Hvernig á að skrifa gagnleg fjölvi í Outlook 2016 og 2019 skilaboð?

Í Microsoft Office notum við Visual Basic for Applications (VBA) til að búa til sérsniðin forrit sem auka grunnvirkni Office og hjálpa til við að spara tíma með því að gera endurtekin verkefni sjálfvirk. Við vísum til þessara litlu VBA forrita sem fjölvi .

Í þessari kennslu vildum við útvega fullkomnasta Macro þróunarforrit vefsins fyrir Outlook. Við munum einbeita okkur að því að kanna grunnatriði Outlook VBA fyrir byrjendur, læra að skrifa fjölvi og skoða síðan fleiri háþróaðar gagnlegar stórhugmyndir. Byggt á endurgjöf sem við fengum, eftir að hafa farið í gegnum þessa kennslu, ættir þú að geta þróað og keyrt einföld VBA fjölvi fyrir Outlook.

• Grunnatriði fyrst: Við munum læra hvernig á að setja inn og vista einfalt sérsniðið VBA fjölvi í virka Outlook lotu.
• Við setjum síðan upp makróþróunarumhverfið í tölvunni okkar.
• Við munum fara í gegnum helstu dæmi um Outlook VBA. Þetta mun hjálpa þér að skilja grunnatriði Macro þróunar og leyfa þér að skrifa einföld fjölvi.
• Næst munum við halda áfram og skilgreina flýtivísatákn fyrir fjölvi okkar á Quick Access Toolbar. Þetta gerir okkur kleift að keyra makróið á auðveldan hátt.
• Og við munum ljúka með því að virkja Outlook fjölvi og meðhöndla öryggisstillingar þeirra til að tryggja að kóðinn gangi í raun þegar beðið er um það í tölvum okkar.

Get ég tekið upp Outlook Macro?

Ólíkt öðrum Office forritum býður Outlook ekki upp á einfaldan Macro upptökutæki til að fanga aðgerðir notenda og búa til sjálfkrafa nauðsynlegan VBA kóða fyrir okkur í bakgrunni. Þess vegna, ef við viljum bæta við okkar eigin sérsniðnu virkni við Outlook, þurfum við að læra að skrifa einföld VBA forrit og fella þau inn í Outlook lotuna okkar.

Athugið: Ef þú hefur áhuga á að vita hvernig Office macro upptökutækið virkar í raun og veru, þá myndi ég mæla með að skoða MS Word fjölvi og Excel VBA fjölvi kennsluefni .

Að skrifa VBA fjölva í Outlook

1. Fyrst skaltu opna Microsoft Outlook.
2. Nú skaltu halda áfram og ýta á Alt hnappinn + F11 .
3. VBA Developer Integrated Development Environment (IDE) verður opnað.
4. Stækkaðu verkefnatréð þar til ThisOutlookSession hnútinn.
5. Hægri smelltu ThisOutlookSession og ýttu síðan á Insert .
6. Þú munt nú setja inn Visual Basic einingu. Til að ná því skaltu fara á undan og velja Module .
7. Límdu VBA kóðann þinn inn í Module gluggann.
8. Smelltu á File og veldu síðan Vista .
9. Farðu á undan og lokaðu þróunarumhverfinu . Þetta mun koma þér aftur í Outlook notendaviðmótið þitt.

Athugið: Lestu áfram fyrir nokkur einföld kóðadæmi til að koma þér af stað með VBA. Afritaðu aldrei VBA kóða frá óþekktum auðlindum.

Hvernig á að setja upp forritaraflipann í Outlook?

Ef þú ert oft að þróa Outlook fjölvi gætirðu viljað setja upp Office þróunarumhverfið þitt. Hljómar fínt er það ekki? Í raun er þetta frekar einföld aðferð. Lestu áfram til að fá upplýsingar:

1. Opnaðu Outlook , hægrismelltu á efra borði svæðið og veldu Customize the Ribbon .

1. Athugaðu þróunarfærsluna og ýttu á OK .

1. Nú munt þú finna forritaravalmyndina í borði.

Gagnleg Outlook VBA dæmi

Búðu til tölvupóstskeyti

Þessi einfaldi bútur býr til nýtt tölvupóstskeyti á forritunarlegan hátt.

Handritið byrjar á því að búa til Outlook póstsendingu, síðan stillir það til, efni, meginmál og CC reitina. Að lokum birtir það skilaboðin í Outlook svo þú getir skoðað og sent þau handvirkt.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Ítarleg athugasemd: Þú getur notað fyrirfram skilgreind Outlook sniðmát þegar þú skilgreinir nýjan tölvupóst með VBA. Til þess að gera það þarftu að nýta aðferðina CreateItemFromTemplate og tilgreina staðsetningu Outlook sniðmátsskrárinnar (*. oft ).

Sendu tölvupóst á dagskrá

Ef þú vilt að Outlook sendi út tölvupóstinn sem þú varst að búa til sjálfkrafa geturðu bætt eftirfarandi línu við kóðann sem birtur er hér að ofan. Límdu eftirfarandi línu á undan End Sub setningunni í fyrra brotinu.

MyEmail.Send

Hengdu skrá við tölvupóst

Í mörgum tilfellum viltu gera sjálfvirkan sendingu tölvupósts með skrá sem fylgir henni. Þetta gæti verið Word skjal, Excel töflureikni, Powerpoint kynning, PDF skjöl o.s.frv. Ef þú vilt senda tölvupóst með viðhengjum forritunarlega skaltu nota þennan kóða:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Athugasemdir:

• Gakktu úr skugga um að þú stillir rétta slóð og viðhengisskráarheiti í bútinum.
• Í þessu dæmi hef ég stillt marga viðtakendur á tölvupóstinn , vinsamlega stilltu eftir þörfum.

