Outlook-maler: Lag e-post- og møtemaler i Office 365, 2019 og 2016 for PC og MAC

Siste oppdatering: oktober 2019.

Her er et spørsmål vi nettopp fikk til en leser:

Hei, jeg er et reisebyrå og vil gjerne definere en tilpasset e-postmal for å svare på e-poster som kunden min sender meg. Jeg vil også fremskynde avtaleplanleggingsprosessen og ha en mal jeg kan bruke for raskt å lage avtaler og møter. Hvis det hjelper, bruker jeg Outlook 365. Takk på forhånd for all hjelp du kan tilby.

Takk for spørsmålet ditt. Her går vi ;-):

Outlook e-postmaler

Å sette opp forhåndsdefinerte e-postmeldinger er ganske enkelt. Alt du trenger å gjøre er å skrive og formatere en e-postmelding og deretter lagre den som en mal for fremtidig bruk.

Merk: For enkelhets skyld vil jeg i dette innlegget bruke enkle eksempler på meldings- og møtemaler, men du vil kanskje se nærmere på definere mer komplekse brukerutfyllbare skjemaer for Outlook .

Følg disse trinnene for å lage Outlook-e-postmaler :

1. Åpne Outlook.
2. Trykk på Ny e-post.
3. Skriv inn e-postemnet.
4. Skriv inn e-postteksten. Her er et enkelt eksempel:

1. Sett inn signaturen din (hvis nødvendig).
2. Nå må du lagre e-posten din som en Outlook-malfil (med utvidelsen ofte) for videre gjenbruk.
3. Gå videre og trykk Fil.
4. Trykk nå på Lagre som og oppgi et filnavn; i vårt enkle eksempel vil det være: "Speaking Application Approved".
5. Lagre e-posten som en mal, ikke glem å sette filtypen til .oft som vist nedenfor.

1. Trykk på Lagre.
2. Lukk meldingen.
3. Hvis du blir bedt om det, trykk Lagre alle endringer.

Sende en e-post basert på en mal

Gjenbruk av eksisterende maler er ganske enkelt også:

1. Åpne Outlook.
2. Trykk på Nye elementer.
3. Velg nå Flere elementer.
4. Velg Velg skjema.
5. Nå må du velge stedet der malen du nettopp bygde i forrige trinn skal lagres. Velg brukermalene i filsystemets plassering og velg oppføringen "Speaking Application Approved" som vist nedenfor

1. Trykk Åpne.
2. Definer e-postmottakerne dine i Til- og Kopi-boksene; definer en svart karbonkopi (BCC) om nødvendig.
3. Send e-posten din.

Invitasjonsmaler for Outlook-møte

På samme måte kan du gjenbruke forhåndsdefinerte formater for møtet og avtaler.

Bare fortsett og definer møtestensilen din og lagre den som en .otf-fil; send deretter forespørselen til møtedeltakerne.

Redigere meldings- og avtalemaler

Fra tid til annen må du kanskje endre Outlook-skjemaet/malen.

For å gjøre det vennligst gå frem som følger:

1. Åpne skjemafilen som vist ovenfor i delen for gjenbruk av maler.
2. Gjør de nødvendige endringene.
3. Trykk på Fil, deretter Lagre som og lagre filen med et annet navn.

Hvor lagres maler?

Et par lesere spurte oss i hvilken filbane Outlook vanligvis lagrer alle tilpassede sjablonger.

Som standard er plasseringen under brukerkontoen din. I Windows 10 /8 eller 7 vil det være: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Du kan åpenbart lagre filene dine på forskjellige steder i Windows PC-operativsystemet.

Tips: Hvis du er usikker på den nøyaktige plasseringen, kan du kjøre et Windows-søk etter .oft-filer.

E-postmaler for macOS

Definere ditt egendefinerte format

Hvis du bruker Outlook for macOS og ønsker å definere dine egne tilpassede malformater, fortsett som følger:

1. Åpne Outlook
2. Trykk på Ny e-post
3. Skriv din e-posttekst.
4. Fra den øvre linjen trykker du på Lagre som mal...
5. Velg deretter malmappen din og trykk Lagre.

Send malbaserte meldinger på macOS

Etter å ha lagret den egendefinerte e-postmeldingen, kan du gå og bruke den på nytt for å få fart på arbeidet ditt. Vennligst følg disse instruksjonene:

1. Åpne Outlook.
2. Fra den øvre linjen, trykk Fil
3. Trykk Ny og velg Ny fra mal
4. Malemappen din åpnes, merk at i motsetning til Windows, lagrer macOS malene dine som .emltpl-filer.
5. Velg e-postmalen din og trykk OK .
6. Fyll ut e-postmottakerne etter behov.
7. Sist men definitivt ikke minst, fortsett og send meldingen din.

Merk: Outlook på macOS støtter ikke avtale- og møtemaler