Stöðvaðu og fjarlægðu tvítekin tölvupóstskeyti í Outlook 2016 og 2019

Gildir fyrir: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 og macOS (með litlum lagfæringum).

Hefur þú einhvern tíma fengið fullt af óþarfa tvíteknum tölvupóstsatriðum, tengiliðum og dagatalsfærslum í Outlook og vildir fljótt hreinsa upp þessar pirrandi afrit svo þú getir einbeitt þér að alvöru hlutunum?

Ef svo er, haltu áfram að lesa, því í dag munum við sýna þér hvernig þú getur hætt að fá þessi skilaboð og fjarlægt tvítekinn tölvupóst úr pósthólfinu þínu án þess að kaupa dýrt tól til að fjarlægja.

Við munum fyrst útskýra algengustu ástæðurnar fyrir algengustu fjölföldunartilvikum tölvupósts. Við munum síðan bjóða upp á einfaldar lausnir sem þú getur auðveldlega útfært til að hreinsa óþarfa samtöl, tengiliði og fundi úr tölvupósthólfinu þínu á auðveldan hátt.

Ástæður fyrir tvíteknum tölvupósti í pósthólfinu þínu

Frá því sem ég hef séð í fortíðinni, eru afrit af Outlook venjulega upprunnin af sex meginástæðum :

1. Reglur ekki rétt stilltar : Það gæti verið tilvik þar sem tvær eða fleiri reglur eru notaðar við móttöku tölvupósts, sem leiðir til margra tilvika af sömu skilaboðunum.
2. Röng reikningsuppsetning : Í nokkrum tilfellum hef ég séð að notendur skilgreindu fyrir mistök mörg tilvik af sama tölvupóstreikningi og þetta leiðir til margra tilvika af hverjum tölvupósti, tengiliðum og dagatalsfærslum.
3. Senda/móttökubil er of stutt . Ef tíðni pósthólfsins þíns er of stutt; Outlook gæti hlaðið skilaboðunum inn í pósthólfið þitt, EN gæti ekki merkt skeytitilvik sem samstillt/hlaðinn. Þetta hefur í för með sér margfalda tilvik af sömu skilaboðunum.
4. Samstillingarvandamál : Við höfum líka séð afrita tengiliði og skilaboð sem stafa af samstillingarvandamálum við þriðju aðila.
5. Notendavillur við að afrita og líma handvirkt fundi og stefnumót í Outlook dagatalinu.
6. Röng sameining nokkurra Outlook persónulegra möppna (einnig kallaðar PST skrár) í eina möppu.

Áhrif af tvíteknum Outlook hlutum

1. Þeir skaða framleiðni þína.
2. Þeir rugla og valda villum. Ímyndaðu þér bara að svara oftar en einu sinni við sömu athugasemd :-(...
3. Þeir gætu haft áhrif á hleðsluframmistöðu Outlook viðskiptavinarins. Því fleiri skilaboð sem geymd eru á tölvunni þinni eða miðlara Outlook þurfa að hlaðast við ræsingu, því hægari verður árangur þeirra.
4. Dups fylla upp pósthólfið þitt. Viðskiptanotendur þurfa að eyða tölvupósti til til að uppfylla úthlutað geymslurými fyrir tölvupóst sem upplýsingatæknideild þeirra veitir.

Nú þegar við skiljum rót orsakir og áhrif, skulum við einbeita okkur að nokkrum mögulegum lausnum.

Fjarlægðu afrit af tölvupósti í Outlook

Það eru nokkur fjölföldun á tölvupósti til að fjarlægja tól og viðbætur á markaðnum, en við trúum því og mælum með því að þú notir Outlook virkni sem er beint úr kassanum. Lestu áfram til að fá heildarferlið.

• Opnaðu Microsoft Outlook (þetta ferli mun virka í útgáfum 2013 og 2016).
• Það er alltaf ráðlegt að taka öryggisafrit af tölvupóstinum þínum áður en þú framkvæmir hreinsunarferli. Hér er skref fyrir skref aðferð til að flytja út og taka öryggisafrit af Outlook tölvupóstinum þínum, dagatali og tengiliðum .
• Eftir að þú ert búinn skaltu velja möppuna sem afrit tölvupóstsins er í.
• Undir Heim , farðu á undan og veldu Hreinsa upp fellilistann í borði.

• Veldu Hreinsaðu samtal til að eyða og færa tvítekinn tölvupóst í samtalinu í möppuna Eyddir hlutir.
• Hreinsunarmöppu mun eyða og færa tvítekna tölvupósta í tilteknu möppu yfir í Eytt atriði.
• Hreinsaðu upp eldri og undirmöppur gera þér kleift að þrífa líka undirmöppur.
• Þegar því er lokið gætirðu hægrismellt á möppuna Eyddir hlutir og ýtt á Tóma möppu til að eyða tvíteknum tölvupóststilvikum þínum fyrir fullt og allt.

Athugið: Ef þú ert Microsoft Office fyrir MAC notandi finnurðu Hreinsa valkostinn á heimaborðinu þínu.

Koma í veg fyrir tvíverknað tölvupósta

1. Ef við á, athugaðu Outlook reglurnar þínar til að tryggja að margar reglur séu ekki í gangi samhliða fyrir hvert móttekið skilaboð.
2. Ef þú notar þriðju aðila vefpóstveitur skaltu athuga hvort  Gmail, Yahoo og Outlook.com reikningarnir þínir séu rétt skilgreindir í Outlook.
3. Nú skaltu auka tíðni uppfærslu á pósthólfinu þínu. Hér er skref fyrir skref ferlið:
   • Í Outlook, ýttu á Senda / Móttaka
   • Smelltu á Senda / taka á móti hópum
   • Farðu nú á undan og veldu Define Send / Receive Groups
   • Stilltu nú tímabilið á gildi á milli 15 og 30 mínútur (Sjá skjámynd hér að neðan)
   • Smelltu á OK.

Hreinsar upp tvítekna tengiliði

Ef þú hefur fundið afritað tengiliðafólk á Fólk flipanum þínum, mun þér finnast þessi kennsla mjög gagnleg til að fjarlægja óþarfa tengiliði. Fylgdu útlistuðum skrefum til að sameina tvíteknar færslur í Outlook tengiliðalistanum þínum.

Vona að það hjálpi!