Outlook-skjemaer: Hvordan lage utfyllbare skjemaer i Microsoft Office 2016 / 2019?

Merk: Dette innleggsinnholdet gjelder for Office 2019,2016, 2013, 2010; desktop- og Office 365-versjoner; Windows 10, 8 og 7;

Innlegg oppdatert: mai 2020

Her er et spørsmål fra Deanne:

Jeg jobber i detaljhandelen. Jeg bruker Outlook for å administrere kontaktinformasjonen min. Jeg er ganske glad i Outlook som kontaktansvarlig, men det er klart jeg trenger å kunne forbedre de grunnleggende kontaktskjemafunksjonene. Mitt krav er å kunne legge til flere felt som lar meg lagre lenker til de sosiale medieprofilene til hver av kontaktene mine. Lang historie kort, jeg antar at jeg har et par spørsmål her: For det første, hvordan lage menyelementknappene som lar meg samhandle med Outlook-skjemaer og for det andre: hvordan jeg faktisk går videre og oppretter eller endrer kontaktskjemaet mitt. Eventuelle tips settes stor pris på. Takk!

I dette innlegget skal vi lære deg hvordan du enkelt kan lage tilpassede utfyllbare brukerskjemaer i Microsoft Outlook. Vi vil tilpasse kontaktskjemaet som et eksempel, men prosessen er fullt anvendelig for e-poster, oppgaver, oppgaveforespørsler, avtaleinvitasjoner, journaloppføringer og så videre.

OK.. la oss komme i gang.

Å jobbe med skjemaer i Outlook er ikke spesielt vanskelig. Outlook sender flere forhåndsdefinerte maler, og den grunnleggende ideen er å tilpasse disse malene etter dine behov.

Lag egendefinerte Outlook-skjemaer

Her er prosessen for å sette inn og redigere Outlook-brukerskjemaer:

1. Konfigurer Outlook-utviklerfanen .
2. Åpne et eksisterende Outlook-skjema .
3. Endre skjemaet for å inkludere de egendefinerte feltene etter behov.
4. Lagre det tilpassede brukerskjemaet ditt .
5. Test arbeidet ditt grundig.
6. Del med andre Outlook-brukere på din arbeidsplass eller gruppe slik at de kan bruke det nyttige skjemaet du nettopp opprettet :-).

Outlook-skjemaer: Et detaljert eksempel

Microsoft Outlook leverer en fin samling skjemaer relatert til de viktigste Outlook-objektene som du kan velge og starte skjemautviklingsprosessen. Det er veldig nyttig fordi vi ikke ønsker å finne opp hjulet på nytt. I denne opplæringen vil vi bare gå videre og utvide det allerede eksisterende kontaktskjemaet som er lagret i standardskjemabiblioteket ditt.

Vi vil spesifikt fokusere på hvordan du tilpasser kontaktskjemaet. For enkelhets skyld antar vi at du vil administrere følgende informasjon om sosiale medier for kontaktpersonene dine:

• LinkedIn-profil
• Twitter-profil
• Facebook-profil
• Facebook-gruppe

Slik ser vårt tilpassede Outlook-brukerskjema ut:

Trinn 0: Sette opp Utvikler-fanen

Som nevnt av leseren ovenfor, før vi kommer i gang med våre tilpassede Outlook-skjemaer , må vi aktivere den såkalte Developer-fanen. Dette vil gi oss tilgang til Outlook-funksjonene vi trenger for å utvikle våre egne skjemaer.

Slik gjør du det:

1. Først av, fortsett og åpne Microsoft Outlook .
2. Høyreklikk nå på båndet og velg Tilpass bånd .

1. Klikk på Avmerkingsboksen Utvikler og velg OK .

1. Du vil nå legge merke til den nylig lagt til utviklerfanen på båndet ditt.

Trinn 1: Åpne ditt eksisterende skjema

1. Gå videre og klikk på Utvikler - menyen på Outlook-båndet.
2. Gå nå videre og trykk Design et skjema .
3. Kontroller at Standard Forms-bibliotek er valgt i Søk i- feltet.
4. Velg kontaktskjemaet .
5. Trykk Åpne.
6. Nå skal vi gå videre og endre det eksisterende kontaktskjemaet.
7. Du vil legge merke til at skjemaet vårt ble åpnet i Design View.
8. I neste trinn skal vi legge til flere nye tilpassede felt for å holde kontaktinformasjonen vår for sosiale medier.

