Outlook eyðublöð: Hvernig á að búa til útfyllanleg eyðublöð í Microsoft Office 2016 / 2019?

Athugið: Innihald þessa færslu á við um Office 2019,2016, 2013, 2010; skrifborð og Office 365 útgáfur; Windows 10, 8 og 7;

Færsla uppfærð þann: maí 2020

Hér er spurning frá Deanne:

Ég vinn í smásölubransanum. Ég nota Outlook til að hafa umsjón með tengiliðaupplýsingum mínum. Ég er frekar hrifinn af Outlook sem tengiliðastjórann minn, en ég þarf greinilega að geta bætt grunngetu tengiliðaformsins. Krafan mín er að geta bætt við nokkrum sviðum sem gera mér kleift að geyma tengla á samfélagsmiðlasnið hvers tengiliðar minnar. Löng saga stutt, ég býst við að ég hafi nokkrar spurningar hér: Í fyrsta lagi hvernig á að búa til valmyndarhnappana sem gera mér kleift að hafa samskipti við Outlook eyðublöð og í öðru lagi: hvernig á að halda áfram og búa til eða breyta tengiliðaeyðublaðinu mínu. Allar ábendingar eru mjög vel þegnar. Takk!

Í þessari færslu munum við kenna þér hvernig þú getur auðveldlega búið til sérsniðin útfyllanleg notendaeyðublöð í Microsoft Outlook. Við munum sérsníða tengiliðaeyðublaðið sem dæmi, en ferlið á að fullu við fyrir tölvupósta, verkefni, verkbeiðnir, boð um stefnumót, dagbókarfærslur og svo framvegis.

OK.. byrjum.

Vinna með eyðublöð í Outlook er ekki sérstaklega erfitt. Outlook sendir nokkur fyrirframskilgreind sniðmát og grunnhugmyndin er að sérsníða þessi sniðmát eftir þínum þörfum.

Búðu til sérsniðin Outlook eyðublöð

Hér er ferlið við að setja inn og breyta Outlook notendaeyðublöðum:

1. Settu upp Outlook Developer flipann þinn.
2. Opnaðu núverandi Outlook eyðublað .
3. Breyttu eyðublaðinu til að innihalda sérsniðna reiti eftir þörfum.
4. Vistaðu sérsniðna notendaeyðublaðið þitt .
5. Prófaðu vinnu þína vandlega.
6. Deildu með öðrum Outlook notendum á vinnustaðnum þínum eða hópnum svo þeir geti notað gagnlega eyðublaðið sem þú bjóst til :-).

Outlook eyðublöð: Ítarlegt dæmi

Microsoft Outlook sendir gott safn af eyðublöðum sem tengjast helstu Outlook hlutum sem þú getur valið og hrundið af stað formþróunarferlinu þínu. Það er mjög gagnlegt vegna þess að við viljum ekki finna upp hjólið aftur. Í þessari kennslu munum við bara halda áfram og framlengja núverandi tengiliðaeyðublað sem er geymt í venjulegu eyðublaðasafninu þínu.

Nánar tiltekið munum við einblína sérstaklega á þig hvernig á að sérsníða tengiliðaeyðublaðið. Til hægðarauka gerum við ráð fyrir að þú viljir hafa umsjón með eftirfarandi upplýsingum á samfélagsmiðlum fyrir tengiliðina þína:

• LinkedIn prófíl
• Twitter prófíl
• Facebook prófíl
• Facebook hópur

Svona mun sérsniðna Outlook notendaformið okkar líta út:

Skref 0: Setja upp Developer flipann

Eins og lesandinn sagði hér að ofan, áður en við byrjum á sérsniðnu Outlook eyðublöðunum okkar , þurfum við að virkja svokallaðan Developer flipann. Þetta mun gera okkur kleift að fá aðgang að Outlook getu sem við þurfum til að þróa okkar eigin eyðublöð.

Svona á að gera það:

1. Fyrst skaltu halda áfram og opna Microsoft Outlook .
2. Hægrismelltu núna á borðið og veldu Customize Ribbon .

1. Smelltu á gátreitinn þróunaraðila og veldu Í lagi .

1. Þú munt nú taka eftir hönnuðaflipanum sem var nýlega bætt við á borði þínu.

Skref 1: Opnaðu núverandi eyðublað þitt

1. Á Outlook borði þínu, farðu á undan og smelltu á forritaravalmyndina .
2. Farðu nú á undan og ýttu á Hanna eyðublað .
3. Gakktu úr skugga um að staðlað formsafn sé valið í reitnum Leita inn .
4. Veldu tengiliðaformið .
5. Smelltu á Opna.
6. Nú munum við halda áfram og breyta núverandi tengiliðaeyðublaði.
7. Þú munt taka eftir því að eyðublaðið okkar var opnað í hönnunarsýn.
8. Í næsta skrefi ætlum við að bæta við nokkrum nýjum sérsniðnum reitum til að geyma upplýsingar um tengiliðasamfélagsmiðla okkar.

