Kaip rašyti naudingas makrokomandas Outlook 2016 ir 2019 pranešimuose?

„Microsoft Office“ naudojame „Visual Basic for Applications“ (VBA), kad sukurtume pasirinktines programas, kurios pagerina pagrindines „Office“ funkcijas ir padeda sutaupyti laiko automatizuodami pasikartojančias užduotis. Šias mažas VBA programas vadiname makrokomandomis .

Šioje mokymo programoje norėjome pateikti išsamiausią žiniatinklio makrokomandų kūrimo šaltinį, skirtą „Outlook“. Mes sutelksime dėmesį į „Outlook VBA“ pagrindus pradedantiesiems, išmoksime rašyti makrokomandas ir tada pažvelgsime į keletą pažangesnių naudingų makrokomandų idėjų. Remdamiesi gautais atsiliepimais, perėję šią mokymo programą, turėtumėte sugebėti kurti ir paleisti paprastas VBA makrokomandas, skirtas Outlook.

• Pirmiausia pagrindai: išmoksime įterpti ir išsaugoti paprastą tinkintą VBA makrokomandą į aktyvią „Outlook“ sesiją.
• Tada savo kompiuteryje nustatysime makrokomandų kūrimo aplinką.
• Peržiūrėsime pagrindinius „Outlook VBA“ pavyzdžius. Tai padės suprasti makrokomandų kūrimo pagrindus ir sudaryti paprastas makrokomandas.
• Tada mes eisime į priekį ir nustatysime savo makrokomandos nuorodos piktogramą greitosios prieigos įrankių juostoje. Tai leis mums lengvai paleisti makrokomandą.
• Baigsime įgalindami „Outlook“ makrokomandas ir tvarkydami jų saugos nustatymus, kad užtikrintume, jog kodas iš tikrųjų bus paleistas, kai bus paraginti mūsų kompiuteriuose.

Ar galiu įrašyti „Outlook“ makrokomandą?

Skirtingai nuo kitų „Office“ programų, „Outlook “ nesiūlo paprasto makrokomandų įrašymo įrenginio, kuris fiksuotų vartotojo veiksmus ir automatiškai generuotų mums reikiamą VBA kodą fone. Todėl, jei norime prie „Outlook“ pridėti savo pasirinktinių funkcijų, turėsime išmokti rašyti paprastas VBA programas ir įtraukti jas į „Outlook“ seansą.

Pastaba: jei norite sužinoti, kaip iš tikrųjų veikia „Office“ makrokomandų įrašymo priemonė, rekomenduočiau pažvelgti į „ MS Word makrokomandų “ ir „ Excel VBA Macro“ vadovėlius .

VBA makrokomandų rašymas programoje „Outlook“.

1. Pirmiausia atidarykite „Microsoft Outlook“.
2. Dabar eikite į priekį ir paspauskite Alt mygtuką + F11 .
3. Bus atidaryta VBA kūrėjų integruota kūrimo aplinka (IDE).
4. Išplėskite projekto medį iki mazgo ThisOutlookSession .
5. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ThisOutlookSession ir paspauskite Įterpti .
6. Dabar įterpsite „Visual Basic“ modulį. Norėdami tai padaryti, eikite į priekį ir pasirinkite Modulis .
7. Įklijuokite savo VBA kodą į modulio langą.
8. Spustelėkite Failas , tada pasirinkite Išsaugoti .
9. Eikite į priekį ir uždarykite kūrėjo aplinką. Taip grįšite į „Outlook“ vartotojo sąsają.

Pastaba: perskaitykite keletą paprastų kodų pavyzdžių, kad galėtumėte pradėti naudotis VBA. Niekada nekopijuokite VBA kodo iš nežinomų išteklių.

Kaip nustatyti kūrėjo skirtuką programoje „Outlook“?

