Hvordan sende tilbakevendende autosvarmeldinger i Outlook 2019 / 365/ 2016 når du ikke er på kontoret?

Sist oppdatert: oktober 2019

Brukbarhet: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows og macOS.

Her er et spørsmål vi fikk fra Dorothy:

Hallo! Jeg jobber som reisebyrå og min tilgjengelighet er av ytterste viktighet for kundene mine. Nå og da er jeg borte fra kontoret på grunn av ferier, og jeg vil gjerne sikre at kundene mine er klar over det og at ting ikke faller igjennom. Tidligere pleide jeg å jobbe for et selskap, og jeg husker at det var et triks for å sette inn en autosvar fra kontoret der. Jeg jobber nå hjemmefra og bruker Outlook.com og Gmail på Microsoft Outlook 2019, er det en måte å sette opp en ikke-på-kontoret-regel for å varsle andre om at jeg er borte?

Takk for det gode spørsmålet ditt og lykke til med din nye virksomhet.

Du kan enkelt definere automatiske svartekster når du ikke er på kontoret ved å bruke regler. I denne opplæringen vil vi forklare hvordan du gjør det i Windows og deretter i macOS. Lesere kan sette dette i praksis for å få Outlook til å svare automatisk i tilfelle de er bortreist på ferie eller annen permisjon.

For fullstendighetens skyld har vi lagt til et kort avsnitt om hvordan du bruker Outlook på Exchange til å sende OOTO-svar.

Stille inn automatiske svar på Windows

Bruk av regler

Hvis du bruker Gmail eller Hotmail/Outlook.com på Outlook, må du bruke regler for å konfigurere autosvaret.

Fortsett som følger:

• Åpne Outlook.
• Først definerer du en Outlook-meldingsmal som skal sendes når du er fraværende. Dette innlegget har all informasjon du trenger for å sette opp malen din.
• Deretter, i E-post-fanen, klikker du på Regler-knappen.
• Velg Administrer regler og varsler.
• Regelveiviseren åpnes.
• Trykk på Ny regel...-knappen
• Velg deretter Bruk regler på e-poster jeg mottar .

• Trykk på Neste.
• Spesifiser om du ønsker at denne utestengelsesregelen skal gjelde for spesifikke e-poster.
• Trykk Neste hvis du vil at regelen skal gjelde for alle innkommende meldinger.
• Sjekk nå Svar ved å bruke en bestemt malregel.
• Trykk på den spesifikke mallenken i den nedre ruten.

• Bla gjennom datamaskinen din etter e-postmalen du definerte i det første trinnet i denne opplæringen.
• Merk: Malene lagres som ofte filer.

• Når du har funnet malen din, merk den og trykk Åpne.
• Trykk på Neste.
• Definer eventuelle unntak fra regelen din etter behov.
• Trykk på Neste.
• Gi regelen din et meningsfylt navn, som vist nedenfor

• Når du er ferdig, trykker du på Fullfør.

Deaktivering av regler

Merk: Husk at du må deaktivere reglene dine når du er tilbake fra ferie eller permisjon; ellers vil dine automatiske e-poster fortsette å bli sendt.

Hvis du vil deaktivere svarene dine, fortsett som følger:

• Åpne Outlook
• Treff regler
• Trykk på Administrer regler og varsler
• Fjern merket for eventuelle regler du vil deaktivere.

• Når du er ferdig, trykker du på Bruk.

Bruker Exchange

Hvis bedriften din bruker en Exchange Server, er konfigurasjonsprosessen veldig enkel:

• Åpne Outlook.
• Trykk på Fil.
• Trykk nå på Automatiske svar-knappen (merk at du må være koblet til Exchange for å sette opp disse).
• Definer nå autosvaret ditt for avsendere innenfor og utenfor organisasjonen.
• Trykk OK når du er ferdig.

Ikke på kontoret svarer på MAC

Hvis du bruker macOS, er prosessen ganske enkel, her er trinnene:

1. Åpne Outlook for macOS
2. Fra den øvre linjen, naviger til Verktøy og ti velg Regler.
3. Regler-dialogen åpnes.
4. Hvis du bruker Gmail eller Outlook.com/Hotmail, marker IMAP på venstre side.
5. Trykk på +-tegnet nederst i dialogboksen.
6. Definer regelnavnet ditt:

1. I Gjør følgende-delen velger du Svar og trykker deretter på Svartekst...- knappen.
2. Gå nå videre og definer svarteksten som ikke er på kontoret som vist nedenfor

1. Når du er ferdig, trykk OK .
2. Merk av i boksene " Ikke bruk " og " Aktivert " og trykk OK . Når du er tilbake fra ferien, husk å fjerne merket for Aktivert-knappen for å deaktivere regelen.
3. Regeldialogen din vil se ut som følger. Hver innkommende e-post vil automatisk bli besvart av Outlook.

Flere leserspørsmål

Flere autosvar for én postkasse

Vi ble spurt om du kan stille inn forskjellige automatiske svar i henhold til hvem som sendte meldingen. Det er mulig, siden Outlook Rules Wizrd lar deg kondisjonere e-postmeldingene dine med flere parametere:

• av mennesker,
• enten du er i TO eller CC,
• om du er den eneste mottakeren
• Om spesifikke ord dukker opp i emnet eller kroppen
• Ved e-post viktighet

For å bruke flere svar, er alt du trenger å gjøre å bygge forskjellige regler og deretter tilordne forskjellige Outlook-svarmaler til hver.

Hvordan vet jeg om autosvarene mine ble sendt?

Godt spørsmål, du vil se svarene dine vises som oppføringer i mappen Sendte elementer i Outlook

Fungerer det når PC-en min er av?

Dette er et veldig viktig spørsmål – svaret er at reglene du definerer i Outlook er kun klienter, noe som betyr at de bare kjøres når Outlook kjører. Dette er ikke tilfelle hvis du bruker autosvar på Outlook på Exchange.

Kan jeg sette opp en automatisk videresending i stedet?

Når du er på PTO / ferie / helligdager eller på reise, kan du velge å automatisk videresende e-postene dine til andre slik at de kan svare. Du kan bruke regelveiviseren til å definere en spesifikk regel for å håndtere det.

Kan jeg legge til et bilde i autosvarmeldingen min?

På Windows kan du legge til rik tekstinformasjon i svarene dine, det være seg lenker, bilder og til og med animerte gifs. Du kan også legge til signaturen din i alle utgående e-poster.

Hvis du har flere spørsmål, kan du gjerne gi oss beskjed. Håper det hjelper!