Hvernig á að skipuleggja og senda Outlook 2019 / 365 endurteknar fundar-, viðburða- og stefnumótsbeiðnir?

Hér er spurning sem við fengum frá Donnu:

Halló! var nýlega ráðinn verkefnastjóri hér í fyrirtækinu mínu, þannig að ég bý núna í Outlook :-)... Eitt af því fyrsta sem ég þarf að gera er að setja upp áframhaldandi fundarröð með mörgum hagsmunaaðilum verkefnisins. Þetta gætu verið annaðhvort einn á móti hópfundir. Væri fús til að fá smá flýtileiðir um hvernig eigi að fara af stað með tímasetningu þessara endurtekna. Hjálp er vel þegin fyrirfram. Takk!

Takk fyrir spurninguna þína og gangi þér vel í nýju starfi.

Að stjórna endurteknum stefnumótum í Outlook gæti verið ógnvekjandi verkefni, við skulum reyna að brjóta það niður með nokkrum bestu starfsvenjum til að koma hlutunum í gang.

Settu upp verkefnadagatalið þitt

Fyrstu ráðleggingar mínar væru að setja upp sérstakt dagatal fyrir verkefnið þitt, svo að þú getir skipulagt alla fundi sem tengjast verkefninu á einum stað. Hér er leiðbeining um að bæta nýjum dagatölum við Outlook fyrir bæði Windows og MAC.

Skipuleggðu endurteknar fundarraðir

Eftir að hafa sett upp dagatalið þitt geturðu byrjað að skipuleggja fundaröðina þína.

Windows notendur

• Skráðu þig inn í Outlook og opnaðu dagatalið þitt.
• Á heimaflipanum, ýttu á vinnuvikuskjáinn þinn, þetta mun veita nákvæmari og auðveldari yfirsýn yfir dagatalið þitt.
• Veldu nú dag og tíma fundarins.
• Hægri smelltu og ýttu á Nýr endurtekinn fundur (eða stefnumót).
• Ef þörf krefur, stilltu fundar-/fundardag og tíma.
• Skilgreindu endurtekningu fundarins (daglega/vikulega og svo framvegis).
• Skilgreindu endurtekningarsvið þitt.

• Þegar því er lokið smellirðu á OK .
• Næst skaltu ýta á Til hnappinn til að velja netföng viðtakenda af tengiliðalistanum þínum eða slá inn netföng þeirra handvirkt.
• Skilgreindu lýsandi efni fyrir fundinn þinn.
• Notaðu fundarmerkjahlutann hægra megin á borði til að skilgreina mikilvægi fundarins og næmni

• Næst skaltu tilgreina fundarstað og tengiliðaupplýsingar þínar. Þetta gæti verið fundarherbergi eða þú gætir verið að nota Skype, Zoom fyrir Outlook eða önnur samskiptaleiðir á netinu.
• Síðast, í fundarboðsmálinu þínu, skaltu útvíkka markmið fundarraða, KPI og svo framvegis. Mundu að skilgreina skýra stefnu fyrir fundinn þinn sem og skýr og mælanleg markmið.
• Þegar því er lokið skaltu ýta á Senda hnappinn.

Mac notendur

Ferlið fyrir MAC notendur er aðeins öðruvísi og líkist því sem notað er í eldri Office útgáfum:

• Opnaðu Outlook 365 / 2019 fyrir MAC.
• Í dagatalsskjánum skaltu sveima að nauðsynlegum fundi/fundardag og tíma.
• Skipuleggjandi fundarglugginn opnast.
• Smelltu á Til hnappinn til að skilgreina fundarþátttakendur þína.

• Skilgreindu síðan efni, staðsetningu og fundartíma.

• Í efri valmyndinni, ýttu á endurtekningarhnappinn .
• Eftirfarandi gluggi mun koma upp:

• Skilgreindu fundar- / stefnumótastillingarnar eftir þörfum.
• Þegar því er lokið smellirðu á OK.
• Gefðu frekari upplýsingar í fundarboðinu eftir þörfum.
• Þegar því er lokið ýttu á Senda hnappinn.

Uppsetningarbeiðnir fyrir fundi / stefnumót / viðburðaröð með því að afrita

Þú gætir hugsanlega búið til fundar- eða viðburðaröð með því að afrita fyrri röð og stilla fundarefni, þátttakendur og staðsetningu. Hér er kennsluefni sem mun hjálpa þér að ná því.

Spurningar? Ekki hika við að nota athugasemdirnar hér að neðan til að láta okkur vita.

Gangi þér vel!