Jei dažnai kuriate „Outlook“ makrokomandas, galbūt norėsite nustatyti „Office“ kūrimo aplinką. Skamba puošniai, ar ne? Tiesą sakant, tai gana paprasta procedūra. Skaitykite toliau, jei norite sužinoti daugiau:

1. Atidarykite Outlook , dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite viršutinę juostelės sritį ir pasirinkite Tinkinti juostelę .

1. Patikrinkite kūrėjo įrašą ir paspauskite Gerai .

1. Dabar juostelėje rasite kūrėjo meniu.

Naudingi Outlook VBA pavyzdžiai

Sukurkite el. laišką

Šis paprastas fragmentas programiškai sukuria naują el. laiško elementą.

Scenarijus pradedamas sukuriant „Outlook“ pašto elementą, tada nustatomi į, temos, pagrindinio teksto ir CC laukai. Galiausiai jis rodo pranešimą „Outlook“, kad galėtumėte jį peržiūrėti ir išsiųsti rankiniu būdu.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Išplėstinė pastaba: Apibrėždami naujus el. laiškus naudodami VBA, galite naudoti iš anksto nustatytus „Outlook“ šablonus. Norėdami tai padaryti, turėsite panaudoti metodą CreateItemFromTemplate ir nurodyti savo Outlook šablono failo vietą (*. dažnai ).

Siųsti el. laišką programiškai

Jei norite, kad „Outlook“ automatiškai išsiųstų ką tik sukurtą el. laišką, prie anksčiau paskelbto kodo galite pridėti šią eilutę. Įklijuokite šią eilutę prieš ankstesnio fragmento teiginį End Sub .

MyEmail.Send

Pridėkite failą prie el

Daugeliu atvejų norėtumėte automatizuoti el. laiško siuntimą su prie jo pridėtu failu. Tai gali būti „Word“ dokumentas, „Excel“ skaičiuoklė, „Powerpoint“ pristatymas, PDF dokumentai ir kt. Jei norite siųsti el. laišką su priedais programiškai, naudokite šį kodą:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Pastabos:

• Įsitikinkite, kad fragmente nustatėte teisingą kelią ir priedo failo pavadinimą.
• Šiame pavyzdyje aš nustačiau kelis el. laiško gavėjus, jei reikia, pakoreguokite.

Sukurkite užduotį naudodami VBA

Šis fragmentas sukuria „Outlook“ užduotį, priskiria ją kitam asmeniui ir nustato užduoties temą bei pagrindinį tekstą.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Išsaugoti kaip HTML

Nedaug skaitytojų paklausė, kaip automatizuoti el. laiškų įrašymą į HTML. Žemiau pateiktas kodas tiksliai tai atlieka.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Pastaba: Įsitikinkite, kad paleidžiate šį kodą tik el. laiškuose, kurie yra atidaryti programoje „Outlook“ (ne Gautųjų / Naršyklės rodinyje).

„Outlook“ makrokomandų klausimai

Kur „Outlook“ saugomos makrokomandos?

Galbūt klajojate, kur tiksliai yra saugoma jūsų naudota makrokomanda. Na, kitaip nei, pavyzdžiui, Excel, kuri leidžia saugoti makrokomandas personal.xlb faile arba konkrečiose skaičiuoklėse; visos Microsoft Outlook makrokomandos yra saugomos viename visuotiniame failų sistemos faile. Tiksliau, failas, kuriame saugomos visos jūsų makrokomandos, pavadintas VBAProject.otm. Failą galite rasti adresu: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

„Outlook“ makrokomandų spartusis mygtukas

Kitas mūsų žingsnis yra įterpti nedidelį spartųjį mygtuką, kuris leis mums lengvai paleisti makrokomandą. Kad būtų paprasčiau, šį mygtuką įterpsime į greitosios prieigos įrankių juostą.

1. Atidarykite „Microsoft Outlook“, jei ji dar nebuvo atidaryta.
2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite viršutinę Outlook juostelę ir pasirinkite Tinkinti greitosios prieigos įrankių juostą .

       Pastaba: galite naudoti panašią procedūrą, norėdami įdėti piktogramą į pačią juostelę, o ne į greitosios prieigos įrankių juostą.