Skref 2: Bættu við sérsniðnum eyðublaðsreitum

Í þessu skrefi munum við halda áfram og búa til sérsniðna eyðublöð (dálka0 fyrir upplýsingar um samfélagsmiðla.

• Í borðiverkfærahópnum þínum, ýttu á Field Chooser hnappinn.
• Þessi gluggi opnast. Neðst í reitvalsglugganum skaltu ýta á Nýtt.

• Búðu til fyrsta nýja dálkinn þinn, kallaðu það LinkedIn, veldu Type = Text og Format = Text, eins og sýnt er hér að neðan.

• Endurtaktu nú ferlið hér að ofan fyrir næstu 3 reiti: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Þú munt taka eftir nýju reitunum þínum í Notendaskilgreindum reitum í möppuhlutanum eins og sýnt er hér að neðan:

Skref 3: Bættu við sérsniðinni eyðublaðsíðu

Í þessu skrefi munum við bæta sérsniðinni síðu við snertingareyðublaðið. Á þeirri síðu munum við geyma samfélagsmiðlaprófílareitina.

1. Farðu nú á undan og ýttu á (P.2) flipann við hliðina á General eins og sýnt er hér að neðan.

1. Nú á borði, ýttu á Page hnappinn og veldu Endurnefna síðu.

1. Sláðu inn samfélagsmiðla í reitinn síðuheiti og smelltu á OK.
2. Dragðu nú reitina fjóra úr reitnum Velja yfir á samfélagsmiðlasíðuna þína og staðsetja þá eins og sýnt er hér að neðan:

1. Athugið: Til þess að samræma sérsniðna reiti, veldu þá bara (vertu viss um að þú ýtir á CTRL hnappinn þegar þú velur þá alla), hægrismelltu síðan og ýttu á Align, veldu síðan jöfnunarstefnu.
2. Sem hluti af formþróun þinni ættir þú að athuga vinnu þína reglulega. Besta leiðin til að gera það er með því að ýta á Run this Form hnappinn. Þetta mun sýna þér hvernig verk þitt mun líta út fyrir notandann.

Skref 4: Vistaðu Outlook eyðublaðið þitt

Eins og þú hefur séð áður er breytta tengiliðaeyðublaðið þitt enn í hönnunarham. Ef þú vilt byrja að nota það ættirðu að birta það á eyðublaðasafninu þínu. Samkvæmt heimildum þínum gætirðu gert það aðgengilegt fyrir þína eigin notkun eða leyft öðrum samstarfsmönnum í fyrirtækinu þínu að nota það líka.

1. Frá borði þínu, ýttu á Birta hnappinn.
2. Veldu Birta eyðublað sem..
3. Undir skjánafn sláðu inn ContactFormSocial
4. Smelltu á Birta.

Ítarleg notandaathugasemd: Eyðublaðið þitt verður vistað sem .oft skrá í AppData skránni í heimaskránni þinni: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Skref 5: Prófaðu nýja eyðublaðið þitt

Við erum næstum komin. Nú er kominn tími til að halda áfram og prófa verk okkar.

1. Opnaðu Tengiliðir flipann í Outlook.
2. Smelltu á New Items.
3. Smelltu á Sérsniðin eyðublöð.
4. Veldu ContactFormSocial færsluna þína.
5. Smelltu á samfélagsmiðlahnappinn í borði (þú bættir því bara við í fyrra skrefi ;-))
6. Voila' - búið!

Skref 6: Notaðu nýja tengiliðaeyðublaðið þitt sjálfgefið

Ef þú ert ánægður með árangur vinnu þinnar geturðu stillt nýja eyðublaðið þitt sem sjálfgefið tengiliðaeyðublað í Microsoft Outlook. Gerðu þetta aðeins eftir að þú hefur fylgst með öllu kennsluefninu, þar sem þetta skref skiptir ekki máli að öðru leyti.

Haltu áfram sem hér segir:

1. Farðu í tengiliðaflipann.
2. Auðkenndu Tengiliðir bókasafnsmöppuna þína (sjálfgefið er hún nefnd Tengiliðir).
3. Hægri smelltu og veldu Properties.
4. Í Almennt flipanum skaltu velja eyðublaðsnafnið þitt (í okkar tilviki ContactFormSocial) í reitnum Þegar þú sendir í möppuna.
5. Smelltu á OK.

Sniðmát fyrir Outlook fundareyðublað

Ef þú ert að leita að ítarlegri kennslu skaltu ganga úr skugga um að þú heimsækir þetta ítarlega dæmi um hönnun tölvupósts og stefnumótasniðmáts fyrir Outlook (á við bæði fyrir Windows og macOSX)

Hvar á að finna Outlook sniðmátið mitt?

Nokkrir lesendur áttu í vandræðum með að finna geymslustað sérsniðinna notendaeyðublaðanna fyrir Outlook.

Sjálfgefið er að staðsetningin sé undir notandareikningnum þínum. Í Windows 10 /8 eða 7 mun það því líklega vera: C\:notendur\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.