan jeg ta opp en Outlook-makro?

I motsetning til andre Office-apper, tilbyr ikke Outlook en enkel makroopptaker for å fange opp brukerhandlinger og automatisk generere den nødvendige VBA-koden for oss i bakgrunnen. Derfor, hvis vi ønsker å legge til vår egen tilpassede funksjonalitet til Outlook, må vi lære å skrive enkle VBA-programmer og integrere dem i Outlook-økten vår.

Merk: Hvis du er interessert i å vite hvordan Office-makroopptakeren faktisk fungerer, vil jeg anbefale å se nærmere på veiledningene for MS Word-makroer og Excel VBA-makro .

Skrive VBA-makroer i Outlook

1. Først åpner du Microsoft Outlook.
2. Nå, fortsett og trykk Alt-knappen + F11 .
3. VBA-utvikleren Integrated Development Environment (IDE) vil bli åpnet.
4. Utvid prosjekttreet til ThisOutlookSession- noden.
5. Høyreklikk ThisOutlookSession og trykk deretter på Sett inn .
6. Du skal nå sette inn en Visual Basic-modul. For å oppnå det, fortsett og velg Module .
7. Lim inn VBA-koden i modulvinduet .
8. Trykk på Fil og velg deretter Lagre .
9. Gå videre og lukk utviklermiljøet . Dette vil bringe deg tilbake til Outlook-brukergrensesnittet.

Merk: Les videre for noen enkle kodeeksempler for å komme i gang med VBA. Kopier aldri VBA-kode fra ukjente ressurser.

Hvordan sette opp utviklerfanen i Outlook?

Hvis du ofte skal utvikle Outlook-makroer, kan det være lurt å sette opp Office-utviklingsmiljøet. Høres fancy ut er det ikke? Egentlig er det en ganske enkel prosedyre. Les videre for detaljer:

1. Åpne Outlook , høyreklikk på det øvre båndområdet og velg Tilpass båndet .

1. Sjekk utvikleroppføringen og trykk OK .

1. Nå finner du utviklermenyen i båndet.

Nyttige Outlook VBA-eksempler

Opprett en e-postmelding

Denne enkle kodebiten oppretter et nytt e-postmeldingselement programmatisk.

Skriptet starter med å lage et Outlook-postelement, deretter angir det feltene til, emne, brødtekst og CC. Til slutt viser den meldingen i Outlook slik at du kan se gjennom og sende den manuelt.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Avansert Merk: Du kan bruke forhåndsdefinerte Outlook-maler når du definerer nye e-poster med VBA. For å gjøre det, må du bruke metoden CreateItemFromTemplate og spesifisere plasseringen til Outlook-malfilen (*. oft ).

Send en e-post programmatisk

Hvis du vil at Outlook skal sende ut e-posten du nettopp har opprettet automatisk, kan du legge til følgende linje i koden som er lagt ut ovenfor. Lim inn følgende linje før End Sub - setningen til forrige kodebit.

MyEmail.Send

Legg ved en fil i en e-post

I mange tilfeller vil du automatisere å sende en e-post med en fil vedlagt. Dette kan være et Word-dokument, Excel-regneark, Powerpoint-presentasjon, PDF-dokumenter osv. Hvis du vil sende en e-post med vedlegg programmatisk, bruk denne koden:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Merknader:

• Sørg for at du angir riktig bane og vedleggsfilnavn i kodebiten.
• I dette eksemplet har jeg satt flere mottakere til e-posten , vennligst juster etter behov.

Lag en oppgave med VBA

Følgende kodebit oppretter en Outlook-oppgave, tildeler den til en annen person og angir oppgavens emne og brødtekst.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Lagre som HTML

Få lesere spurte hvordan man automatiserer lagring av e-post til HTML. Koden nedenfor oppnår akkurat det.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Merk: Sørg for at du bare starter denne koden på e-poster som er åpne i Outlook (ikke i innboksen/utforskervisningen).

Outlook-makroer relaterte spørsmål

Hvor lagres makroer i Outlook?