Búðu til verkefni með VBA

Eftirfarandi bútur býr til Outlook verkefni, úthlutar því öðrum einstaklingi og stillir efni verkefnisins og megintexta.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Vista sem HTML

Fáir lesendur spurðu hvernig eigi að gera sjálfvirkan vistun tölvupósts í HTML. Kóðinn hér að neðan gerir nákvæmlega það.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Athugið: Gakktu úr skugga um að þú ræsir þennan kóða aðeins í tölvupósti sem er opinn í Outlook (ekki í Inbox/Explorer skjánum).

Spurningar tengdar Outlook fjölvi

Hvar eru fjölvi geymd í Outlook?

Þú gætir verið að ráfa um hvar nákvæmlega notaða fjölvaið þitt er geymt. Jæja, ólíkt Excel til dæmis, sem gerir þér kleift að geyma fjölvi í personal.xlb skránni eða í sérstökum töflureiknum; öll Microsoft Outlook fjölvi eru geymd í einni alþjóðlegri skrá í skráarkerfinu þínu. Nánar tiltekið, skráin sem geymir öll þín fjölva heitir VBAProject.otm. Skrána er að finna á: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Flýtileiðarhnappur fyrir Outlook fjölvi

Næsta skref okkar er að setja inn lítinn flýtivísunarhnapp sem gerir okkur kleift að keyra fjölvi auðveldlega. Til einföldunar setjum við þennan hnapp inn á Quick Access tækjastikuna.

1. Opnaðu Microsoft Outlook, ef það hefur ekki verið opnað ennþá.
2. Hægri smelltu á efri Outlook borðann og veldu Customize the Quick Access Toolbar .

       Athugið: Þú getur notað svipaða aðferð til að setja táknið þitt á borðið sjálft í stað þess að vera á Quick Access Toolbar.

1. Smelltu á „ Veldu skipanir úr “ combo kassi og veldu Fjölvi .

1. Veldu fjölva sem þú bjóst til og ýttu á Bæta við .

1. Smelltu á Breyta til að skilgreina sérsniðna táknmynd fyrir hnappinn þinn á tækjastikunni fyrir skjótan aðgang.

1. Þegar því er lokið, ýttu á OK.

Hvernig á að virkja fjölvi í Outlook?

Þetta skref er valfrjálst og ætti að fylgja því aðeins ef þú færð villuboð þegar þú keyrir nýstofnaða fjölva.

1. Næst er að leyfa Outlook að keyra VBA fjölvi okkar. Sjálfgefið er að Microsoft Office slekkur á fjölvi og leyfir þær ekki; þannig að við verðum að skilgreina rétta þjóðhagsöryggi til að leyfa sérsniðnu Outlook fjölvi þínu að keyra.
2. Í Outlook 2016, smelltu á Developer á borði og veldu Macro security .

1. Veldu Macro öryggisstillingar þínar.
   1. Í Outlook 2016: Veldu Tilkynningar fyrir aðeins stafrænt undirritað fjölva, öll önnur óvirk eða Tilkynningar fyrir öll fjölva .
   2. Í Outlook 2019: Veldu Slökkva á öllum fjölvi með tilkynningu . Þetta mun birta viðvörunarskilaboð sem krefjast samþykkis notanda áður en fjölvi keyrir.
2. Eftir að hafa stillt Macro öryggisstillingar þínar skaltu ýta á OK .

Athugið: Núverandi öryggisstillingar þínar gætu komið í veg fyrir að fjölvi virki í Outlook. Hér er einkatími um hvernig á að halda áfram ef fjölvi eru óvirk í Outlook fjölvi verkefninu þínu .

Hvernig á að nota Outlook fjölvi?

Síðast en örugglega ekki síst, nú er kominn tími til að keyra nýstofnaða makróið þitt.

1. Farðu á Quick Access tækjastikuna (efri vinstra megin á skjánum - aðeins fyrir ofan HOME valmyndina).
2. Smelltu á táknið sem þú hefur úthlutað á fjölvi þinn.
3. Voi'la, þú hefur nýlokið og keyrt (fyrsta) Outlook VBA makróið þitt!

Viðbótarhugmyndir um Outlook fjölvi

Nokkrir lesenda okkar spurðu hvort við gætum tilgreint frekari hugmyndir fyrir sjálfvirkni Outlook. Hér eru nokkrar til að byrja.

1. Vistaðu viðhengi sjálfkrafa í mótteknum skilaboðum í tiltekna möppu.
2. Lestu lista yfir stefnumótafærslur úr CSV skrá og búðu til stefnumót sjálfkrafa í einu eða fleiri dagatölum.
3. Sjálfvirk verkefni/fundur/tengiliðasköpun úr tölvupósti sem berast.
4. Sjáðu stöðu viðbragðsstöðu fundarmanna við mengi endurtekinna funda.
5. Sendu Outlook tölvupóst úr Excel, Word eða Access.
6. Sæktu öll viðhengi úr tiltekinni Outlook möppu í tölvuna þína. Ef plássið þitt á Outlook reikningnum þínum er takmarkað gætirðu notað þennan fjölvi til að hlaða niður aðeins stórum viðhengjum (til dæmis yfir 5Mb) á diskinn þinn, í stað þess að stjórna þeim í Outlook.
7. Flyttu út Outlook tengiliði beint inn í Access gagnagrunn. Athugaðu að Flytja út tengiliði í CSV er í boði í vörunni.
8. Uppfærðu sjálfkrafa fundarupplýsingar fyrir einstaka eða endurtekna stefnumót.

Næstu skref

• Þarftu sérstaka VBA hjálp? Ekki hika við að hafa samband við okkur til að fá sérsniðna tillögu .