Kaip bendrinti failą iš „Microsoft Teams“ „Outlook“ laiškuose ir susitikimuose?

Štai Stephie klausimas:

Neseniai man buvo pavesta perimti kelių „Microsoft Teams“ techninę priežiūrą iš kolegos, palikusio įmonę. Vienas iš iššūkių, su kuriais pastaruoju metu susidūriau, yra tai, kaip bendrinti „Microsoft Teams“ saugomus „Word“, PDF ir Excel failus su vidiniais ir išoriniais vartotojais naudojant „Outlook 365“. Ar galite rekomenduoti patarimų / geriausios praktikos pavyzdžių?

Ačiū už klausimą. Savo atsakyme norėtume pateikti paprastą nuoseklų procesą, kurį galite naudoti norėdami palengvinti failų bendrinimą per „Outlook“. Jei norite bendrinti daugiau nei vieną failą, galbūt norėsite peržvelgti mūsų komandų bendrinimo aplankų mokymo programą .

Failų bendrinimas iš „Teams“ programoje „Outlook“.

Kopijuoti Teams failo nuorodą

Lengviausias būdas bendrinti prieigą prie failo, saugomo Teams su vidinėmis ir išorinėmis šalimis, yra tiesiog įterpti saitą į jį savo Outlook el.

• „Windows“ arba „MacOS“ kompiuteryje atidarykite „Microsoft Teams“ ir eikite į savo kanalą.
• Eikite į skirtuką Failai ir eikite į norimą failą, prie kurio leiskite prieigą.
• Paspauskite varnelę kairėje failo pavadinimo pusėje (1 veiksmas).
• Dabar spustelėkite meniu Rodyti veiksmus (...) dešinėje prie failo pavadinimo. (2 žingsnis)
• Pasirinkite meniu Kopijuoti nuorodą (3 veiksmas).

• Dabar pamatysite dialogo langą, rodantį kelią į failą. Failas yra SharePoint bibliotekoje , kurioje yra jūsų Teams kanalo failai.
• Dabar eikite į priekį ir nustatykite prieigos teises prie savo Teams failo. Dialogo lango apačioje matysite numatytuosius prieigos prie failo leidimus (pažymėtus toliau).

Nustatykite Teams failo leidimus

• Jei domina, galite pakeisti prieigos leidimą, kaip jums reikia, naudodami dialogo langą Nuorodos nustatymai.
• Teams leidžia pasirinkti iš skirtingų bendrinimo leidimo parinkčių. Atminkite, kad bendrinimo nustatymus reglamentuoja jūsų Teams administravimo politika, todėl jūs galite nepasiekti.
  1. Leisti visiems, turintiems nuorodą, pasiekti / redaguoti failą.
  2. Žmonės jūsų organizacijoje
  3. Žmonės, turintys prieigą prie jūsų kanalo (jie gali būti jūsų organizacijos viduje arba išorėje).
  4. Konkretūs žmonės. Turėsite pateikti tų asmenų el. pašto adresus.

• Jei reikia, pažymėkite parinktį Leisti redaguoti.
• Baigę spustelėkite Taikyti .
• Dabar komandos sukurs nuorodą į jūsų Teams failą pagal jūsų ką tik nustatytus prieigos leidimus.
• Dabar paspauskite Kopijuoti .

Svarbi pastaba: numatytąjį bendrinimo leidimą paprastai nustato jūsų IT komanda. Galbūt norėsite su jais pasikalbėti, jei jie neatitinka jūsų verslo poreikių.

Pridėkite savo nuorodą į „Outlook“ el. laišką arba susitikimą

• Paskutinis veiksmas yra atidaryti „Microsoft Outlook“ darbalaukį arba „Office 365 Outlook“.
• Sukurkite naują el. laišką arba susitikimo užklausą.
• Apibrėžkite el. pašto gavėjus ir el. pašto / susitikimo tekstą.
• Įklijuokite nuorodą į savo Teams failą, kurį sugeneravote atlikdami ankstesnį veiksmą.
• Siųsti el. laišką arba susitikimą.

Pastaba: tą patį procesą galite taikyti su bet kuria trečiosios šalies el. pašto programa, pvz., „GMail“.

Nuorodos į Teams failus bendrinimas su kanalo nariais

Alternatyvus būdas bendrinti failus iš Teams su kanalo nariais (vidinėmis ar išorinėmis šalimis) yra skirtuke Įrašai.

• Atidarykite Teams ir eikite į savo kanalą.
• Atidarykite skirtuką Įrašai , kad pradėtumėte naują pokalbį.
• Spustelėkite prisegtą failą ir pasirinkite Naršyti iš komandų ir kanalų .
• Naršykite savo kanalo failus ir pasirinkite tą, kurį norite bendrinti.
• Spustelėkite Bendrinti nuorodą .
• Nuoroda bus paskelbta kanalo įrašų skirtuke.
• Užveskite pelės žymeklį viršutinėje dešinėje savo įrašo srityje ir paspauskite mygtuką Rodyti veiksmus (…).
• Spustelėkite Bendrinti su „Outlook“ . Pokalbis bus bendrinamas kaip el. laiškas iš „Outlook 365“.

Failų bendrinimas su „Outlook“ neveikia

Failų bendrinimas „Teams“ yra gana paprastas. Kaip minėta pirmiau, failų leidimų bendrinimo parinktis valdo jūsų IT skyriai arba Teams administratoriai. Jei išorinės šalys negali atidaryti ar redaguoti failų, galbūt norėsite sužinoti, ar jūsų Teams organizacijos / kanalo nustatymai leidžia išorinėms šalims sąveikauti su failais, kuriuos bendrinate.