Trinn 2: Legg til egendefinerte skjemafelt

I dette trinnet går vi videre og oppretter tilpassede skjemafelt (kolonne 0 for informasjon om sosiale medier.

• I Ribbon Tools-gruppen, trykk på Feltvelger-knappen.
• Denne dialogen åpnes. Nederst i dialogboksen Feltvelger, trykk Ny.

• Lag din første nye kolonne, kall den LinkedIn, velg Type = Tekst og Format = Tekst, som vist nedenfor.

• Gjenta nå prosessen ovenfor for de neste 3 feltene: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Du vil legge merke til de nye feltene dine i delen Brukerdefinerte felter i mappen som vist nedenfor:

Trinn 3: Legg til en egendefinert skjemaside

I dette trinnet legger vi til en egendefinert side i kontaktskjemaet. På den siden vil vi lagre profilfeltene for sosiale medier.

1. Gå nå videre og trykk på (P.2)-fanen ved siden av Generelt som vist nedenfor.

1. Nå fra båndet, trykk på Side-knappen og velg Gi nytt navn til side.

1. Skriv inn sosiale medier i feltet Sidenavn og trykk OK.
2. Dra nå de fire feltene fra feltet Velg til siden for sosiale medier og plasser dem som vist nedenfor:

1. Merk: For å justere de egendefinerte feltene dine, bare velg dem (sørg for at du trykker på CTRL-knappen mens du velger dem alle), foreta et høyreklikk og trykk på Juster, og velg deretter justeringsretningen.
2. Som en del av skjemautviklingen bør du sjekke arbeidet ditt med jevne mellomrom. Den beste måten å gjøre det på er ved å trykke på Kjør dette skjemaet-knappen. Dette vil vise deg hvordan arbeidet ditt vil se ut for brukeren.

Trinn 4: Lagre Outlook-skjemaet

Som du har sett før, er det modifiserte kontaktskjemaet fortsatt i designmodus. Hvis du vil begynne å bruke den, bør du publisere den til skjemabiblioteket ditt. I henhold til dine tillatelser kan du kanskje gjøre den tilgjengelig for din egen bruk eller la andre kollegaer i organisasjonen din bruke den også.

1. Fra båndet ditt, trykk på Publiser-knappen.
2. Velg Publiser skjema som..
3. Skriv inn ContactFormSocial under Visningsnavn
4. Trykk på Publiser.

Avansert brukermerknad: Skjemaet ditt vil bli lagret som en .oft-fil i AppData-katalogen i hjemmekatalogen din: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Trinn 5: Prøv det nye skjemaet ditt

Vi er nesten der. Nå er det på tide å gå videre og prøve arbeidet vårt.

1. Åpne Kontakter-fanen i Outlook.
2. Trykk på Nye elementer.
3. Trykk på Egendefinerte skjemaer.
4. Velg din ContactFormSocial-oppføring.
5. Trykk på sosiale medier-knappen i båndet (du la den til i forrige trinn ;-))
6. Voila' – ferdig!

Trinn 6: Bruk ditt nye kontaktskjema som standard

Hvis du er fornøyd med resultatet av arbeidet ditt, kan du sette ditt nye skjema som standard kontaktskjema i Microsoft Outlook. Gjør dette først etter at du har fulgt hele opplæringen, da dette trinnet er irrelevant ellers.

Fortsett som følger:

1. Naviger til fanen Kontakt.
2. Marker mappen Kontakter-biblioteket (som standard heter den Kontakter).
3. Høyreklikk og velg Egenskaper.
4. I fanen Generelt velger du skjemanavnet ditt (i vårt tilfelle ContactFormSocial) i feltet Ved posting til mappen.
5. Trykk OK.

Outlook møteskjemamaler

Hvis du ser etter en mer dyptgående veiledning, sørg for at du besøker dette detaljerte eksemplet på en e -post- og avtalemaldesign for Outlook (gjelder både Windows og macOSX)

Hvor finner jeg Outlook-malene mine?

Et par lesere hadde problemer med å finne lagringsstedet til deres egendefinerte brukerskjemaer for Outlook.

Som standard er plasseringen under brukerkontoen din. I Windows 10 /8 eller 7 vil det derfor sannsynligvis være: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.