Hvordan planlegge og sende Outlook 2019 / 365 gjentakende møte-, arrangement- og avtaleforespørsler?

Her er et spørsmål vi mottok fra Donna:

Hallo! nettopp blitt utnevnt som prosjektleder her i firmaet mitt, så jeg bor nå i Outlook :-)... Noe av det første jeg må gjøre er å sette opp en pågående møteserie med mange av interessentene i prosjektet. De kan være enten én til én, gruppemøter. Skulle gjerne fått noen snarveier for hvordan du kommer i gang med planleggingen av disse gjentakelsene. Hjelp settes pris på på forhånd. Takk!

Takk for spørsmålet ditt og lykke til i den nye jobben.

Å administrere tilbakevendende avtaler i Outlook kan være en skremmende oppgave, la oss prøve å bryte det ned med noen beste fremgangsmåter for å få ting i gang.

Sett opp prosjektkalenderen din

Min første anbefaling vil være å sette opp en dedikert kalender for prosjektet ditt, slik at du kan ha alle møter relatert til prosjektet organisert på ett sted. Her er en veiledning for å legge til nye kalendere i Outlook for både Windows og MAC.

Planlegg gjentatte møteserier

Etter å ha satt opp kalenderen din, kan du begynne å planlegge møteserien.

Windows-brukere

• Logg på Outlook og åpne kalenderen din.
• I Hjem-fanen, trykk på arbeidsukevisningen, dette vil gi en mer detaljert og brukervennlig visning av kalenderen din.
• Velg nå dag og klokkeslett for møtet.
• Høyreklikk og trykk Nytt gjentakende møte (eller avtale).
• Juster om nødvendig dato og klokkeslett for møtet/avtalen.
• Definer gjentakelsen av møtet (daglig/ukentlig og så videre).
• Definer gjentakelsesområdet ditt.

• Trykk OK når du er ferdig .
• Deretter trykker du på Til - knappen for å velge mottakernes e-postadresser fra kontaktlisten din eller alternativt skriv inn adressene deres manuelt.
• Definer et beskrivende emne for møtet ditt.
• Bruk møteetikettseksjonen på høyre side av båndet for å definere møtets viktighet og følsomhet

• Deretter definerer du møtestedet og kontaktinformasjonen din. Dette kan være et møterom, eller du kan bruke Skype, Zoom for Outlook eller andre elektroniske kommunikasjonsmidler.
• Til slutt, i møteinvitasjonsteksten, utvid møteseriemålene, KPIer og så videre. Husk å definere en klar agneda for møtet ditt samt klare og målbare mål.
• Når du er ferdig, trykker du på Send - knappen.

Mac-brukere

Prosessen for MAC-brukere er litt annerledes og ligner den som brukes i eldre Office-versjoner:

• Åpne Outlook 365 / 2019 for MAC.
• I kalendervisningen holder du musepekeren til ønsket dato og klokkeslett for møtet/avtalen.
• Dialogboksen Arrangørmøte åpnes.
• Trykk på Til-knappen for å definere møtedeltakerne.

• Definer deretter emne, sted og møtevarighet.

• På den øvre menyen, trykk på Gjentakelse - knappen.
• Følgende dialogboks kommer opp:

• Definer møte-/avtaleinnstillingene etter behov.
• Når du er ferdig, trykk OK.
• Oppgi mer informasjon etter behov i møteinvitasjonen.
• Trykk på Send - knappen når du er ferdig .

Oppsett forespørsler for møte / avtale / arrangementsserier ved å duplisere

Du kan potensielt opprette en møte- eller arrangementsserie ved å duplisere en tidligere serie og justere møteemner, deltakere og plassering. Her er en veiledning som vil hjelpe deg å oppnå det.

Spørsmål? Bruk gjerne kommentarene nedenfor for å gi oss beskjed.

Lykke til!