Hvordan planlegge og sende Outlook 2019 / 365 gjentakende møte-, arrangement- og avtaleforespørsler?

Her er et spørsmål vi mottok fra Donna:

Hallo! nettopp blitt utnevnt som prosjektleder her i firmaet mitt, så jeg bor nå i Outlook :-)... Noe av det første jeg må gjøre er å sette opp en pågående møteserie med mange av interessentene i prosjektet. De kan være enten én til én, gruppemøter. Skulle gjerne fått noen snarveier for hvordan du kommer i gang med planleggingen av disse gjentakelsene. Hjelp settes pris på på forhånd. Takk!

Takk for spørsmålet ditt og lykke til i den nye jobben.

Å administrere tilbakevendende avtaler i Outlook kan være en skremmende oppgave, la oss prøve å bryte det ned med noen beste fremgangsmåter for å få ting i gang.

Sett opp prosjektkalenderen din

Min første anbefaling vil være å sette opp en dedikert kalender for prosjektet ditt, slik at du kan ha alle møter relatert til prosjektet organisert på ett sted. Her er en veiledning for å legge til nye kalendere i Outlook for både Windows og MAC.

Planlegg gjentatte møteserier

Etter å ha satt opp kalenderen din, kan du begynne å planlegge møteserien.

Windows-brukere

  • Logg på Outlook og åpne kalenderen din.
  • I Hjem-fanen, trykk på arbeidsukevisningen, dette vil gi en mer detaljert og brukervennlig visning av kalenderen din.
  • Velg nå dag og klokkeslett for møtet.
  • Høyreklikk og trykk Nytt gjentakende møte (eller avtale).
  • Juster om nødvendig dato og klokkeslett for møtet/avtalen.
  • Definer gjentakelsen av møtet (daglig/ukentlig og så videre).
  • Definer gjentakelsesområdet ditt.

Hvordan planlegge og sende Outlook 2019 / 365 gjentakende møte-, arrangement- og avtaleforespørsler?

  • Trykk OK når du er ferdig .
  • Deretter trykker du på Til - knappen for å velge mottakernes e-postadresser fra kontaktlisten din eller alternativt skriv inn adressene deres manuelt.
  • Definer et beskrivende emne for møtet ditt.
  • Bruk møteetikettseksjonen på høyre side av båndet for å definere møtets viktighet og følsomhet

Hvordan planlegge og sende Outlook 2019 / 365 gjentakende møte-, arrangement- og avtaleforespørsler?

  • Deretter definerer du møtestedet og kontaktinformasjonen din. Dette kan være et møterom, eller du kan bruke Skype, Zoom for Outlook eller andre elektroniske kommunikasjonsmidler.
  • Til slutt, i møteinvitasjonsteksten, utvid møteseriemålene, KPIer og så videre. Husk å definere en klar agneda for møtet ditt samt klare og målbare mål.
  • Når du er ferdig, trykker du på Send - knappen.

Mac-brukere

Prosessen for MAC-brukere er litt annerledes og ligner den som brukes i eldre Office-versjoner:

  • Åpne Outlook 365 / 2019 for MAC.
  • I kalendervisningen holder du musepekeren til ønsket dato og klokkeslett for møtet/avtalen.
  • Dialogboksen Arrangørmøte åpnes.
  • Trykk på Til-knappen for å definere møtedeltakerne.
  • Definer deretter emne, sted og møtevarighet.

Hvordan planlegge og sende Outlook 2019 / 365 gjentakende møte-, arrangement- og avtaleforespørsler?

  • På den øvre menyen, trykk på Gjentakelse - knappen.
  • Følgende dialogboks kommer opp:

Hvordan planlegge og sende Outlook 2019 / 365 gjentakende møte-, arrangement- og avtaleforespørsler?

  • Definer møte-/avtaleinnstillingene etter behov.
  • Når du er ferdig, trykk OK.
  • Oppgi mer informasjon etter behov i møteinvitasjonen.
  • Trykk på Send - knappen når du er ferdig .

Oppsett forespørsler for møte / avtale / arrangementsserier ved å duplisere

Du kan potensielt opprette en møte- eller arrangementsserie ved å duplisere en tidligere serie og justere møteemner, deltakere og plassering. Her er en veiledning som vil hjelpe deg å oppnå det.

Spørsmål? Bruk gjerne kommentarene nedenfor for å gi oss beskjed.

Lykke til!


Hvordan skrive nyttige makroer i Outlook 2016- og 2019-meldinger?

Hvordan skrive nyttige makroer i Outlook 2016- og 2019-meldinger?

Ny til VBA-makroer for Outlook-automatisering? Lær hvordan du setter inn VBA-kode i Outlook 365 / 2016 / 2019.

Hvordan duplisere møter og hendelser i Outlook 2019 / 365 / 2016-kalenderen din?

Hvordan duplisere møter og hendelser i Outlook 2019 / 365 / 2016-kalenderen din?

Lær hvordan du enkelt dupliserer Outlook-kalenderhendelser, møter og avtaler i Office 365, 2016 og 2019.

Outlook-skjemaer: Hvordan lage utfyllbare skjemaer i Microsoft Office 2016 / 2019?

Outlook-skjemaer: Hvordan lage utfyllbare skjemaer i Microsoft Office 2016 / 2019?

Lær hvordan du kan designe og lage tilpassede Outlook-brukerskjemaer.

Hvordan oppdaterer jeg Outlook-innboksen min når den ikke oppdateres automatisk?

Hvordan oppdaterer jeg Outlook-innboksen min når den ikke oppdateres automatisk?

Outlook-innboksen oppdateres ikke automatisk? Finn ut hvordan du automatisk kan oppdatere Outlook 365 / 2019 / 2016 / 2013-innboksen automatisk.

Hvordan legge til gif-bilder i Outlook 2016 / 2019 e-posttekst eller signatur?

Hvordan legge til gif-bilder i Outlook 2016 / 2019 e-posttekst eller signatur?

Lær hvordan du legger til / bygger inn og sender et gif-bilde til Outlook 2016 og 2019 utgående e-post.

Hvorfor Outlook er frakoblet eller frakoblet, og hvordan kobler jeg til igjen?

Hvorfor Outlook er frakoblet eller frakoblet, og hvordan kobler jeg til igjen?

Lær hvordan du diagnostiserer og feilsøker forskjellige Microsoft Outlook-klientfrakoblingsproblemer i Windows 10.

Hvordan sende en e-post i Outlook med VBA?

Hvordan sende en e-post i Outlook med VBA?

Lær å skrive Outlook-makroer for å automatisere sending av e-post.

Stopp Outlook 365 / 2019 / 2016 kalendervarsler for møter og avtaler fra å dukke opp

Stopp Outlook 365 / 2019 / 2016 kalendervarsler for møter og avtaler fra å dukke opp

Lær hvordan du deaktiverer påminnelser og varsler fra Outlook 2016 / 2019-kalendere, både på Windows og MAC.

Hvordan få Microsoft Outlook til å kjøre raskere (versjoner 2019/365/2016)?

Hvordan få Microsoft Outlook til å kjøre raskere (versjoner 2019/365/2016)?

Lær hvordan du forbedrer Outlook-ytelsen.

Hvordan endre Hotmail-passordet ditt i Windows, Android-telefon, iPhone eller iPad?

Hvordan endre Hotmail-passordet ditt i Windows, Android-telefon, iPhone eller iPad?

I dette innlegget hjelper du deg med å endre passordet for Outlook.com-kontoen din og holde Windows synkronisert på tvers av alle enhetene dine.