1. Paspauskite " Pasirinkti komandas iš " ir pasirinkite " Makrokomandos " .

1. Pasirinkite ką tik sukurtą makrokomandą ir paspauskite Pridėti .

1. Paspauskite Modifikuoti , kad nustatytumėte tinkintą piktogramos paveikslėlį greitosios prieigos įrankių juostos mygtukui.

1. Baigę paspauskite Gerai.

Kaip „Outlook“ įjungti makrokomandą?

Šis veiksmas yra neprivalomas ir jį reikia atlikti tik tuo atveju, jei paleidžiant naujai sukurtą makrokomandą gaunate klaidos pranešimą.

1. Kitas yra leisti Outlook paleisti mūsų VBA makrokomandą. Pagal numatytuosius nustatymus Microsoft Office išjungia makrokomandas ir jų neleidžia; todėl turėsime apibrėžti tinkamą makrokomandos saugą, kad galėtumėte paleisti tinkintą „Outlook“ makrokomandą.
2. „Outlook 2016“ juostelėje spustelėkite Kūrėjas ir pasirinkite Makrokomandos sauga .

1. Pasirinkite makrokomandos saugos nustatymus.
   1. „Outlook 2016“: pasirinkite Pranešimai tik skaitmeniniu būdu pasirašytoms makrokomandoms, visos kitos išjungtos arba Pranešimai visoms makrokomandoms .
   2. „Outlook 2019“: pasirinkite Išjungti visas makrokomandas su pranešimu . Bus paskelbtas įspėjimo pranešimas, reikalaujantis vartotojo patvirtinimo prieš paleidžiant makrokomandą.
2. Nustatę makrokomandos saugos nustatymus, paspauskite Gerai .

Pastaba: Dabartiniai saugos nustatymai gali neleisti makrokomandoms paleisti „Outlook“. Štai pamoka, kaip elgtis, jei makrokomandos išjungtos jūsų Outlook makrokomandos projekte .

Kaip naudoti „Outlook“ makrokomandą?

Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas – dabar laikas paleisti naujai sukurtą makrokomandą.

1. Eikite į greitosios prieigos įrankių juostą (viršutinėje kairėje ekrano pusėje – šiek tiek virš meniu HOME).
2. Spustelėkite piktogramą, kurią priskyrėte savo makrokomandai.
3. Voi'la, ką tik baigėte ir paleidote (pirmąją) Outlook VBA makrokomandą!

Papildomos Outlook makrokomandų idėjos

Keletas mūsų skaitytojų paklausė, ar galėtume nurodyti daugiau „Outlook Automation“ idėjų. Štai keletas, kad galėtumėte pradėti.

1. Automatiškai išsaugokite gaunamų pranešimų priedus į tam tikrą aplanką.
2. Skaitykite susitikimų įrašų sąrašą iš CSV failo ir automatiškai kurkite susitikimus viename ar keliuose kalendoriuose.
3. Automatinis užduočių / susitikimų / kontaktų kūrimas iš gaunamų el. laiškų.
4. Vizualizuokite dalyvių atsakymų būseną į pasikartojančių susitikimų rinkinį.
5. Siųskite Outlook el. laiškus iš Excel, Word arba Access.
6. Atsisiųskite visus priedus iš konkretaus „Outlook“ aplanko į savo kompiuterį. Jei jūsų „Outlook“ paskyros vieta yra ribota, galite naudoti šią makrokomandą, kad į diską atsisiųstumėte tik didelius priedus (pavyzdžiui, daugiau nei 5 MB), o ne tvarkytumėte juos „Outlook“.
7. Eksportuokite Outlook kontaktus tiesiai į Access duomenų bazę. Atminkite, kad produkte galima eksportuoti kontaktus į CSV.
8. Automatiškai atnaujinkite individualių ar pasikartojančių susitikimų informaciją.

Tolesni žingsniai

• Reikia konkrečios VBA pagalbos? Nedvejodami susisiekite su mumis dėl individualaus pasiūlymo .