Hvordan opprette og bruke personlige datamapper i Outlook 2019 / 365 / 2016?

Gjelder for: Office 365, 2016, 2013, 2019; Windows 7, 8 og 10.

Her er et spørsmål fra Johny:

En medarbeider fortalte meg at han bruker pst-filer for å ta sikkerhetskopi av e-postboksen, kalenderen, journaler og kontaktpersoner. Kan du utdype mer om hvordan du setter inn Outlook-datafiler og bruker dem til daglig arkivering av postkassen min? Jeg elsker MAC OSX Sierra og ønsker å bruke Outlook på MAC, så jeg antar at et annet spørsmål jeg har er om jeg kan bruke pst på MAC OSX. Mange takk!

Personlige mapper i Outlook er veldig nyttige siden de lar oss lage frakoblede kopimaskiner av e-post, kontakter og oppgaver for frakoblet tilgang, sikkerhetskopiering av data eller overføring til en annen datamaskin. Personlige mapper er representert i Windows-operativsystemet med .PST-suffikset.

I denne guiden lærer vi hvordan du oppretter og åpner personlige mapper, samt eksporterer e-posten din til en PST-fil for sikkerhetskopiering.

Vi vil først lære deg hvordan du oppretter Outlook-mapper ved å bruke veiviseren for åpne/eksporter. Dette vil tillate deg å pakke all eksisterende e-post / kontakter og kalendere i ett skudd. For avanserte brukere vil vi beskrive hvordan du oppretter pst-filene manuelt. Når du har definert datafilen, kan du gå videre og fylle ut din personlige mappe med spesifikk e-post, kalendere og kontakter til den. Fortsett å lese for detaljer.

Opprett PST-fil ved å eksportere

1. Gå til Fil , trykk Åpne og eksporter og velg Importer/Eksporter .

1. Klikk Eksporter til en fil i den åpnede dialogboksen og klikk Neste .

1. Velg Outlook-datafil (.pst) i alternativet Opprett en filtype  og klikk på  Neste.

1. Velg nå postkassen du vil eksportere. Hvis du er interessert i å eksportere kalenderen eller kontaktene dine, velg den relevante mappen i skjermbildet Eksporter Outlook-datafil.
2. Velg plasseringen av sikkerhetskopifilen og trykk Fullfør .

1. Siste – Skriv inn et P assword og Bekreft  passord for sikkerhetskopifilen.

1. Skriv også inn P assword for å åpne sikkerhetskopifilen.

Opprette PST-filer manuelt

1. Åpne Microsoft Outlook 2016 (eller Office 365 og Outlook 2013), trykk Hjem og velg Nytt element .
2. Flytt markøren til Flere elementer i drop-boksen og velg Outlook-datafil .

1. I dialogboksen skriver du inn filnavnet og lagrer det der du befinner deg.

1. Legg merke til plasseringen til .PST-filen, som du kanskje vil kopiere den til en ekstern sikkerhetskopienhet senere.
2. Nå er din personlige mappe opprettet med undermapper for slettede elementer og søkemapper  .

1. For å legge til flere undermapper, høyreklikk på den personlige mappen og klikk på Ny mappe .

1. Skriv inn navnet og trykk på Enter - tasten for å opprette undermapper i din personlige mappe.

Finne PST-filer

Et par lesere spurte oss om å finne disse PST-filene etter å ha opprettet dem. Den enkleste måten å finne filene dine på er ganske enkelt ved å søke etter filer med navnet *.pst i Windows-søket.

Legge til spesifikke e-postelementer i mappene dine med personlige data

1. Åpne serverpostboksen og høyreklikk på postboksen som skal flyttes til din personlige mappe.
2. Trykk på Flytt og velg mappen du vil flytte til.

1. Den valgte e-postmappen eller elementene vil bli flyttet.

Bruker MAC OSX pst-filer?

Microsoft Outlook for MAC bruker ikke Outlook-datamapper. Når det er sagt, er det definitivt mulig å importere pst-filer opprettet på din Windows-datamaskin til Outlook for MAC.