Du vandrer kanskje hvor akkurat din brukte makro er lagret. Vel, i motsetning til i Excel for eksempel, som lar deg lagre makroer i personal.xlb-filen eller i bestemte regneark; alle Microsoft Outlook-makroer er lagret i én global fil i filsystemet ditt. Nærmere bestemt heter filen som lagrer alle dine makroer VBAProject.otm. Filen finner du på: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Snarveisknapp for Outlook-makroer

Vårt neste trinn er å sette inn en liten snarveisknapp som lar oss enkelt kjøre makroen. For enkelhets skyld setter vi inn denne knappen i verktøylinjen for hurtigtilgang.

1. Åpne Microsoft Outlook, hvis det ikke er åpnet ennå.
2. Høyreklikk på det øvre Outlook- båndet og velg Tilpass verktøylinjen for hurtigtilgang .

       Merk: Du kan bruke en lignende prosedyre for å plassere ikonet ditt i selve båndet i stedet for i hurtigtilgangsverktøylinjen.

1. Trykk på « Velg kommandoer fra »-kombinasjonsboksen og velg Makroer .

1. Velg makroen du nettopp opprettet og trykk Legg til .

1. Trykk på Endre for å definere et tilpasset ikonbilde for knappen for hurtigtilgang på verktøylinjen.

1. Når du er ferdig, trykk OK.

Hvordan aktiverer jeg en makro i Outlook?

Dette trinnet er valgfritt og bør bare følges hvis du får en feilmelding når du kjører den nyopprettede makroen.

1. Neste er å la Outlook kjøre vår VBA-makro. Som standard deaktiverer Microsoft Office makroer og tillater dem ikke. så vi må definere riktig makrosikkerhet for å la din egendefinerte Outlook-makro kjøre.
2. I Outlook 2016 klikker du på Utvikler på båndet og velger Makrosikkerhet .

1. Velg makrosikkerhetsinnstillingene.
   1. I Outlook 2016: Velg varsler for kun digitalt signerte makroer, alle andre deaktivert eller varsler for alle makroer .
   2. I Outlook 2019: Velg Deaktiver alle makroer med varsling . Dette vil legge ut en advarselsmelding som krever brukergodkjenning før makroen din kjøres.
2. Etter å ha angitt makrosikkerhetsinnstillingene, trykk OK .

Merk: Dine nåværende sikkerhetsinnstillinger kan forhindre at makroer kjøres i Outlook. Her er en veiledning om hvordan du går frem hvis makroer er deaktivert i Outlook-makroprosjektet ditt .

Hvordan bruker du Outlook-makroen din?

Sist, men definitivt ikke minst, nå er det på tide å kjøre din nyopprettede makro.

1. Naviger til hurtigtilgangsverktøylinjen (øverst til venstre på skjermen – litt over HOME-menyen).
2. Trykk på ikonet du har tilordnet makroen din.
3. Voi'la, du har nettopp fullført og kjørt din (første) Outlook VBA-makro!

Ytterligere ideer til Outlook-makroer

Flere av våre lesere spurte om vi kunne spesifisere ytterligere ideer for Outlook Automation. Her er noen for å komme i gang.

1. Lagre automatisk vedlegg i innkommende meldinger i en bestemt mappe.
2. Les en liste over avtaleoppføringer fra en CSV-fil og lag automatisk avtaler i en eller flere kalendere.
3. Automatisk opprettelse av oppgave/møte/kontakt fra innkommende e-poster.
4. Visualiser statusen til deltakernes svarstatus på et sett med tilbakevendende møter.
5. Send Outlook-e-post fra Excel, Word eller Access.
6. Last ned alle vedlegg fra en bestemt Outlook-mappe til datamaskinen din. Hvis Outlook-kontoen din er begrenset, kan du bruke denne makroen til å spesifikt laste ned store vedlegg (for eksempel over 5 MB) til disken, i stedet for å administrere dem i Outlook.
7. Eksporter Outlook-kontakter direkte til en Access-database. Merk at Eksporter kontakter til CSV er tilgjengelig i produktet.
8. Oppdater automatisk møteinformasjon for individuelle eller tilbakevendende avtaler.

Neste skritt

• Trenger du spesifikk VBA-hjelp? Ta gjerne kontakt for et skreddersydd forslag .